コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、社内のあらゆるプロジェクトにおいて、進行をスムーズに進めるために必要な情報共有やコミュニケーション機能、スケジュール、タスク管理などを備えたシステムを指します。
社内のチームメンバーだけでなく、社外の取引先や顧客とのさまざまな共同作業により成し得るプロジェクトにおいても効果を発揮します。
コラボレーションツールの主な機能とメリット
コラボレーションツールに搭載されている機能は情報共有を効率化するものと、コミュニケーションを円滑に進めるものに大別されます。
情報共有を効率化する機能
タスク管理や進捗状況の共有、スケジュールの相互管理など、情報共有は複数名で業務を行うのに必要不可欠でしょう。コラボレーションツールには、以下のような情報共有に役立つ機能が搭載されています。
- ■社内Wiki
- 社内のナレッジ共有の場が整備されていると、知識の共有により業務レベルが全体的に底上げできるほか、自身で解決を促し担当者が何度も同じ問い合わせに対応する手間も減少するでしょう。
- ■タスク管理・プロジェクト管理
- 誰がどの程度のタスクがあるのかといった情報の共有は、上長にとっては重要でしょう。また、プロジェクトにおける工程を可視化することで、作業漏れをなくすといったメリットもあります。
- ■スケジュール共有
- 例えば社員の予定が共有されていると、会議の予定が組みやすくなるでしょう。
- ■オンラインストレージ
- 場所を問わず、大容量のデータでもファイルの共有が簡単に行えます。
コミュニケーションを円滑に進める機能
音声や動画でのやりとりが行えるビジネスチャットやWeb会議システムなど、現代の企業に欠かせない機能がコラボレーションツールには備わっています。個別にシステムを導入するよりもコストが安く済む、というメリットもあるでしょう。主なコミュニケーションに関わる機能は次のとおりです。
- ■チャットツール
- ビジネスメールに比べ、コミュニケーションのやりとりが気軽にできます。進捗確認や申請・承認作業もチャットで行えばスムーズに進むでしょう。
- ■ビデオ通話・Web会議
- 遠隔地からも対面で会議が行え、複数名や大人数での開催も可能です。画面共有機能や画面録画機能があれば、資料や議事録の作成など、紙媒体が不要になります。
これらの機能を組み合わせて活用することにより、業務の効率化や生産性の向上へとつなげられます。
おすすめのコラボレーションツールを比較
ここからはおすすめのコラボレーションツールについて、価格や機能、特徴などを比較し紹介します。製品はすべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社にあうものを検討してください。
《kintone》のPOINT
- 業務に紐付いたコミュニケーション機能で、やりとりをスムーズに
- スマートフォンから気軽にチェック＆コメントが可能
- 取引先など、社外のメンバーともkintone上でやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は20000社社に導入されており、誰でも簡単にシステムが作れるチームワークプラットフォームです。多種多様なコミュニケーション機能が実装されているのも特徴で、社外の関係者を招待して、グラフやデータなどを確認しながらコミュニケーションが図れます。
| 価格 |
月額780円/１ユーザー |
提供形態 |
クラウド |
| 対応機能 |
グループ登録/ファイル共有/掲示板//マイルストーン設定/スマホ対応 |
無料トライアル |
〇 |
- 口コミ
- ■Web上で予算申請・承認が完結できるところです。以前はエクセルで作成したものを印鑑で承認してもらっていたので、とてもスピーディーになりました。（東京都/一般事務/教育・教育学習支援関係）
- ■入力が簡単な事、またフォーム作成も簡単な事、それでいてノンプログラミングで相当なことができます。データがどこでも入力でき、取り出せるので仕事が止まりません。（大阪府/情報処理・情報システム/その他製造）
- ■できることの幅が広いのが大きな利点。勤怠管理、顧客管理、CTIとの連動、社内ネットワーク連動、加えてすべての情報におけるリアルタイムな管理ができること。（北海道/経営者・役員/卸売・小売業・商業（商社含む））
《flouu》のPOINT
- 同時編集機能でリモートでのリアルタイムコラボレーションを実現
- スマホにも対応し、直感的に使えるシンプルな操作性
- 5分で導入可能。セキュリティ対策も万全
プライズ株式会社が提供する「flouu」は、チームのコミュニケーション情報を集約するオンラインワークスペースです。ドキュメントの同時編集やコメント、チャットができるほか、ファイル共有機能でテレワークを支援します。
| 価格 |
