受付システムで解決できる課題と導入メリット

受付システム導入前によくみられる課題

企業にはさまざまな来訪があります。大きな企業であれば受付担当者を配置することも有効ですが、多くの企業や営業所では最適な選択とはいえないのではないでしょうか？ まずは多くの企業が受付に関して、どのような課題を抱えているのかを見ていきましょう。

• 受付に人を配置しているが、人件費がムダになっている
• 受付に内線電話を設置しているが味気なく、イメージが悪い
• 営業所が無人になることがあり、来客があっても対応できない

■課題1　受付に人を配置しているが、人件費がムダになっている

来客が一定数以上見込まれる企業では、担当者を常時受付に配置することが必要かもしれません。ところが、来客数がそれほど多くないケースや、来客の時間が特定の時間にしかないケースでは、そこに担当者を常時配置することで、人件費のムダになっているケースがよく見受けられます。

■課題2　受付に内線電話を設置しているが味気なくイメージが悪い

玄関口に内線電話や子機を設置している企業も増えていますが、無機質で味気ない雰囲気になりがちです。また「使い方が分からない」といったトラブルも発生しています。その場で操作がわからなくても、無人のため使い方を聞けず、結局担当者に直接電話してしまうことも考えられるでしょう。

■課題3　営業所が無人になることがあり、来客があっても対応できない

小規模な営業所の場合、全員が外出してしまうために、来客があっても対応ができないというケースが発生します。また社内にいても商談中のため、その場を離れることができないこともあるでしょう。特にお客様が来訪する場合、その対応のまずさがチャンスロスになるだけでなく、イメージの悪化につながることもあり、早い対策が必要となります。

受付は企業のイメージを担う重要な場でもあります。上記の問題を解決し、人を配置せず最良の対応を可能にするのが受付システムです。では、受付システムがどのように課題を解決するのかを見ていきましょう。

受付システムの導入メリット

導入メリット1.　受付担当者をなくし、人的資源を有効に使える体制にできる

受付に人を配置すると人件費が発生しますが、ここに受付システムを設置し、来訪者が担当部署や担当者に直接連絡をするようにすれば、そのムダはなくなります。

これはまったくの無人にすることもあれば、多数の来客に対応するために複数の受付人員を配しているケースでは、その人数を減らすこともあります。人の確保が難しくなってきたといわれている昨今、貴重な人材を営業や企画など、業績向上に直結する仕事に回して有効活用することで、さらなる企業の成長につなげることが最良の選択となります。

導入メリット2.　企業にあわせた最新システムで、イメージアップを図れる

受付システムにタブレットなどを使用することで、カラーリングや背景画像を自由に設定することが可能となります。これであれば、企業にあったイメージを持ってもらうことにつながります。また動画やアニメーションを使用したり、操作方法を順に表示したりすれば、操作性を向上することもでき、企業イメージを向上させることでしょう。

導入メリット3.　場所を問わないシステムで、いつでも対応可能な環境にできる

社内が無人になる時間帯があるケースや、商談などですぐに対応することが難しい場合、来訪者が受付システムに入力した情報を社外の人に飛ばすことで、いつでも対応できる環境をつくることができます。「足を運んでみたら会社が閉まっていた」となるとイメージダウンは免れません。どんな時間でも、まずは誰かが対応することで、安心感を持たせることにつながり、その後の企業活動がスムーズになります。

導入メリット4.　全国どこでも一流の担当者が対応することで商機を逃さない

営業所に専門スタッフを常駐させることが難しいケースでは、受付システムの接続先を本社にすることで、いつでも一流の担当者が対応できる体制にすることが可能になります。担当者は本社などにいながら全国の営業所で対応すればよく、効率経営が実現します。 現地に配置する人員を最少に抑えながら良い結果に結びつけることが可能になるでしょう。

導入メリット5.　外国人のお客様などに、きめ細かく対応できる

受付にはさまざまな人が来訪しますが、そのすべての人が満足できる対応をするのが難しいのが現状です。その点、受付システムを導入すれば、外国人のお客様には外国語で対応が可能になるなど、より柔軟できめ細やかなサービスの提供が可能となり、企業イメージが上がるだけでなく、ビジネスチャンスを広げることにもつなげられます。

受付システムは、用途や規模にあわせて価格や機能を選択可能

受付が担うべき業務は、企業の業務内容や規模によってさまざまです。そのため受付システムに求める条件も多岐に渡ります。多機能で企業ごとに自由な設定ができるものが必要な企業もあれば、必要最低限の機能をシンプルにまとめてリーズナブルにしたものや、市販のタブレットを使用することでコストカットを図るものを求める企業もあるはずです。

受付システムは種類も多く、多くの企業のニーズを満たしています。一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。