来訪者向けに受付システムを導入するメリット
受付システムとは、IT技術による受付対応が可能な自動システムです。従来、受付には専任スタッフを配置していましたが、受付システムを導入することで無人化できます。
無人化により人材コストは低減し、ITシステムならではの正確性によって、ヒューマンエラーの回避や業務の効率化にもつながるでしょう。また、受付システムには、主に「タブレット型」「ロボット型」「遠隔操作型」があり、いずれも非接触で対応できます。
そのほか、受付機器のカメラと連動させることで、不審な来訪者を認識した場合は自動的に通報できるシステムもあります。このようなセキュリティ面の強化も、受付システムを導入するメリットのひとつです。
詳しいメリットは以下の記事でも紹介しているので、参考にしてください。
無料の受付システムを選ぶときの注意点
受付システムのなかには、基本料金やトライアルなどが一部無料で利用できる製品もあり、比較段階でのコストを抑える方法としては有効です。
しかし、無料で利用できる機能やサポートには上限があることも考慮しておきましょう。自社の受付環境や来訪者の傾向によっては、有料製品も含め広い範囲から検討することをおすすめします。
無料の受付システムを選ぶときは、主に以下の４つを確認しましょう。
機能性を確認する
受付システムには、来訪者対応やアポイント管理、来訪者情報管理などの基本機能のほか、データ分析や企業ブランディングのためのカスタマイズ機能などが搭載されている製品もあります。
しかし、無料プランでは基本機能や一部機能の利用に限られる場合が多く、利用できる従業員や端末、来訪者の数に上限が設けられていることもあります。
そのため、利用したい機能が無料プランで試せるか、利用数は適しているかなどを確認しましょう。
無料の利用期間に制限がないかを確認する
無料で利用できる受付システムのなかには、利用機能には制限がないものの、利用期間に制限がある製品もあります。
多くの場合、無料トライアルの一定期間を過ぎると有料プランへ移行する仕組みです。トライアル終了時に有料プランへ移行するか否か選べるもの、自動的に移行するものなど、製品によって違いがある点にも注意しましょう。
他システムとの連携性を確認する
自社で主に利用しているコミュニケーションツールやカレンダーツール、CRMシステムなどと連携できるかも確認しましょう。有料プランでは連携に対応している製品でも、無料プランの範囲では連携できるツールが制限される場合もあります。
受付システムの「来訪を担当者に通知する」基本機能においても、メールやチャットツールとの連携性は非常に重要です。
サービス提供事業者の信頼性を確認する
受付システムの機能上、利用開始とともに膨大な来訪者情報が収集されます。これは、分析やマーケティングなどにも役立つ貴重なデータベースであり、取り扱いには十分に注意しなければならない個人情報です。
そのため、受付システムを提供する事業者の信頼性も必ず確認しましょう。万が一、事業者側の体制やシステムにぜい弱性があった場合、自社でしっかりと留意していても情報漏えいにつながる恐れがあります。
利用約款に記載されている、個人情報管理についての項目などもよく確認するとよいでしょう。
無料トライアルでお試しするのもおすすめ
無料トライアルによるメリットは、比較段階でのコストを抑えられる点です。
また、自社スタッフや来訪者の使いやすさ、既存システムとの連携性など、実際に現場で試すことで見えてくる課題もあります。導入前に使用感やコストバランスなどを判断できるため、無料トライアルがある場合はぜひ活用をご検討ください。
無料で使える受付システム（無料トライアル含む）
ここからは、無料で利用できる製品や、無料トライアル期間が設けられている受付システムを紹介します。無料受付システムを選ぶときの注意点とあわせて、こちらもぜひ参考にしてください。
《RECEPTIONIST》のPOINT
- 「受付業務」が無くなり、総務やアシスタントの負担が減少
- 「調整アポ」機能で、来客の日程調整にかかる時間を83%削減
- 「会議室予約・管理」を効率化して、ストレスのない働き方に貢献
《ラクネコ》のPOINT
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減！
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
《らいきゃくん》のPOINT
- 必要なのはiPad一台！簡単かつ低コストに非接触受付を実現！
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
《WowDesk》のPOINT
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
《Smart at reception》のPOINT
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
《I-FACE》のPOINT
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
Acall Reception
「Acall Reception」は、iPadと専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。
取り次ぎやアポイント管理といった基本機能のほか、自社スタッフを含め来訪者の入退室データをグラフ化できる機能や、会議室予約システムと連動できる機能もあります。
このほか、メニューの機能設定やデザインのカスタマイズ性が高いのも特徴です。正式契約の前に、１か月間の無料トライアルもあります。
アイタッチ＋（プラス）
「アイタッチ＋（プラス）」は、iPad・iPhoneと専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。
「ABphone Connect」という独自のクラウドサーバーを使用するため、新たに回線工事を行う必要がありません。最短で申し込み翌日からの利用も可能です。
「オフィス受付」というアプリケーションをインストールして３週間は、無料トライアルとして「アイタッチ＋（プラス）」の全機能を試すこともできます。
AirWAIT
「AirWAIT」は、iPadとプリンター、専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。
店頭での行列や待合室の混雑を回避する機能に特化しています。英語・中国語（簡体、繁体）・韓国語といった多言語にも対応しているため、飲食店やホテル、病院での導入実績が豊富です。
無料トライアルでは受付・発券やメール呼出といった基本機能のみですが、有料プランでは、呼び出し方法や外部ディスプレイ表示、配色のカスタマイズなど機能性が大きくアップします。
Acall
「Acall」は、ワークスペースを有効活用するため、受付業務やオフィスの座席管理、会議室予約やチェックインを無人で行うシステムです。前述の「Acall Reception」との連携も可能です。
働き方の多様化によりフリーアドレスを採用するオフィスも増えましたが、スペースの空き状況や、いつだれがどこに出社しているかを把握しにくいといった課題もあります。
「Acall」には、スポットチェックイン機能や居場所の検索機能など、フリーアドレスならではの課題に対応する機能が多数あり、自社の環境に応じて必要な機能を個別に取り入れることも可能です。正式契約の前に、１か月間の無料トライアルもあります。
おくだけレセプション
「おくだけレセプション」は、タブレットと周辺機器、AI技術によって無人業務を行う受付システムです。
ドコモの携帯回線を利用し、受付機器から担当者へ直接電話をつなげられます。そのため、従来の電話取り次ぎや、新たに回線工事を行う必要もありません。
タッチ操作のほか、「ドコモAIエージェントAPI」という独自の音声認識と自然対話機能による対応も可能なため、来訪者はより使いやすい方法を選べます。契約後、初月は月額利用料が無料です。※初期費用（周辺機器・設定費）や通信費は別途発生します。
製品を比較して自社のニーズにあったシステムを導入しよう
受付業務を無人化、もしくは省人化することによって、コストの削減や業務効率の向上につながります。受付は企業の顔でもあり、来訪者の印象を左右する大切なセクションです。
無料トライアルも活用し、受付環境や来訪者の特徴や傾向にあわせて適切な受付システムを選びましょう。
以下のボタンから、受付システムの一括資料請求も可能なため、比較検討にお役立てください。
