コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、社内のあらゆるプロジェクトにおいて、進行をスムーズに進めるために必要な情報共有やコミュニケーション機能、スケジュール、タスク管理などを備えたシステムを指します。
社内のチームメンバーだけでなく、社外の取引先や顧客とのさまざまな共同作業により成し得るプロジェクトにおいても効果を発揮します。
コラボレーションツールの主な機能とメリット
コラボレーションツールに搭載されている機能は情報共有を効率化するものと、コミュニケーションを円滑に進めるものに大別されます。
情報共有を効率化する機能
タスク管理や進捗状況の共有、スケジュールの相互管理など、情報共有は複数名で業務を行うのに必要不可欠でしょう。コラボレーションツールに搭載される情報共有に役立つ機能は次のとおりです。
- ■社内Wiki
- 社内のナレッジ共有の場が整備されていると、知識の共有により業務レベルが全体的に底上げできるほか、自身で解決を促し担当者が何度も同じ問い合わせに対応する手間も減少するでしょう。
- ■タスク管理・プロジェクト管理
- 誰がどの程度のタスクがあるのかといった情報の共有は上長にとっては特に重要でしょう。また、プロジェクトにおける工程を可視化することで、作業漏れをなくすといったメリットもあります。
- ■スケジュール共有
- たとえば社員の予定が共有されていると、会議の予定が組みやすくなるでしょう。
- ■オンラインストレージ
- 場所を問わず、大容量のデータでもファイルの共有が簡単に行えます。
コミュニケーションを円滑に進める機能
音声や動画でのやりとりが行えるビジネスチャットやWeb会議システムなど、現代の企業に欠かせない機能がコラボレーションツールに備わっています。個別にシステムを導入するよりもコストが安く済む、というメリットもあるでしょう。コラボレーションツールに搭載されている主なコミュニケーションに関わる機能は次のとおりです。
- ■チャットツール
- ビジネスメールに比べ、コミュニケーションのやりとりが気軽にできます。進捗確認や申請・承認作業もチャットで行えばスムーズに進むでしょう。
- ■ビデオ通話・Web会議
- 遠隔地からも対面で会議が行え、複数名や大人数での開催も可能です。画面共有機能や画面録画機能があれば、資料や議事録の作成など、紙媒体が不要になります。
これらの機能を組み合わせて活用することにより、業務の効率化や生産性の向上へとつなげることが可能になります。
コラボレーションツールを人気順に比較
ここからは、ITトレンド編集部おすすめのコラボレーションツールをITトレンド2020年年間資料請求ランキング順に紹介します。
kintone の比較ポイント
- 業務に紐付いたコミュニケーション機能で、やりとりをスムーズに
- スマートフォンから気軽にチェック＆コメントが可能
- 取引先など、社外のメンバーともkintone上でやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は１万社に導入されている誰でも簡単にシステムが作れるチームワークプラットフォームです。多種多様なコミュニケーション機能が実装されているのも特徴で、社外の関係者を招待して、グラフやデータなどを確認しながらコミュニケーションが図れます。
- 「kintone」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 価格：月額1,500円～/ユーザー（５ユーザーから利用可）
- 無料トライアル：ー
- 対応機能：グループ登録 /ファイル共有/掲示板/マイルストーン設定
- スマホ対応：◯
- ■Web上で予算申請・承認が完結できるところです。以前はエクセルで作成したものを印鑑で承認してもらっていたので、とてもスピーディになりました。（東京都／ 一般事務／ 教育・教育学習支援関係）
- ■入力が簡単な事、またフォーム作成も簡単な事、それでいてノンプログラミングで相当なことができます。データがどこでも入力でき、取り出せるので仕事が止まりません。（大阪府／ 情報処理・情報システム／ その他製造）
- ■できることの幅が広いのが大きな利点。勤怠管理、顧客管理、CTIとの連動、社内ネットワーク連動、加えてすべての情報におけるリアルタイムな管理ができること。（北海道／ 経営者・役員／ 卸売・小売業・商業（商社含む））
box の比較ポイント
- Boxを共有ワークスペースとして活用
- 安全な方法で顧客とファイルを共有することができる
- かつてないほど効率的かつ迅速に業務を進めることができる
「box」は株式会社Box Japanが提供するビジネスに特化したコンテンツマネジメントプラットフォームで、いつでもどこからでも安全にファイルにアクセスできます。容量無制限で使え、バージョン管理も自動で行ってくれるのが便利です。
- 「box」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：オンプレミス/クラウド/SaaS
