受付システムで解決できる課題とは？受付応対業務を効率化する方法も

受付システム導入前によくみられる課題

企業には毎日さまざまな来訪があります。大きな企業であれば受付担当者を配置することもあるかもしれませんが、多くの企業や営業所では最適な選択とはいえないかもしれません。まずは多くの企業が受付に関して、どのような課題を抱えているのかを見ていきましょう。

■課題1　受付に人を配置しているが、人件費がムダになっている

来客が一定数以上見込まれる企業では、担当者を常時受付に配置することが必要かもしれません。ところが、来客数がそれほど多くない時や、来客の時間が特定の時間にしかない場合では、そこに担当者を常時配置することで、人件費のムダになっているケースがよく見受けられます。

■課題2　内線電話を設置しているだけの味気ない受付になっている

玄関口に内線電話や子機を設置している企業も増えていますが、無機質で味気ない雰囲気になりがちです。また「使い方が分からない」といったトラブルも発生しています。その場で操作がわからなくても、無人のため使い方を聞けず、結局担当者に直接電話してしまうことも考えられるでしょう。

■課題3　営業所が無人になることがあり、来客があっても対応できない

小規模な営業所の場合、全員が外出してしまうために、来客があっても対応ができないというケースが発生します。また社内にいても商談中のため、その場を離れることができないこともあるでしょう。特に顧客が来訪する場合、その対応の不手際がチャンスロスになるだけでなく、イメージの悪化につながることもあり、早い対策が必要となります。

受付は企業のイメージを担う重要な場でもあります。受付システムを導入すれば上記の問題を解決し、最良の対応ができるようになります。

受付システム導入による課題解決策

では、受付システムがどのように課題を解決するのかを見ていきましょう。

1.　受付担当者を減らし、余計な人件費をかけない

受付に人を配置すると人件費が発生するうえ、取次などを行う必要があるため効率が悪いです。受付システムを導入すれば、来訪者が担当部署や担当者に直接連絡をすることができ、あらゆる無駄をなくすことができます。

システム導入によって受付を無人にすることも稀にありますが、多くの場合は受付担当者も数名おいて人とテクノロジーを両方を使って顧客対応の質を向上させているようです。

2.　企業にあわせた最新システムで、イメージアップを図れる

受付システムにタブレットなどを使用することで、カラーリングや背景画像を自由に設定することが可能となります。これであれば、企業にあったイメージを持ってもらうことにつながります。また動画やアニメーションを使用したり、操作方法を順に表示したりすれば、操作性を向上することもでき、最先端テクノロジーが企業イメージを向上させることでしょう。

3.　場所を問わないシステムで、いつでも対応可能な環境にできる

社内が無人になる時間帯があるケースや、商談などですぐに対応することが難しい場合、来訪者が受付システムに入力した情報を社外の人に飛ばすことで、いつでも対応できる環境をつくることができます。「足を運んでみたら会社が閉まっていた」となるとイメージダウンは免れません。どんな時間でも必ず誰かが対応できる環境づくりで、来訪者に安心感・信頼感を持たせることができ、ビジネスにも好影響をもたらすでしょう。

4.　全国どこでも一流の担当者が対応することで商機を逃さない

営業所に専門スタッフを常駐させることが難しいケースでは、受付システムの接続先を本社にすることで、いつでも経験を積んだ担当者が対応できる体制がつくれます。担当者は本社などにいながら全国の営業所で対応すればよく、効率経営が実現します。 現地に配置する人員を最少に抑えながら良い結果に結びつけることが可能になるでしょう。

5.　外国人の顧客にも対応できる

受付にはさまざまな人が来訪しますが、そのすべての人が満足できる対応をするのが難しいのが現状です。その点、受付システムを導入すれば、外国人の顧客には外国語で対応が可能になるなど、より柔軟できめ細やかなサービスの提供が可能となり、企業イメージが上がるだけでなく、ビジネスチャンスを広げることにもつなげられます。

受付システム導入で業務の効率化を目指そう

受付が担うべき業務は、企業の業務内容や規模によってさまざまです。そのため受付システムに求める条件も多岐に渡ります。多機能で企業ごとに自由な設定ができるものが必要な企業もあれば、必要最低限の機能をシンプルにまとめてリーズナブルにしたものや、市販のタブレットを使用することでコストカットを図るものを求める企業もあるはずです。

受付システムは種類も多く、多くの企業のニーズを満たしています。一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。