QRコード対応の受付システムとは
QRコード対応の受付システムとは、専用機器やiPadなどのタブレットに事前に発行したQRコードをかざすことで受付できるシステムです。
受付に担当者を置き、来訪者が記載したビジットカードをもとに受付から担当者へ内線で連絡し、入力した紙のデータを保管するという従来のフローがQRコードをかざすだけで完了します。担当者への取次作業がなくなるほか、来訪者情報管理の煩雑さからも開放されます。
QRコード対応の受付システムを導入するメリット
受付業務といえば一般的に受付スタッフが有人対応することを想像するのではないでしょうか。しかし、有人受付は人件費がかかるため、コストが気になります。また、入口前に内線電話を設置した場合、担当者につながるまでに時間がかかり、その間、来訪者を待たせてしまうといった問題も発生するでしょう。
加えて、社内側でも度重なる取次業務により、業務を中断させられ、生産性が低下するという恐れもあります。 イベントや展示会といった不特定多数の来場者の受付が求められるシーンでは、人的ミスなどにより、受付での人の滞留につながる可能性があります。
QRコード対応の受付システムを利用することで、受付業務にかかる人的コストや時間の削減、自社のコア業務への集中が実現し、手間なく効率的に訪問者の情報を管理できます。
QRコードによる受付方法の種類
受付用の端末にQRコードをかざすというQRコード対応の受付システムにも、QRコードの発行の仕方や端末の違いで、大きく３通りの受付方法があります。
受付端末でのQRコード読み取り型
一般的なQRコードを専用機器で読み取る方法です。あらかじめ来訪者へ受付用QRコードを発行し、発行されたQRコードを受付端末に読み込ませる仕組みで、読み取ると担当者に来訪の通知が到着。QRコードは、発行機器が社内や会場などに設置されている場合と、事前に発行したQRコードを来訪者宛のメールなどで送付できるものがあります。
多くの来場が見込まれるイベントや展示会向けの場合も同様で、申込時に発行されたQRコードを入場証として持参してもらい、受付で該当のQRコードを読み取ることで受付します。
スマホ操作完結型
QRコードを来訪者が自身のスマホで読み取る形式です。例えば、入口や受付のカウンターにポップアップやアクリルスタンドなどでQRコードを掲示し、来訪者が自身のスマホで読み取ります。すると、来訪者のスマホが専用のメニューページへ遷移し、来訪ほか目的に応じた操作をすることで、担当者に来訪の通知が届きます。
入館ゲートとの連携型
社員証や入館ゲートと連携させてQRコードを読み取ることで入口が解錠する方式です。事前にメールなどで発行した受付コードの入力やQRコードを読み取った後に、来訪者へ入館証を発行して入場受付を行います。
来訪者のデータを受付システムに登録しておくことで、スムーズに本人確認ができるうえ、来訪者は記帳する手間が省けます。
QRコード対応の受付システムを選ぶポイント
現在、QRコード対応の受付システムはさまざまな製品が登場しています。何を基準に選定すればよいのか、確認しておくべきポイントをあげます。
受付端末はタブレットかロボットか
QRコードを読み取る側の受付端末にいくつかの種類があります。
主流はタブレット型。多くの人が日頃からスマホ操作などで使い慣れていることもあり、比較的迷わずに操作できることが最大の特長といえるでしょう。加えて、薄型かつコンパクトなサイズなため、場所を問わずに設置しやすいのも利点といえるでしょう。
また、飲食店や一部大手企業などでは、ロボットでの受付を採用しています。ロボットの場合、QRコードに加えて、音声での応対や顔の認証といった高度な機能を実装しているものもあります。
来客通知の受け取りツールの確認
来訪者の訪問通知をどのような形で受け取れるのかは、選定基準において重要な項目です。すでに社内で利用しているメールやビジネスチャットと連携が取れれば問題はありません。しかし、社内で利用していないツールなどの場合、利便性に欠けますし、慣れないため、来訪に気づかないかもしれません。
また、万が一のトラブルや機器操作に慣れない来訪者へのケアなどを考慮して、内線電話でも取次ができる製品を選んでおくと安心でしょう。情報の一括登録が可能か初期設定時の大量の社員情報の入力、導入後の部署異動や組織変更のたびに手入力での追加、変更が生じると、それだけで大きな手間になりますし、ミスが発生する可能性があります。
そういった新たな業務負担を避けるためにも、情報は一括で登録できるのか、登録する際のファイル形式は何なのかはあらかじめ調べておきましょう。
情報漏えい・アンチウイルス対策ほかセキュリティは万全か
忘れてならないのは、受付システムでは大量の個人情報が扱われているという点です。受付機器に登録されている情報の管理は適切か。また、機器そのものの脆弱性を攻撃される恐れはないかなど常にセキュリティ対策は盤石にしておく必要があります。
同時に万が一の情報漏えいや悪意ある外部からの攻撃などトラブル時のサポート体制はあるかなどはあらかじめ確認しておくべき項目といえるでしょう。
万が一のトラブルや煩雑な設定をサポートする体制はあるか
機器故障などのトラブル時や設定時のサポート体制は充実しているかも確認が必要です。具体的には、電話や訪問によるサポートはあるのか、マニュアルなどは日本語に対応しているのかなど、自社にあったサポート体制を受けられるのかは事前にチェックしておきましょう。
コストの確認
利用できる機能などによって料金は異なります。まずは自社が何を目的にQRコードによる受付システムを導入するのか、具体的に受付業務において必要な機能を洗い出しましょう。
どんなに多機能なシステムであっても活用できなければ効果は期待できません。機能と費用のコストバランスにも着目し、得られる効果とコストが見合っているか、事前によく検討しましょう。
自社に最適なQRコード受付システムを導入しよう
人材不足が叫ばれ、企業においてコア業務へのリソースの集中が重要となってくるこれからの時代において、人による受付対応はコスト増や生産性の低下につながりかねません。また、受付をシステム化することで、自社の負担減になるだけでなく、来訪者も記帳などの手間なくスムーズに受付けできるというメリットがあります。
現在は、さまざまな機能をもったQRコード受付システムが登場しています。自社に必要な機能を見極めたうえで、最適な製品を選んでみてください。以下のボタンから各社製品の一括資料請求も可能なため、比較検討にお役立てください。