- 価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：◯
- 対応機能：グループ登録 /ファイル共有
- スマホ対応：◯
- ■URLのみでファイル共有ができる点、管理者権限を事前に設定して情報漏洩の懸念も少ない点、そして何より組織利用の際に容量が無制限な点が、安心して使える最大のポイントでした。（東京都／ 企画・調査・マーケティング／ 人材サービス）
- ■複数人数が同時に編集ができるので、導入前と比較すると資料作成のスピード感が格段にあがりました。他のユーザの更新した箇所が即座に反映されるので、チームで協力しながら資料作成がとてもしやすいです。（東京都／ 営業・販売／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
- ■何と言っても、IT部門としては、社内のファイルサーバ管理から解放される点です。またセキュリティも担保されており、現在のテレワーク環境には適していると思います。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）
Sciforma 7.1 の比較ポイント
- 簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
- わかりやすいインターフェイス
- プロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制
サイフォーマ株式会社が提供する「Sciforma 7.1」は世界20カ国、30万人以上の利用実績があるプロジェクト管理・コラボレーションツールです。各プロジェクトの起案から実行までのマネジメントを行い、実行管理機能やアラート機能でスムーズな進行の支援と成功確率の向上を促します。
- 「Sciforma 7.1」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：オンプレミス/クラウド
- 価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- 対応機能：
グループ登録/ファイル共有/掲示板/チャット/ガントチャート/マイルストーン設定 - スマホ対応：別途お問い合わせ
Accela K-Board の比較ポイント
- 社内外での遠隔ミーティング時のオンラインホワイトボードとして
- 時差を活用した海外拠点とのコミュニケーションツールとして
- 発言の背景や議論の流れを視覚化し”会議を劇的に改善”
アクセラテクノロジ株式会社が提供している「Accela K-Board」はクラウド上のホワイトボードの役割を持ち、ナレッジ共有やミーティングメモなどのコミニュケーションツールとして活躍します。紙で共有したものを議事録におこしたりPCに入力し直す手間もなくなるでしょう。
- 「Accela K-Board」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- 対応機能：ファイル共有
- スマホ対応：別途お問い合わせ
Box（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社）
Box（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社） の比較ポイント
- Webでのお得なプランを提供中。弊社を是非ご検討ください！
- 政府機関も使用するセキュアな環境でファイル管理が可能！
- 外部招待無償で無制限！（Business Plus以上）外部共有が変わる
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が代理店として提供する「Box」は無料トライアルやお得なWeb限定プランが用意されたクラウド型コンテンツ管理サービスです。容量無制限で利用でき、政府機関も使用している安全性の高い環境下でファイル管理が行なえます。
- 「Box」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド/サービス/SaaS
- 価格：月額1,800円～/１ID
- 無料トライアル：◯
- 対応機能：ファイル共有
- スマホ対応：◯
PROCENTER/C の比較ポイント
- 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します
「PROCENTER/C」はNECソリューションイノベータ株式会社が提供している情報共有プラットフォームです。バージョン管理機能に加えて、ドキュメントの承認と公開を行うワークフロー機能も搭載されているのが特徴です。日本語のほか、英語と中国語にも対応しているので海外とのやりとりが多い企業にもおすすめです。
