ITトレンド編集部おすすめ！コラボレーションツール比較６選
ITトレンド編集部おすすめのコラボレーションツールを比較しながら紹介します。
ストレスなくオンラインストレージの利用が可能なため、チームメンバーのデータ共有が円滑化します。共有フォルダに最新版のファイルを保存することで、誰でもスムーズにアクセスできます。
モバイル端末にも対応しており、場所を選ばないファイルの確認が実現するため、業務効率が向上します。プランは３種類に分かれており自社の予算に合った価格帯で利用できるでしょう。
box の比較ポイント
- Boxを共有ワークスペースとして活用
- 安全な方法で顧客とファイルを共有することができる
- かつてないほど効率的かつ迅速に業務を進めることができる
容量無制限のため、扱うファイルの容量が大きくても問題ありません。また、常に最新バージョンを利用できるため、自社でバージョン管理する必要がなく、ファイルを探す手間も省けます。
アクセス制御は７段階にもおよび、適切なアクセス権限を付与することで高度なセキュリティが実現するでしょう。複合機などと連携することでbox上にあるファイルをそのまま印刷でき、会議に必要な資料も速やかに配布できます。
Sciforma 7.1 の比較ポイント
- 簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
- わかりやすいインターフェイス
- プロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制
自社に必要な機能をプロジェクトごとにカスタマイズして利用できます。そのため、適切なプロジェクト管理につながり生産性向上に貢献します。各プロジェクト工数の直接入力により、現状の進捗管理を正確に行うことが可能です。
また、プロジェクトやタスクの課題も迅速に識別し、担当者を設定することで課題解決まで進捗を追跡できます。
セキュリティが堅牢なため安全な環境でのファイル共有が可能であり、社内だけでなく取引先ともやり取りができます。また、ファイルやチャットによる意見交換だけでなく、Fleekdrive上でのファイル同時編集も可能です。そのため、メールのやり取りよりも工数を削減できるでしょう。
簡易的な表現を行う機能を持ち、ファイルや意見に対して簡単に評価を行えるため、プロジェクトの円滑化に貢献します。
PROCENTER/C の比較ポイント
- 内部統制強化とビジネス効率化の両立を実現
- 企業間・部門間でのセキュアな情報共有を実現
- 単なる文書ファイリングではなく、情報共有基盤
有効期限の設定により活用度・重要度から優先順位が低いファイルをピックアップし廃棄を促進することで情報の氾濫を防ぎます。サーバ上にアップロードされたファイルは暗号化され安全な管理が可能です。
ファイル単位に細かくアクセス権限を設定できるため、担当者以外が操作して内容が変更される心配もありません。大量なデータ管理・共有が可能で、容量の増設も容易なため、無駄のない運用が可能です。
kintone の比較ポイント
- 業務に紐付いたコミュニケーション機能で、やりとりをスムーズに
- スマートフォンから気軽にチェック＆コメントが可能
- 取引先など、社外のメンバーともkintone上でやりとりが可能
多種多様なコミュニケーション機能が実装されているため、グラフやデータなど仕事の進捗や状況を確認しながらコミュニケーションが可能です。掲示板機能により全社単位でコミュニケーションを図れ、返信や「いいね」による評価もできます。
kintoneに登録されたデータについて指示やアドバイス、質問を書き込めるなど円滑にプロジェクトを進められるでしょう。
まだまだある！おすすめのコラボレーションツール比較11選
ここからは、おすすめのコラボレーションツールを比較しながらさらに紹介していきます。（３月３日時点）
Qiita:Team
チャット機能だけでなくプレーンテキストを書くだけで記事を作成し、簡単に情報の共有が可能です。エンジニアが所属する少人数の企業で活用されており、読みやすい開発ドキュメントを作成・共有ができるでしょう。
今まで会議を行っていたことも、専用のチーム掲示板を作成することで済むようになり大幅な時間削減に繋がっています。フォーマットがある記事にはテンプレート機能を使えるため、面倒な記事作成も簡単に行えるでしょう。
Chatwork
社内・社外の相手と簡単にチャットができるため多くの企業が採用しています。使い方がシンプルでITが苦手な人でも簡単に使えるため、スムーズな導入が実現するでしょう。
チャット機能以外にもファイルやタスクの共有・管理を行えるため、誰でもビジネスを円滑に進められます。また、カメラとマイクを繋げば簡単にビデオ会議が可能です。
Slack
簡単に扱えるチャットとして人気がある製品。チームでタスク管理をするツールとして多くの企業で使われています。自社で使っているツールと自動で連携できるため、業務を一ヶ所に集約可能です。
例えばZendeskやSalesforce、Google Appsとの連携が可能であり、ファイルのURLをアップするだけでツールのフォルダに保存されます。
Chatter
社内に散在しているノウハウを部門を超えて共有でき、ビジネスをより便利に進められます。外出中でもPCやモバイル端末からアクセス可能なため、いつでもどこでもプロジェクトの進捗管理ができます。
また、アンケート機能の活用により現場の意見の迅速な収集が実現するでしょう。社内FAQの作成やマニュアルの共有も可能です。
DocBase
誰でも使える安全性の高いコラボレーションツールです。組織全体から細かいチーム設定を行いプロジェクトに必要な情報の管理・共有ができます。シンプルな機能で使いやすくアップしたファイルも同時編集が可能。
