コラボレーションツールとは？機能やメリットを解説!

コラボレーションツールの機能

コラボレーションツールはビジネスを円滑にするために複数の機能を包括しています。どのような機能があるか詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション機能

社内のやり取りを円滑に行うチャット機能・メール・通話・テレビ会議機能があります。「チャットツール」や「Web会議システム」との違いは、単独の機能以外にも次に紹介するような複数の機能を持つことです。

情報共有する機能

コラボレーションツールを使えば、社内の情報やチームのタスク状況などの情報を共有できます。ファイル共有機能やタスク管理機能、スケジュール共有機能など情報共有機能が充実しており、円滑な情報伝達を実現します。

また、これらの機能は既存のシステムとの連携も可能で、コラボレーションツール上での一元が管理できます。

安全に情報管理する機能

クラウド型のコラボレーションツールは安全に情報を管理する機能が備わっています。

独自でシステムを運用すると自社で高度なセキュリティ対策を実施しなければなりませんが、クラウドサービスのコラボレーションツールはその必要がありません。サーバは堅牢なデータセンターに格納されていることが多く、自社で環境を構築するよりも安全性が高いといえるでしょう。

コラボレーションツールと同様に情報共有が可能な「グループウェア」というシステムもあります。興味があれば以下もご覧ください。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールの導入によるメリットを見ていきましょう。

コミュニケーションが円滑化

コラボレーションツールを使ったチャット機能を活用すれば、できるだけ短く要件を相手に伝えることが可能なうえ、返信のスピードも速くなります。プロジェクトごとにチャットのメンバーを設定し、チームで会話することもできるため、プロジェクトの進捗などの状況把握もしやすくなるでしょう。

他にもファイル共有機能を利用すればコミュニケーションスペース上でやり取りを重ねていくことができます。コラボレーションツールを使えばチャットツール以上に、さまざまな情報を同時に確認可能です。

場所を問わずアクセスが可能

コラボレーションツールはクラウド型が多く、インターネット環境があれば場所を問わずにアクセスが可能です。

そのため、近年増えている在宅勤務などのテレワークに対応した人とも質の高いコミュニケーションが実現するでしょう。従業員の働き方の幅を広げ採用を強化したい企業からも重宝されています。

また、コラボレーションツールはPCだけでなく、スマートフォンなどのモバイル端末に対応していることが多いです。外出中でもスマートフォンで確認できるため、急な顧客対応などの連絡にも適しているでしょう。

生産性の向上

円滑な情報共有・コミュニケーションを実現できれば、業務の無駄をなくし生産性が向上します。

コラボレーションツールにはテレビ会議機能を持つものが多いため、遠隔地にいるメンバーとも会議を行うことができます。場所を選ばない会議により移動にかかる時間やコストの削減も可能です。

コラボレーションツールのメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考になります。

コラボレーションツールを使って生産性向上を実現！

コミュニケーション・情報共有を円滑にするコラボレーションツール。場所を問わず業務に必要な情報を速やかに共有できるため、テレワークにも活用されています。自社に最適なコラボレーションツールを導入し、生産性の向上を実現しましょう。