クラウド型の受付システム比較
まずはITトレンド編集部が厳選したクラウド型の受付システムを紹介します。
《workhub Reception》のPOINT
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減!
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、来訪登録から案内までを担う無人受付システムです。最大の特徴は、連携できるサービスが多岐にわたることで、カレンダーアプリやスマートロックとの連携に対応しています。
《RECEPTIONIST》のPOINT
- 「受付業務」が無くなり、総務やアシスタントの負担が減少
- 「調整アポ」機能で、来客の日程調整にかかる時間を83%削減
- 「会議室予約・管理」を効率化して、ストレスのない働き方に貢献
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、日程調整から会議室の予約・受付までワンストップで効率化します。ビジネスチャットやSMSで直接担当者を呼び出せるほか、来訪履歴や健康状態を自動で保存できます。
《ChoiceRESERVE》のPOINT
- 導入前後も高品質で安心のダブルサポート体制
- ISMS認証・ISMSクラウドセキュリティ認証を取得
- 予約に関するお悩みを解決する機能を網羅
株式会社リザーブリンク提供の「ChoiceRESERVE」は、事前決済・予約変更・仮予約受付・団体予約など豊富な機能が魅力の一つです。感覚的なインターフェースで予約しやすい環境を構築でき、窓口の受付や電話予約もすべて一元管理します。
《ラクネコ》のPOINT
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減!
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決!
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付!
株式会社プロトソリューション提供の「ラクネコ」は、チャットツールや内線電話、SMSに加えて、専用のスマホアプリで来客通知が可能です。他の従業員の来客対応状況も確認でき、取り次ぎを効率化します。また複数の担当者への一斉通知にも対応しています。
《らいきゃくん》のPOINT
- 必要なのはiPad一台!簡単かつ低コストに非接触受付を実現!
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム!
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける!
「らいきゃくん」は株式会社オフィスゲートが提供する受付システムで、iPad1台で簡単に運用開始できるのが特徴です。ブラウザの拡張機能を用いて、ポップアップや音声通知で担当者を直接呼び出します。部署ごとなどのグループ分けにも対応しています。
《WowDesk》のPOINT
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
キングソフト株式会社が提供する「WowDesk」は、同社のビジネスチャット「WowTalk」とあわせて導入することで無人受付を可能にします。タブレットに受付番号を入力すると、担当者のPCやスマホに通知が届きます。Googleカレンダーへの反映も容易です。
《ReClip》のPOINT
- 誰でも操作できる簡単なインターフェースで来客者を困らせない!
- 来客者を保存・一覧表示できるので管理の手間が不要に!
- 基本機能は無料でも利用可能!完全版も低コスト!
「ReClip」は株式会社セナネットワークスが提供しており、タブレットを用いた受付・入退室管理が0円から利用できます。受付は画面に手書き入力のため、操作に悩みません。TeamsやChatworkなどのチャットツールと連携可能です。
《Smart at reception》のPOINT
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at reception」は、低コスト・短期間で導入できるiPadタイプの無人受付システムです。Webから組織変更や部署の異動情報を簡単に反映でき、遠隔の拠点の管理も可能です。来訪予約から通話、体温登録ツールなど、さまざまなツールとの連携に対応します。
《moreReception》のPOINT
- 企業受付の簡略化を図った、効率の良い入退館管理が可能!
- 受付情報や入退館履歴の一元管理が実現できる!
- コロナ渦でも安心!触れずに受付できるタッチレス受付!
「moreReception」は、富士ソフト株式会社が提供している無人受付システムです。内線通話による受付・QRコード発行による受付・入館カード発行を伴う受付など、多彩なスタイルの受付に対応できます。筐体も卓上型・自立型から選べます。
《GATEウェイティング》のPOINT
- グルメサイトやオウンドメディアの予約も連動し正確な受付!
- 待ち時間や混雑状況をリアルタイムに告知可能!
- お客様をSMSやメールでスムーズに呼び出し可能!
