受付は企業の顔！受付を改善する受付システム

自社の受付、どうなっている？

ここで、自社の受付を振り返ってみてください。どのような受付で、お客様をお迎えしていますか？受付が有人の場合も無人の場合もあると思います。それぞれについて、よくある受付の状態を整理してみましょう。

まずは、自社の受付が有人の場合です。受付でスタッフが出迎えてくれると、確かに印象がよくなりますが、人件費がかかってしまいます。もちろん、コストに見合うだけの十分な効果を見込めるのですが、時に、無駄なコストもかかってしまいます。

特に、受付スタッフが受付を離れてしまう時間があることが問題となります。受付スタッフが受付を離れても問題ないように、受付スタッフを複数にすることがありますが、そうすると、コストが倍になってしまいます。しかし、受付スタッフを一人のままにすると、スタッフが離れている間にやってきてしまったお客様に対応できなくなります。

今度は、受付が無人の場合も考えてみましょう。受付が無人の企業では、大抵内線電話を受付に置いているのではないでしょうか。電話と共に内線表をおいておくことで、お客様が、担当者のいる部署に内線電話を掛けるという企業が多いと思いまが、お客様にとっては一手間かかってしまいます。

また、面接にやってきた学生さんなど、内線電話の使い方がわからずに困ってしまうこともあります。

受付システムとは？

こういった受付での対応を改善するものが、受付システムです。受付システムは、タッチパネル式の液晶と、電話がついています。液晶は、見れば簡単に操作ができるような画面設計になっており、担当者の名前や、部署の名前で簡単に担当者の連絡先を呼び出すことができます。

操作が簡単なので、受付が無人であったとしても、お客様が迷うことなく担当者に連絡できます。また、受付を有人にしている場合でも、受付システムをバックアップ役として用いることができます。つまり、受付スタッフが席をはずさなくてはならない場合でも、受付システムによって、お客様のサポートができます。

ちなみに、受付システムを導入することで、有人であった受付を無人にする場合は少ないです。複数の受付スタッフがいる場合は、受付システムによってその人数を減らすことが見受けられますが、その場合の受付システム導入の目的としては、受付スタッフを雇いつつ、受付システムも同時に導入し、お客様へのサービスを向上することが多いためです。

受付システムの他の機能

受付システムは、他の機能を付随させることで、さらなる役割をもつことがあります。大きく2つの機能をご紹介します。

1つ目がセキュリティ機能です。受付は、当然不審者の侵入経路になる可能性があります。そこで、受付システムが監視カメラと連動し、社内から、リアルタイムで訪問者の顔を確認できる機能がついています。

2つ目がお客様への更なるサービス向上です。具体的には、センサー機能がついており、お客様が入り口を抜けると、自動的にタッチパネルの画面が起動する仕組みや、エレベーターと連携し、お客様の操作に合わせてエレベーターが来るシステムなどです。これらによって、お客様からの印象をよくすることができるでしょう。

他にも、多言語に対応して、外国からいらっしゃるお客様にも対応できるシステムや、社内のフリーアドレス制（社員がオフィス内のどの席に座ってもいい制度）に対応し、受付システムの連絡先が、社員の実際の居場所に移り変わるシステムなどあります。

まとめ

受付システムは、企業の顔となり、お客様への第一印象を決める場になります。受付の状態によってお客様との成約率に変動もあるでしょう。今一度、自社の受付を見直して、よりよい受付を目指してみてください。