- 「PROCENTER/C」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：オンプレミス/クラウド
- 価格：サーバライセンス料120万円～、ユーザライセンス料24万円～
- 無料トライアル：ー
- 対応機能：ファイル共有
- スマホ対応：◯
flouu の比較ポイント
- 同時編集機能でリモートでのリアルタイムコラボレーションを実現
- スマホにも対応し、直感的に使えるシンプルな操作性
- 5分で導入可能。セキュリティ対策も万全
プライズ株式会社が提供する「flouu」は、チームのコミュニケーション情報を集約するオンラインワークスペースです。ドキュメントの同時編集やコメント、チャットができるほか、ファイル共有機能でテレワークを支援します。
- 「flouu」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 価格：月額500円～/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- 対応機能：グループ登録/ファイル共有/掲示板/チャット
- スマホ対応：◯
なお、最新のランキングはこちらからご覧いただけます。
コラボレーションツール の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline まだまだある！定番コラボレーションツール比較
ここからは、GoogleやMicrosoftなどから提供されているコラボレーションツールを比較しながら紹介していきます。無料で使えるツールもありますのでぜひチェックしてみてください。
Zoom の比較ポイント
- 場所を選ばずWeb会議！スマホやタブレットでも利用可能
- チャット機能も充実！ファイルやテキストのやり取りも自由自在
- セキュリティも！管理者機能で参加者のアクセスをコントロール
「Zoom」はZVC JAPAN株式会社が提供する、100人までなら無料で使えるWeb会議ツールです。料金プランによりますが、最大1,000人までの利用できます。チャット機能やファイル共有といった基本機能を持ち、セキュリティ性も備えているので導入しやすいツールでしょう。
- 「Zoom」の製品情報
- 対象企業規模：1,000名未満
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP/サービス
- 価格：年額０円～27,000円
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- スマホ対応：◯
Microsoft Teams の比較ポイント
- コミュニケーション機能を網羅！会議にチャット、ファイル共有も
- Web会議への招待はメールを送信するだけ！
- 各種Officeソフトと連携して共同編集が可能！
「Microsoft Teams」は日本マイクロソフト株式会社が提供しているWeb会議ツールです。基本的なオンライン会議機能だけであれば無料で利用できますが、有料プランになると情報共有機能やファイルの同時編集機能が使えます。
- 「Microsoft Teams」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP/サービス
- 価格：月額０円～～2,170円/ユーザー
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- スマホ対応：◯
「Google Workspace（旧：G Suite）」
「Google Workspace（旧：G Suite）」 の比較ポイント
- 無料ではじめることも可能！企業での導入負担が小さい
- チームでの連携を高める機能が豊富！遠隔地にいても問題なし
- 管理者機能で社員のアカウントを一元管理！大切な情報を守る
グーグル合同会社による「Google Workspace（旧:G Suite）」は、GmailやGoogleドキュメントなど、ビジネスに必要なさまざまなツールを統合したソリューションです。導入すると、企業ドメインとメールアドレス、ストレージ容量を付与され、さらに24時間365日サポートを受けられます。
- 「Google Workspace（旧:G Suite）」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP/サービス
- 価格：月額680円～3,000円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ対応：◯
Microsoft365 の比較ポイント
- なじみのあるOfficeアプリをどこでも利用可能！
- 紙は不要！業務プロセスをシステム上で自動化
- 高度なセキュリティ機能でさまざまなリスクに対応！
日本マイクロソフト株式会社による「Microsoft 365」はPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからクラウド環境下でいつでもどこでもOfficeアプリを利用できます。チームメンバーとファイルを共有しての共同作業やチャットなどが可能です。
