順番待ちシステムとは
順番待ちシステムとは、お店や病院などで、利用者が順番を待つ際に使われる受付システムの一種です。順番待ちシステムを使用することで、待ち時間の管理がスムーズになり、混雑を減らせます。
順番待ちシステムには、番号札を発券するタイプや専用のアプリを利用するタイプなどがあります。顧客は待ち時間の正確な把握が可能になるため、順番が来るまでの時間を有効活用できるでしょう。
順番待ちシステム導入のメリット
順番待ちシステムを導入すれば、以下のようなさまざまなメリットが期待できます。
- ■予約や受付業務の効率化
- ■店舗内での待ち時間削減
- ■店内状況の可視化
- ■顧客データや受付データの収集
- ■リピーター獲得に向けた施策の実施
各メリットについて、詳しく解説します。
予約や受付業務の効率化
順番待ちシステムの導入により、予約や受付業務が効率化されます。番号札の発券や順番の管理、呼び出しなどの業務が自動化され、受付に割く人員の削減が可能です。
また、順番待ちシステムは使いやすく設計されているため、従業員も顧客も簡単に操作できるでしょう。利用者が操作方法で迷うことがほとんどないため、業務のスムーズな進行と顧客満足度の向上が見込めます。
店舗内での待ち時間削減
顧客がスマートフォンに専用のアプリをインストールすれば、現在の待ち時間や次回の呼び出し番号を自分で確認できるようになります。これにより、顧客は待ち時間の管理が容易になり、確認のために店舗側へ問い合わせる回数も減少するでしょう。
顧客の利便性を高めるだけでなく、店舗側の業務負担も軽減されるため、双方にとって有益です。
店内状況の可視化
店舗内にディスプレイを設置することで、混雑状況や順番待ちの状況を可視化できます。顧客はディスプレイを見るだけで必要な情報を得られるため、従業員に直接尋ねる必要がなくなります。
順番待ちシステムを導入すれば、従業員は受付業務に専念する必要が減少し、ほかの業務に集中できます。その結果、全体的な業務効率が向上し、従業員の作業負担も軽減されるでしょう。
顧客データや受付データの収集
順番待ちシステムは、顧客データや受付データを収集し、自動で集計を行います。これにより、店舗の混雑する時間帯や人気の商品、売上がよい店舗などの情報を簡単に確認できます。
収集されたデータを分析し、店舗運営に関する課題や改善策の検討も可能です。例えば、混雑時の人員配置の最適化や人気商品の在庫管理など、さまざまな業務改善や売上向上の施策に活用できます。
リピーター獲得に向けた施策の実施
一部の順番待ちシステムには、登録者向けにLINEやメルマガを通じて情報を配信する機能が備わっています。この機能を利用して、クーポンによる割引や期間限定メニューの紹介など、顧客の関心を引きつけるためのさまざまな施策の展開が可能です。
定期的な情報配信により、顧客は新しいメニューや特別なオファーなどの最新情報を手軽に入手できます。結果として、リピーターの獲得や来店意欲の向上につながり、集客率や顧客満足度を高められるでしょう。
順番待ちシステムの機能
順番待ちシステムは受付システムの一種であり、以下のように受付業務全般の機能を有しています。
- ■発券・順番待ち
- ■予約日時指定
- ■呼び出し(メールやLINE)
- ■メルマガ配信やクーポン配布
各機能について、詳しく解説します。
発券・順番待ち
順番待ちシステムには、店頭に設置した発券機で整理券を発券するタイプや、専用のアプリを用いて整理番号を管理するタイプ、LINEを活用するタイプなどがあります。専用のアプリやLINEを利用した場合、顧客は自分のスマートフォンに待ち時間や順番などが表示されます。
予約日時指定
順番待ちシステムを活用すると、顧客はWebや専用アプリを通じて自分のデバイスから日時を指定して予約できます。さらに、順番待ちシステムは直接来店する顧客や、外部サイトからの予約を含むさまざまな予約状況の一元管理が可能です。
それにもとづき、リアルタイムで空き時間や予想待ち時間を顧客に提示できるため、店舗運営の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。
呼び出し(メールやLINE)
メールアドレスや公式LINEの登録を利用して、顧客に順番が近づいた際の呼び出し連絡を行います。これにより、顧客は店舗内や周辺で待機しながらもリアルタイムで自分の順番がわかるため、待ち時間によるストレスの軽減に期待が持てます。
