内線不要のクラウド受付システム RECEPTIONIST

【特許取得済み】RECEPTIONISTは、内線を使わず、ビジネスチャット（Slack、Chatwork、LINE WORKS、Google Hangouts Chat、Facebook Workplace、Microsoft Teams、Oneteam、inCircle、DingTalk）か、SMSで担当者に直接通知するクラウド受付システムです。

リリースから約2年で約1,800社以上が導入、受付システム部門お客様満足度 No.1を獲得しています。（2018年12月/日本マーケティングリサーチ機構調べ）
　
お客様がビジネスチャットを介して、直接担当者を呼び出すことができるため、来客の度に、総務やアシスタントの方が仕事の手を止めて内線で受付をし、担当者に連絡をする必要がなくなるため、従来の工数の1/3になります。
　
つまり、お客様をお待たせせず、会議の開始時間も早まり、業務時間を有効活用できます。
　
また、2018年11月にリリースした新機能「調整アポ」では、メールなどで行う、打ち合わせの「日程調整」から当日の受付までワンストップで自動化することが可能です。

【特徴】
・ビジネスチャットで直接担当者に来客をお知らせ。
・お打ち合わせの日程調整もカレンダーと連携して自動で調整。
・来客者リストはデータで管理。社内共有で営業活動に再利用も。
・初期工事不要、初期費用完全無料、即日利用開始可能。
　
※受付システム・受付プログラム及び受付方法の特許取得済み※

ご来訪されたお客様には、以下の３つの受付方法から、お客様状況に合わせて必要最低限の情報のみを入力して受付をしていただきます。

【担当者検索で受付】
・担当者の部署を忘れても問題ありません。名前を入力すると一覧が該当者がピックアップされて、その中から選ぶことで受付できます。

【受付コードで受付】
・来訪予定を管理画面で入力することで、来訪者に受付コードが発行されます。RECEPTIONISTに受付コードを入力するだけで受付ができます。

【カスタムボタンで受付】
・カスタムボタンのテキストと通知先のチャットグループが自由に設定できます。そのため、面接・配達などの用途に合わせて設定ができます。
・就職活動の活発な時期に、面接専用のカスタムボタンを作ることで、担当者だけに来訪通知を届けることができます。

※受付画面の設定や管理のためにiPadを直接操作したりする必要はありません。導入した企業様はシンプルに作られたWEB管理画面から簡単に設定を行っていただけます。

RECEPTIONISTの機能「調整アポ」は、打ち合わせの日程調整を行う際にメール等で行う日時のやりとりを自動化する機能です。

事前のカレンダー上でのスケジュール・会議室の仮押さえから、お客様へのメール連絡も自動化することができます。日程確定後は、カレンダーへの反映、当日用の受付コードの発行・送信も自動で行われるので、日程調整〜受付当日までワンストップで自動化することができます。

また、自動で仮押さえされるスケジュールや会議室予約は、来訪者が決めた日程以外すべて自動削除されますので、会議室の空予約もなくなります。

日程調整から打ち合わせまでの工数が83%削除。わずか１分で完結させることができます。

【調整アポのメリット】
・スケジュール・会議室を仮押さえを自動化。
・候補日提案のメール作成を自動化。
・確定した予定以外は、スケジュールから自動削除。
・自動発行された「受付コード」で、スピーディーに当日の受付可能。