コラボレーションツールとは？
コラボレーションツールは、メンバー間のさまざまなやりとりをサポートしてくれるツールです。通常下記のような機能が備わっています。
- ■チャット機能：文章だけでなく音声や動画を使ってコミュニケーションがとれる
- ■スケジュール管理機能：各メンバーの予定を管理できる
- ■コンテンツ管理機能：プロジェクトの進捗を共有できる
- ■ファイル共有機能：大量のデータでも同時共有できる
このような機能を活用すれば、業務効率化やコミュニケーションの活発化に繋がります。
コラボレーションツールの有名な製品として、「Skype」や「Chatwork」などがあります。無料で使えるコラボレーションツールもありますが、有料版にアップグレードすることで機能が拡張できるものもあります。
コラボレーションツールのメリット
ここでは、コラボレーションツールを使うメリットについてご紹介します。
メールのやり取りを簡略化できる
コラボレーションツールにより、メールのやり取りを簡略化できます。
今でも多くのシーンで活用されるメールですが、リアルタイムなやり取りは難しいでしょう。また、繰り返しやり取りをしていると件数が積み上がり、履歴が確認しづらいという難点もあります。加えて、メールは１対１でのやり取りであるため、複数人で情報交換できません。
コラボレーションツールを活用すれば、１つのコミュニケーションスペース（グループ）を通して、複数人でのやり取りが可能です。必要に応じて見返せば、いつどのようなやり取りを行ったかを瞬時に確認することができます。
スケジュール、情報管理ができる
コラボレーションツールを活用すれば、チーム内のスケジュール管理や情報管理が容易になります。コラボレーションツールに個々のスケジュールやチーム全体のスケジュールを登録しておけば、メンバー間でリアルタイム共有することができます。
その結果として、プロジェクトの進捗状況を各メンバーが予測・把握でき、プロジェクトを円滑に進める手助けとなります。
セキュリティを強化できる
コラボレーションツールは、チーム内でやりとりする情報のセキュリティを強化できます。信頼できるメンバーのみをチャットに招待すれば、情報漏えいのリスクを低減できるでしょう。
また、もし情報共有のために様々なシステムを利用すると、その分セキュリティ対策が必要になります。しかしコラボレーションツールなら、提供企業によってセキュリティ対策が施されているので、安心して利用することができます。
Web会議の活用でコスト削減できる
コラボレーションツールの中には、Web会議機能を有するものがあります。テレビ会議よりも手軽に導入できるとして人気が高まっています。
Web会議を活用することで、それまで一斉に本社に集まっていた交通費や時間が不要になり、大幅なコストカットが可能になります。
コラボレーションツールのデメリットは
コラボレーションツールを導入するデメリットはあるのでしょうか。気になるポイントを解説します。
情報過多になる可能性がある
コラボレーションツールを活用することで、メールに代わりチャットを利用できるようになります。チャットは、メールよりも気軽に、こまめに使えるようになるため、場合によっては無駄な会話が増えてしまったり、通知によって集中力が散漫になる可能性があります。
チャット機能を利用する前には、利用のルールを定めたり、関係のないグループには参加しないなどの決まりを作ることが大切です。
オンラインでしか使えない
コラボレーションツールの多くはクラウド型のシステムが多くなっています。オンラインであればどこからでも利用できるメリットの反面で、オフラインの環境では使えないというデメリットがあります。また、Web会議を利用する場合は回線の安定も重要なポイントです。
導入前に、オンラインで無理なく使える環境が自社に整っているかどうかを確認しましょう。
具体的な製品を見てみたい方は、以下の記事もご覧ください。
コラボレーションツールで社内のコミュニケーションを活性化！
コラボレーションツールを活用すれば、コミュニケーションや情報共有ができるなどのメリットがあります。また、紹介したデメリットは、事前の準備があれば避けられるものばかりです。
より効率的な働き方を実現できるコラボレーションツールをぜひ検討してみてください。