また、従業員側では、順番が来た顧客を何度も呼び出す手間が省かれ、効率的な業務運営が可能です。
メルマガ配信やクーポン配布
順番待ちシステムのなかには、リピート率や集客率を高めるためのマーケティング機能が搭載されているものもあります。例えば、メルマガ配信を通じて限定商品の情報を提供したり、特別なクーポンを配布したりすることで、顧客の来店を促進できるでしょう。
これらの施策を通して、顧客の利便性を高めると同時に店舗の魅力をアピールできます。
おすすめ順番待ちシステムのポイントや選び方
店舗のニーズに合った順番待ちシステムを選ぶ際、以下のポイントを考慮するのが大切です。
- ■発券機や外部モニターがあるか
- ■呼び出し方法の種類は豊富か
- ■複数窓口に対応しているか
- ■オンライン・オフラインともに順番受付に対応しているか
- ■操作しやすいか
- ■サポート体制は整っているか
各ポイントについて、詳しく解説します。
発券機や外部モニターがあるか
順番待ちシステムには、紙で整理券を発券するタイプや、外部モニターを利用して情報を表示するタイプなどがあります。店舗の客層や来客数に応じて最適なシステムを選ぶのが重要です。
例えば、年配の方が多い店舗では、紙で整理券を発券するタイプが適しているでしょう。一方、来客数が多い店舗では、待ち時間や呼び出し番号などの情報を一目で把握できる外部モニターを活用するのが効果的です。
呼び出し方法の種類は豊富か
複数の呼び出し方法に対応した順番待ちシステムを選び、客層に合った呼び出し方法を選択できるのも重要です。呼び出し方法には自動電話やメール通知、LINE通知などがあります。
顧客が見落としたり聞き逃したりしないように、店舗の客層や顧客の利用傾向に合わせた呼び出し方法を検討するのが大切です。
複数窓口に対応しているか
来客数が多い施設や店舗では、効率的に対応するために複数の窓口を設置する場合もあります。特に病院や量販店のように、来店目的が多様な顧客を抱える施設では、目的別に窓口を設ければ迅速かつ適切な案内に役立ちます。
大型店舗に順番待ちシステムを導入する際には、システムが複数の窓口に対応しているかを確認するのが重要です。
オンライン・オフラインともに順番受付に対応しているか
多くの店舗では、オンラインとオフラインの両方での受付対応が求められます。両方の機能を搭載した順番待ちシステムを導入すれば、顧客はより柔軟に来店や来院の予約が可能となります。
オンラインでの事前予約やオフラインでの当日受付がスムーズに行えるシステムは、事前予約を好む顧客や、急な来店を希望する顧客のニーズに対応できるため、さまざまな顧客層に対してアピールが可能です。
操作しやすいか
順番待ちシステムは、顧客だけでなく従業員や管理者にとっても操作しやすいかが重要です。ユーザーインターフェースが直感的でシンプルなデザインのものを選ぶと、従業員の作業効率が向上し、顧客にとってもストレスフリーな利用が可能になります。
操作が簡単であれば、特にテクノロジーに不慣れな顧客や新しい従業員にとっても大きなメリットとなるでしょう。
サポート体制は整っているか
順番待ちシステムを導入する際、充実したサポート体制が整っている企業を選ぶのは非常に重要です。システム導入時や運用中に発生する可能性のあるトラブルに対し、迅速かつ確実に対応できるサポートが提供されているかを確認しましょう。
また、サポート体制としてメールや電話、チャットなど複数の連絡手段が提供されているかも大切です。問題が発生した際に担当者に素早く連絡でき、迅速に解決に向けたサポートが受けられます。
以下の記事にて各種受付システムを紹介しています。選定ポイントを参考にして、受付システムを比較してみましょう。
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自社サービスに合った順番待ちシステムを導入しよう
順番待ちシステムを導入すれば、待ち時間による顧客のストレス軽減やスムーズな案内などを実現できます。
呼び出し方法やオンライン・オフラインでの受付対応、複数窓口対応などのポイントを参考にシステムを比較すれば、自社のニーズに合った順番待ちシステムを選べるでしょう。
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