株式会社イデア・レコード提供の「GATEウェイティング」は、飲食店に特化したクラウド型受付順番待ちシステムです。電話やSMS配信のほか、店頭のサイネージから呼び出します。専用アプリとの連携で空席への自動案内も可能です。
オンプレミス/クラウド型から選べる受付システム比較
ここからは、自社の形態にあわせてクラウドに加えオンプレミスでの導入も可能な受付システムを紹介します。
《テレ窓》のPOINT
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に扱える
- 等身大で鮮明な映像・聴き取りやすい音声で意思疎通できる
- 国内自社開発・毎日つながるサポートで安心
ギンガシステム株式会社が提供する「テレ窓」は、受付だけでなく、問い合わせ窓口や遠隔接客など、さまざまな業務の効率化が可能です。人感センサーやワンタッチボタンによる発信に対応し、顧客の手を煩わせません。大画面かつ等身大の映像により、リアリティのあるコミュニケーションが実現できます。
《MOT/Phone受付システム》のPOINT
- スマホに直接呼び出し通知!フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ!
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現!
株式会社バルテックが提供する「MOT/Phone受付システム」は、iPadで動作する受付システムです。総合受付・個人受付・配送受付など、場所と用途にあわせて表示メニューを切り替えられます。施設予約の管理や自動音声案内にも対応できます。
製品・サービスのPOINT
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能!
- 顔認証を用いたスムーズでセキュアな受付対応を実現!
- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能!
ノバシステム株式会社提供のAI受付システム「アイウェルコ」は、従来の画面タッチやQRコードによる受付に加えて顔認証や音声認識による受付が可能です。オプションで受付時の体温検知にも対応します。
《VisitView》のPOINT
- ICカード・QRコードを用いた2種類の受付方法!
- 複数オフィス対応でテナントビルでの受付に最適!
- セキュリティーゲート連携で最先端の受付を実現!
「VisitView」は株式会社Knowlboが提供しており、17年の稼働実績による豊富なノウハウをもち、高セキュアでスムーズな予約を実現します。来客情報と担当者を紐づけて管理できるため、次回以降の予約を効率化できます。セキュリティゲートや施設予約との連携も可能です。
《I-FACE》のPOINT
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能!
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件!止まらない運用を実現!
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能!
株式会社アイエンターが提供している「I-FACE」は、通話とチャットでの呼び出しを自由に組み合わせて運用できます。アナログ回線に限り、国内外すべてのPBXに対応するため、機種の確認や調整が不要です。
クラウド型とオンプレミス型の受付システムの違い
クラウド型とオンプレミス型の違いは、自社に専用アダプタを導入する必要があるかどうかです。
オンプレミス型の場合は社内に専用アダプタを設置して利用します。初期費用は高額になるものの、長期的に利用する場合はクラウド型よりもランニングコストを抑えられる可能性もあるでしょう。
クラウド型は、提供元の会社がインターネット上に用意した管理システムを利用します。月額料金はかかるものの、管理システムの設置や構築が不要で、初期費用を抑えられる点がメリットです。
両方の形態を用意している受付システムも存在するため、特徴や料金プランなどを比較し自社にあった受付システムを選択しましょう。
クラウド型受付システムの選び方
クラウド型受付システムを選ぶ際のポイントを解説します。
ほかのクラウドサービスと連携ができるか
自社で利用している他のツールと連携できるか確認しましょう。グループウェアのカレンダーと連携させれば、簡単に受付システムへ来訪日時を反映できます。
チャットツールを使っている場合は、来訪者の通知が担当者へ直接届きます。取り次ぎにかかる時間を削減したい企業におすすめです。顧客管理システムと連携できれば、来訪履歴がログとして記録され、顧客情報のデータベースとして有効活用できます。
セキュリティ対策は万全か
受付システムには、氏名やメールアドレスなどの来訪者情報が来訪者記録として残されるものもあります。クラウド型は、自社内に機器を設置して運用するオンプレミス型と比較すると、セキュリティ面でデメリットがあります。サイバー攻撃を仕掛けられて情報漏えいが発生した場合、企業の信頼は低下してしまうでしょう。
このような事態を防ぐため、どのようなセキュリティ対策が施されているのか確認しておく必要があります。例えば、IPアドレス制限機能が搭載されていれば、第三者によるネットワークの侵入を防げます。
また、顔認証で受付する仕組みになっていると、来訪予定にない人が勝手にオフィスに入るリスクを下げられるでしょう。
クラウド型受付システムの導入で情報管理を効率化しよう
クラウド型受付システムは比較的コストや工数がかからないため、多くの企業で導入されています。気になる製品は無料トライアルや資料請求を活用し、ぜひ導入を検討してください。