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コラボレーションツールとは?機能やメリットを解説

2023年01月17日 最終更新
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コラボレーションツールとは?機能やメリットを解説

コラボレーションツールとは、組織やチーム内のコミュニケーションや情報共有をサポートするツールです。社内のファイル共有や、プロジェクトの進捗管理、チャット機能だけでなく、Web会議システムの機能を含む製品があります。

効率化や働き方改革の推進でますます注目が集まるコラボレーションツールの、機能やメリットを解説します。

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コラボレーションツールの機能

コラボレーションツールはビジネスを円滑にするために複数の機能を包括しています。どのような機能があるか詳しく見ていきましょう。

コラボレーションツールとは?機能やメリット

コミュニケーション機能

社内のやり取りを円滑に行うチャット機能・メール・通話・テレビ会議機能があります。「チャットツール」や「Web会議システム」との違いは、単独の機能以外にも次に紹介するような複数の機能を持つことです。

情報共有する機能

コラボレーションツールを使えば、社内の情報やチームのタスク状況などの情報を共有できます。ファイル共有機能やタスク管理機能、スケジュール共有機能など情報共有機能が充実しており、円滑な情報伝達を実現します。

また、これらの機能は既存のシステムとの連携も可能で、コラボレーションツール上での一元が管理できます。

安全に情報管理する機能

クラウド型のコラボレーションツールは安全に情報を管理する機能が備わっています。

独自でシステムを運用すると自社で高度なセキュリティ対策を実施しなければなりませんが、クラウドサービスのコラボレーションツールはその必要がありません。サーバは堅牢なデータセンターに格納されていることが多く、自社で環境を構築するよりも安全性が高いといえるでしょう。

コラボレーションツールと同様に情報共有が可能な「グループウェア」というシステムもあります。興味があれば以下もご覧ください。

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コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールの導入によるメリットを見ていきましょう。

コミュニケーションが円滑化

コラボレーションツールを使ったチャット機能を活用すれば、できるだけ短く要件を相手に伝えることが可能なうえ、返信のスピードも速くなります。プロジェクトごとにチャットのメンバーを設定し、チームで会話することもできるため、プロジェクトの進捗などの状況把握もしやすくなるでしょう。

他にもファイル共有機能を利用すればコミュニケーションスペース上でやり取りを重ねていくことができます。コラボレーションツールを使えばチャットツール以上に、さまざまな情報を同時に確認可能です。

場所を問わずアクセスが可能

コラボレーションツールはクラウド型が多く、インターネット環境があれば場所を問わずにアクセスが可能です。

そのため、近年増えている在宅勤務などのテレワークに対応した人とも質の高いコミュニケーションが実現するでしょう。従業員の働き方の幅を広げ採用を強化したい企業からも重宝されています。

また、コラボレーションツールはPCだけでなく、スマートフォンなどのモバイル端末に対応していることが多いです。外出中でもスマートフォンで確認できるため、急な顧客対応などの連絡にも適しているでしょう。

生産性の向上

円滑な情報共有・コミュニケーションを実現できれば、業務の無駄をなくし生産性が向上します。

コラボレーションツールにはテレビ会議機能を持つものが多いため、遠隔地にいるメンバーとも会議を行うことができます。場所を選ばない会議により移動にかかる時間やコストの削減も可能です。

コラボレーションツールのメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考になります。

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コラボレーションツールを使って生産性向上を実現!

コミュニケーション・情報共有を円滑にするコラボレーションツール。場所を問わず業務に必要な情報を速やかに共有できるため、テレワークにも活用されています。自社に最適なコラボレーションツールを導入し、生産性の向上を実現しましょう。

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タブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。 見る、聞くだけでは伝わらない、「書くこと」でしか伝えられない情報をリアルタイムに相互に共有します。
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【20,000社導入】ERP初心者でも安心!業務に合わせて自由に構築kintone
kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に必要なアプリケーションをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
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4.7
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オンラインホワイトボード上でリアルタイムでの図解やテキスト情報の共同編集が可能となり、作業・コミュニケーションを効率化。チームでプロジェクトを進める人向けクラウド型ワークスペース。
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roundz
テレワークでも、まるで実際のオフィスで働いているかのような距離感で気軽にコミュニケーションできるツールです。リモートでのコミュニケーションに問題が無くなります。
株式会社ラクス
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【13年連続売上シェアNo.1】メール共有管理システムメールディーラー
info@やsupport@などの複数名で共有・対応するようなメールの管理を楽にします。 対応状況や対応者の見える化はもちろん、チームのコミュニケーションを円滑にする機能を様々取り揃えています。
株式会社ASJ
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セキメル
座席の利用状況を可視化し、座席選びをスムーズに行えるオフィスのフリーアドレスシステムです。業務効率化だけでなく、安心・快適な働き方へつなげられます。
アクセラテクノロジ株式会社
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4.5
時間と場所を超えて現場のナレッジを整理共有Accela K-Board
「Accela K-Board」は、クラウド上のホワイトボード。時間と場所の制約を超えて現場のナレッジを整理かつ共有する強力なツールとして、企業のビジネス活動をサポートしていきます。
グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
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4.4
【中堅中小企業向け】使い慣れたアプリでビジネスを加速Google Workspace
勤務先・自宅等、どこからでも場所を選ばず、ドキュメント作成やコミュニケーション、コラボレーションが実施できるビジネス向けのグループウェアです。
株式会社野村総合研究所
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4.8
世界中で3,000万人以上が利用するオンラインホワイトボードツール「Miro」
リモートコミュニケーションを豊かにするビジュアルコラボレーションプラットフォーム!幅広い業務をまとめて行え、様々なシーンで利用できるオンラインホワイトボードです。
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現場クラウド Conne
コミュニケーションで仕事がはかどる!建設現場と社内、JV他社や協力会社とすぐに使えるメッセージ投稿機能、ファイル管理機能等を備えた、建設人のチームワークを高めるクラウドサービスです。
プライズ株式会社
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無料トライアル/テレワーク時代のリアルタイムコラボレーションツールflouu
チームのコミュニケーション情報を集約するオンラインワークスペース flouu(フロー)。導入も簡単で、チームで行うドキュメント作成やコミュニケーションをすぐに効率化します。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
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共有重視、容量無制限のクラウド型コンテンツ管理サービス招待先のかたも招待を受けたフォルダを容量無制無制限で利用可能なメニュー有。お得なWeb限定プラン有。※10万社は製品としての実績です
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サイボウズ Officeは「誰でも使える」にこだわって開発された中小企業向けグループウェア。 スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内の情報共有を円滑にする機能が豊富にそろっています。
oVice株式会社
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様々な用途に利用できる、となりで話しているようなバーチャル空間! テレワークのデメリットを解消しながら、リアルのオフィスとテレワーク併用を可能にします。
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Backlogは、エンジニアやデザイナーはもちろん、営業やバックオフィスの方まで幅広く 使われているタスク管理・プロジェクト管理ツールです。担当や進捗状況を明らかにして抜け漏れを防ぎます。
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