30日500円/１ユーザー |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 対応機能 |
グループ登録/ファイル共有/掲示板/チャット/スマホ対応 |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
- 口コミ
- ■オンライン会議中も共有することができて、メンバー全員誰でも編集することができるのが便利。（広島県/放送・広告・出版・マスコミ/ 広報・宣伝）
- ■営業を行う際に顧客の情報をflouuで一括管理ができ、業務の時間が削減できた。（京都府/営業・販売/電気、電子機器）
- ■ドキュメントを複数人で更新できたり、バージョン管理ができることが便利。またチャット機能が充実しており、ドキュメント単位でチャットができる。（神奈川県/研究・開発/自動車、輸送機器）
Box（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社）
製品・サービスのPOINT
- Webでのお得なプランを提供中。弊社を是非ご検討ください！
- 政府機関も使用するセキュアな環境でファイル管理が可能！
- 外部招待無償で無制限！（Business Plus以上）外部共有が変わる
「Box（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社）」は、世界10万社以上利用の実績をもつクラウド型のコンテンツ管理サービスです。容量無制限で利用でき、政府機関も使用している安全性の高い環境下でファイル管理が行なえます。
| 価格 |
月額2,600円～/１ID |
提供形態 |
クラウド / サービス / SaaS |
| 対応機能 |
ファイル共有/スマホ対応 |
無料トライアル |
〇 |
- 口コミ
- ■データ共有化をするのも楽になった。データをメールで送付する際に、リンクを貼って送付すればいいので楽。（三重県/ 生産・製造/ その他製造）
- ■部署を超えた資料のやりとりに便利。オンラインで開いても見やすくてよい。（東京都/情報処理・情報システム/情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
- ■大容量のため、どんどんデータを保管できる。更に、社内では、外部サーバではあるが、セキュリティもそこそこ信用できる。（東京都/営業・販売/食品、医薬、化粧品）
《Accela K-Board》のPOINT
- 社内外での遠隔ミーティング時のオンラインホワイトボードとして
- 時差を活用した海外拠点とのコミュニケーションツールとして
- 発言の背景や議論の流れを視覚化し”会議を劇的に改善”
アクセラテクノロジ株式会社が提供している「Accela K-Board」はクラウド上のホワイトボードの役割を持ち、ナレッジ共有やミーティングメモなどのコミュニケーションツールとして活躍します。紙で共有したものを議事録におこしたり、PCに入力しなおす手間もなくなるでしょう。
| 価格 |
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提供形態 |
クラウド |
| 対応機能 |
ファイル共有 |
無料トライアル |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《セキメル》のPOINT
- かんたん操作でオフィスのレイアウトを作成！
- 会社のスタイルに合わせた運用が可能 ！
- 低価格でフリーアドレスシステムを導入！
株式会社ASJ提供の「セキメル」は、座席選びを効率化させるオフィスのフリーアドレスシステムです。座席の利用状況を可視化し、ソーシャルディスタンスを意識した快適な座席レイアウトが実現します。また出退勤を記録するタイムカードの役割もあり、ICカード・QRコードをシステムに活用できます。
| 価格 |
月額5,500円/200名・10エリアまで
※2022年3月末まで無料プランあり |
提供形態 |
クラウド |
| 対応機能 |
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無料トライアル |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《roundz》のPOINT
- プライバシーに配慮してカメラ無しなので、気軽に会話ができる
- ストレスフリーな軽量設計で、zoomの10分の1の電⼒使⽤量
- 着信・発信のないボイスチャット機能で簡単にグループ通話
ラウンズ株式会社提供のクラウドサービス「roundz」は、リモートワークなどの離れた環境下におけるコミュニケーションを活性化させるツールです。Web上の仮想（バーチャル）オフィスにより、離れていても近くにいるような距離感で同僚の様子を確認でき、気軽に会話できるのがポイントです。
| 価格 |