- 「Microsoft 365」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP/サービス
- 価格：月額540円～6,200円/ユーザー
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- スマホ対応：◯
Chatwork
「Chatwork」はChatwork株式会社が提供する多機能ビジネスチャットツールです。チャット機能のほか、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話機能を標準搭載しています。ビジネスプランは月額500円から利用でき、ユーザー管理や社外ユーザー制限機能が利用可能です。
- 「Chatwork」の製品情報
- 対象企業規模：全ての規模に対応
- 提供形態：別途お問い合わせ
- 価格：月額０円～800円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ対応：◯
コラボレーションツールの選び方
コラボレーションツールを選定するときのポイントは次のとおりです。
- ●必要な機能を明確にする
- ●誰でも使えそうなツールか確認する
- ●全ての端末に対応しているか確認する
必要な機能を明確にする
まずは自社にコラボレーションツールを導入する目的を明確にし、どのような機能が必要か洗い出します。企業によってはチャット機能で十分なケースもあれば、大きいファイルのやり取りをするため容量を重視すべき場合もあるでしょう。在宅勤務の社員が多い場合は、ビデオ会議があると便利かもしれません。
また、無償版と有償版のどちらを選ぶかも重要でしょう。無償版のコラボレーションツールではアカウント数に制限があり、容量や機能に制限もあるので注意が必要です。
自社の人数や必要な機能によっては無償版で足りるでしょう。しかし、必要な機能を明確にしていなければ、不要な機能を持った有償ツールを選んでしまい、無駄なコストが発生する可能性も否めません。
誰でも使えそうなツールか確認する
コラボレーションツールは社内全体で使うことでより効果を発揮するため、誰でも使えそうなツールか確認することが大切です。無料トライアルやデモ体験で事前に操作性を確認してみましょう。また、操作方法についてのサポートが充実している製品を選ぶとなお安心です。
メールよりもスムーズにやり取りできることがコラボレーションツールの強みであるため、ITに苦手意識がある人でも使えるような直感的な操作が可能なツールを選ぶと良いでしょう。
全ての端末に対応しているか確認する
導入予定のコラボレーションツールが、社員が使っている端末に対応しているか確認する必要があります。PCやスマートフォン、タブレットなどの対応OSやブラウザといった動作環境を事前に調べておくといいでしょう。従業員数が多い企業や、個人の端末を業務利用するBYODを採用している企業は、マルチデバイスに対応しているコラボレーションツールがおすすめです。
最近はスマートフォンやタブレットを業務利用するケースが多いので、スマホアプリが使えるツールだとより便利です。
コラボレーションツールの注意点
最後に、コラボレーションツールを導入するときの注意点を見ていきましょう。
社内全体へ目的を周知する必要がある
コラボレーションツールの導入前に、目的を社内全体に通知することが必要です。導入目的が曖昧なまま業務の基盤が変わると、抵抗を覚える社員や、新しいシステムについていけない社員の不満も溜まります。
どのようなコラボレーションツールでも利用にあたっては、社員に最低限の使い方を覚えてもらう必要があるでしょう。社員に不満がある状態では適切な運用は難しいため、導入前に目的や使い方などの周知が大切です。
生産性が落ちる可能性がある
コラボレーションツールはコミュニケーションを円滑に進められますが、逆に生産性が落ちる可能性も否めません。メールよりも簡単に意見を交換でき、従来よりもコミュニケーションの数が増えるからです。無駄が増えてしまい社員の集中力が低下することもあるでしょう。
通常業務を圧迫しないよう、直接関係するメンバーだけに通知がいくようにしたり、プロジェクト関係者の一部が参加するコミュニケーションの場を確立したりと、情報量のコントロールや運用ルールの整備を行う必要があるでしょう。
遠隔地間の連携をスムーズにし、プロジェクト進行を効率化！
コラボレーションツールを導入するときは、各製品が持つ機能やコストのバランスだけでなく、誰でも使えるかどうかが重要です。また、必要な機能を明確にし、業務で使う全ての端末に対応しているかどうかも確認しましょう。
最適なツールを導入し、環境を整備して業務のスピードアップを図りましょう。
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