コラボレーションツールの３つのメリットとは？選び方も解説！

コラボレーションツールとは？

コラボレーションツールは、メンバー間のさまざまなやりとりをサポートしてくれるツールです。通常下記のような機能が備わっています。

• ■チャット機能：文章だけでなく音声や動画を使ってコミュニケーションがとれる
• ■スケジュール管理機能：各メンバーの予定を管理できる
• ■コンテンツ管理機能：プロジェクトの進捗を共有できる
• ■ファイル共有機能：大量のデータでも同時共有できる

このような機能を活用すれば、業務効率化やコミュニケーションの活発化に繋がります。

コラボレーションツールの有名な製品として、「Skype」や「Chatwork」などがあります。無料で使えるコラボレーションツールもありますが、有料版にアップグレードすることで機能が拡張できるものもあります。

コラボレーションツールのメリット

ここでは、コラボレーションツールを使うメリットについてご紹介します。コラボレーションツールを活用すれば、下記のような恩恵を受けられるでしょう。

１：メールのやり取りを簡略化できる

コラボレーションツールにより、メールのやり取りを簡略化できます。

今でも多くのシーンで活用されるメールですが、リアルタイムなやり取りは難しいでしょう。また、繰り返しやり取りをしていると件数が積み上がり、履歴が確認しづらいという難点もあります。加えて、メールは１対１でのやり取りであるため、複数人で情報交換できません。

コラボレーションツールを活用すれば、１つのコミュニケーションスペースを通して、複数人でのやり取りが可能です。必要に応じて見返せば、いつどのようなやり取りを行ったかを瞬時に確認することができます。

２：チームでのスケジュール、情報管理ができる

コラボレーションツールを活用すれば、チーム内のスケジュール管理や情報管理が容易になります。コラボレーションツールに個々のスケジュールやチーム全体のスケジュールを登録しておけば、メンバー間でリアルタイム共有することができます。

その結果として、プロジェクトの進捗状況を各メンバーが予測・把握でき、プロジェクトを円滑に進める手助けとなります。

３：セキュリティを強化できる

コラボレーションツールは、チーム内でやりとりする情報のセキュリティを強化できます。信頼できるメンバーのみをチャットに招待すれば、情報漏洩のリスクを低減できるでしょう。

また、データの閲覧権限を細かく設けておけば、必要以上の情報開示を避けられます。機密情報をやり取りするような場合は、コラボレーションツールのセキュリティー機能が大いに効果を発揮するでしょう。

コラボレーションツールの選び方

次にコラボレーションツールの選び方をご紹介します。コラボレーションツールを選ぶ際には、下記のような点を考慮しましょう。

１：価格で選ぶ

１つめの選定基準は「価格面」です。価格が安いほど魅力的ではありますが、その分使い勝手が悪かったり要件を満たせない可能性もあります。利用規模や利用頻度などで選択すべき製品は異なります。

自社の規模に合っているか、利用する人が操作しやすいかなども確認し、コストパフォーマンスのよい製品を選びましょう。

２：機能で選ぶ

２つめの選定基準は「機能面」です。一般的にコラボレーションツールは下記のような機能が搭載されています。

• ■文字や音声、動画でのチャット機能
• ■データ共有機能
• ■スケジュール管理（共有）機能
• ■セキュリティ機能

コラボレーションツールはそれぞれ特徴があり、どのような点が優れているかは製品ごとに異なります。そのため、どのような機能を重視すべきか考え、それに見合った製品を選ぶことが大切です。

３：コンセプトで選ぶ

３つめの選定基準は「コンセプト面」です。「機能面」との違いは、より「方向性」に着目するところです。

同じ「チャット機能に優れた」製品でも、「大人数でもスムーズにやり取り可能」「動画でもチャットが快適」などコンセプトは異なります。ツールのコンセプトや方向性は、実際に使ってみないと分かりにくいかもしれません。

製品によってはトライアル期間が設けられているため、導入する前に確認しておくことをおすすめします。

コラボレーションツールで社内のコミュニケーションを活性化！

コラボレーションツールを活用すれば、メンバー内のコミュニケーションを効率化でき、かつ情報漏洩を防ぐ効果も見込めます。

コラボレーションツールの選定基準としては、「価格」「機能」「コンセプト」が挙げられます。コラボレーションツールを導入する目的を明確にし、適切な製品を導入しましょう。