月額5,500円～ |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 対応機能 |
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無料トライアル |
〇 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品・サービスのPOINT
- 社員間のスケジュール共有や重複を解決！
- 低価格でかんたん導入！導入後も手厚いサポートで社内に浸透を！
- 複数の施設や部署間でのやり取りが多い企業様にお勧め！
TOWN株式会社提供の「スケジュール管理グループウェア「アイポ」」は、チームの予定を見やすく一つのカレンダーにまとめ、スケジュール共有をより素早く簡単に行えます。PCだけでなくスマートフォンでも活用でき、チームの日程調整がより効率化できるでしょう。
| 価格 |
月額200円～/１ユーザー |
提供形態 |
クラウド / サービス / SaaS |
| 対応機能 |
スマホ対応 |
無料トライアル |
〇 |
なお、最新のランキングはこちらからご覧いただけます。
まだまだある！定番コラボレーションツール比較
ここからは、GoogleやMicrosoftなどから提供されているコラボレーションツールを比較・紹介します。またWeb会議システムやグループウェアとしても活用できるシステムや、無料で使えるツールもありますのでぜひチェックしてみてください。
《Zoom》のPOINT
- 場所を選ばずWeb会議！スマホやタブレットでも利用可能
- チャット機能も充実！ファイルやテキストのやり取りも自由自在
- セキュリティも！管理者機能で参加者のアクセスをコントロール
ZVC JAPAN株式会社が提供する「Zoom」は、100人までなら無料で使えるWeb会議ツールです。料金プランによりますが、最大1,000人まで利用できます。チャット機能やファイル共有といった基本機能を持ち、セキュリティ性も備えているので導入しやすいツールでしょう。
| 価格 |
年額０円～27,000円 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
| 対応機能 |
ドキュメント共有/スマホ対応 |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Microsoft Teams》のPOINT
- コミュニケーション機能を網羅！会議にチャット、ファイル共有も
- Web会議への招待はメールを送信するだけ！
- 各種Officeソフトと連携して共同編集が可能！
「Microsoft Teams」は日本マイクロソフト株式会社が提供しているWeb会議ツールです。基本的なオンライン会議機能だけであれば無料で利用できますが、有料プランになると情報共有機能やファイルの同時編集機能が使えます。
| 価格 |
月額０円～～2,170円/ユーザー |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
| 対応機能 |
ドキュメント共有/スマホ対応 |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
「Google Workspace（旧：G Suite）」
製品・サービスのPOINT
- 無料ではじめることも可能！企業での導入負担が小さい
- チームでの連携を高める機能が豊富！遠隔地にいても問題なし
- 管理者機能で社員のアカウントを一元管理！大切な情報を守る
グーグル合同会社による「Google Workspace（旧:G Suite）」は、GmailやGoogleドキュメントなど、ビジネスに必要なさまざまなツールを統合したソリューションです。導入すると、企業ドメインとメールアドレス、ストレージ容量を付与され、さらに24時間365日サポートを受けられます。
| 価格 |
月額680円～3,000円/ユーザー |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
| 対応機能 |
Webメール/ファイル共有/スマホ対応 |
無料トライアル |
〇 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Microsoft365》のPOINT
- なじみのあるOfficeアプリをどこでも利用可能！
- 紙は不要！業務プロセスをシステム上で自動化
- 高度なセキュリティ機能でさまざまなリスクに対応！
日本マイクロソフト株式会社による「Microsoft 365」はPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからクラウド環境下でいつでもどこでもOfficeアプリを利用できます。チームメンバーとファイルを共有しての共同作業やチャットなどが可能です。
| 価格 |
月額540円～6,200円/ユーザー |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
| 対応機能 |
Webメール/ファイル共有/スマホ対応 |
無料トライアル |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Chatwork
「Chatwork」はChatwork株式会社が提供する多機能ビジネスチャットツールです。チャット機能のほか、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話機能を標準搭載しています。ビジネスプランは月額500円から利用でき、ユーザー管理や社外ユーザー制限機能が利用可能です。
| 価格 |
月額０円～800円/ユーザー |
提供形態 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応 |
無料トライアル |
〇 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
コラボレーションツールの選び方
コラボレーションツールを選定するときのポイントは、次のとおりです。
- ●必要な機能を明確にする
- ●誰でも使えそうなツールか確認する
- ●すべての端末に対応しているか確認する
必要な機能を明確にする
まずは自社にコラボレーションツールを導入する目的を明確にし、どのような機能が必要かを洗い出します。企業によってはチャット機能で十分なケースもあれば、大きいファイルのやり取りをするため容量を重視すべき場合もあるでしょう。在宅勤務の社員が多い場合は、ビデオ会議があると便利かもしれません。
また、無償版と有償版のどちらを選ぶかも重要でしょう。無償版のコラボレーションツールではアカウント数に制限があり、容量や機能に制限もあるので注意が必要です。
自社の人数や必要な機能によっては無償版で十分でしょう。しかし、必要な機能を明確にしていなければ、不要な機能を持った有償ツールを選んでしまい、無駄なコストが発生する可能性も否めません。
誰でも使えそうなツールか確認する
コラボレーションツールは社内全体で使うことでより効果を発揮するため、誰でも使えそうなツールか確認することが大切です。無料トライアルやデモ体験で事前に操作性を確認してみましょう。また、操作方法についてのサポートが充実している製品を選ぶとなお安心です。
メールよりもスムーズにやり取りできることがコラボレーションツールの強みであるため、ITに苦手意識がある人でも使えるような使いやすい操作感のツールを選ぶとよいでしょう。
すべての端末に対応しているか確認する
導入予定のコラボレーションツールが、社員が使っている端末に対応しているか確認する必要があります。PCやスマートフォン、タブレットなどの対応OSやブラウザといった動作環境を事前に調べておくといいでしょう。従業員数が多い企業や、個人の端末を業務利用するBYODを採用している企業は、マルチデバイスに対応しているコラボレーションツールがおすすめです。
最近はスマートフォンやタブレットを業務利用するケースが多いので、スマホアプリが使えるツールだとより便利です。
コラボレーションツールの注意点
最後に、コラボレーションツールを導入するときの注意点を見ていきましょう。
社内全体へ目的を周知する必要がある
コラボレーションツールの導入前に、目的を社内全体に通知することが必要です。導入目的が曖昧なまま業務の基盤が変わると、抵抗を覚える社員や、新しいシステムについていけない社員の不満も溜まります。
どのようなコラボレーションツールでも利用にあたっては、社員に最低限の使い方を覚えてもらう必要があるでしょう。社員に不満がある状態では適切な運用は難しいため、導入前に目的や使い方などの周知が大切です。
生産性が落ちる可能性がある
コラボレーションツールはコミュニケーションを円滑に進められますが、逆に生産性が落ちる可能性も否めません。メールよりも簡単に意見を交換でき、従来よりもコミュニケーションの数が増えるからです。無駄が増えてしまい社員の集中力が低下することもあるでしょう。
通常業務を圧迫しないよう、直接関係するメンバーだけに通知する設定にしたり、関係者のみのコミュニケーションツールとして活用したりと、情報量のコントロールや運用ルールの整備を行う必要があるでしょう。
遠隔地間の連携をスムーズにし、プロジェクト進行を効率化！
コラボレーションツールを導入するときは、各製品がもつ機能やコストのバランスだけでなく、誰でも使えるかどうかが重要です。また、必要な機能を明確にし、業務で使うすべての端末に対応しているかどうかも確認しましょう。
最適なツールを導入し、環境を整備して業務のスピードアップを図りましょう。
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