メールや既に使っているSlack・Chatworkなど他のツールとも連携できます。リアルタイムに情報を共有し、名前の通りドキュメントを管理する基盤（ベース）として活躍するでしょう。
Yammer
YammerはOffice365の機能の１つで、Facebookのような社内SNSとして利用できるコラボレーションツールです。アプリ内でコンテンツの共有や作成、編集などを簡単に実施し、情報を共有することができます。
担当者のスケジュールやアイデア、トピックや関心事をシェアすることで、よりクリエイティブな発想を生み出せるでしょう。
Terllo
Terlloは１つのボードに複数の要素を書き込めるコラボレーションツールです。タスク管理がメインの機能ですが、タスクを共有しチャットで意見を出せるなど、情報共有機能も優れています。
既存のGoogle DriveやDropbox、OneDriveなどのファイルも一元化し、必要な情報を見逃すことなくシェアできるでしょう。タスクボードは常に更新されているため、いつでも最新の情報を入手可能です。
Microsoft Teams
Yammerと同様にMicrosoftが開発しています。Office365と親和性が高いコラボレーションツールです。チャット以外にもオンライン会議に必要な機能が揃っており、音声、ビデオ、Web会議を行うことができます。
特に電話システムが優れており、聞き取りやすく信頼性の高い通話が実現するでしょう。
Talknote
Talknoteはグループ管理・メッセージ管理・タスク管理の３つの機能で業務を効率化します。ただのチャットツールではなく、仕事の進捗具合をグループ単位で把握できるため、チームリーダーに好まれるツールといえるでしょう。
また、ツールの投稿時間やアクセス時間を解析し社員のモチベーションを把握する機能もあります。アクセスの時間帯から仕事をし過ぎていないか検知する機能により、社員の健康も把握できるでしょう。
R-GROUP
ビジネスに必要な機能をバランス良く搭載したコラボレーションツールです。チャット機能や掲示板、ファイル共有など基本機能は網羅したうえで、タイムカード機能やシフト表、名刺管理などもあります。普段仕事であったら助かる機能が充実しているため、仕事も捗るでしょう。
利用者数は無制限で無料で使えるためグループウェアの導入検討している企業におすすめです。
Zoho Connect
Zoho Connectは状況にあった方法でコミュニケーションが取れるコラボレーションツールです。SNSのような感覚でアイデアや近況、タスクの状況もシェアできます。業務に必要な手順やマニュアルはWikipediaのように残すことが可能です。
また、Zoho Connect上で独自のアプリの作成ができるため、自社に最適なコミュニケーションを図れるでしょう。
コラボレーションツールの選び方
では、具体的にどのように製品を選べば良いか紹介します。
必要な機能を明確にする
まずは自社にコラボレーションツールを導入する目的を明確にし、どのような機能が必要か洗い出します。企業によってはチャット機能で十分なケースもあれば、大きいファイルのやり取りをするため容量を重視すべき場合もあるでしょう。
在宅勤務の社員が多い場合は、ビデオ会議があると便利かもしれません。自社で抱えている課題を解決できる機能を考えることも有効です。
また、無償版と有償版のどちらを選ぶかも重要な要素になってくるでしょう。無償版のコラボレーションツールではアカウント数に制限があり、容量や機能に制限もあります。
自社の人数や必要な機能によっては無償版で足りるでしょう。しかし、自社に必要な機能を明確にしていなければ、不要な機能を持った有償ツールを選んでしまい、無駄なコストが発生する可能性も否めません。
誰でも使えそうなツールか確認する
コラボレーションツールは社内全体で使うことでより効果を発揮するため、誰でも使えそうなツールか確認することが大切です。コラボレーションツールの基本機能である「チャット」「タスク共有」「ファイル共有」はビジネスを進めるために不可欠な要素でしょう。
メールよりもスムーズにやり取りできることがコラボレーションツールの強みであるため、ITに苦手意識がある人でも使えるような直感的な操作が可能なツールを選ぶと良いでしょう。
全ての端末に対応しているか確認する
導入予定のコラボレーションツールが社員が使っている端末に対応しているか確認する必要があります。PCやスマートフォン・タブレットなどの利用で業務の効率化が可能です。
そこでモバイル端末にも対応しているコラボレーションツールを導入すれば、さらに業務が効率化できるでしょう。従業員数が多い企業や、個人の端末を業務利用するBYODを採用している企業は、マルチデバイスに対応しているコラボレーションツールがおすすめです。
コラボレーションツールの注意点
コラボレーションツールを導入するときの注意点を見ていきましょう。
社内全体へ目的を周知する必要がある
コラボレーションツールの導入前に、目的を社内全体に通知することが必要です。導入の目的が把握できないと対応できない社員が現れます。
どのようなコラボレーションツールでも利用するためには最低限の使い方を覚える必要があるでしょう。導入目的が曖昧なまま業務の基盤が変わると、抵抗を覚える社員や、新しいシステムに付いていけない社員の不満も溜まります。
社員に不満がある状態では適切な運用は難しいため、導入前に目的や使い方などの周知が大切です。
生産性が落ちる可能性がある
コラボレーションツールはコミュニケーションを円滑に進められますが、かえって生産性が落ちる可能性も否めません。メールよりも簡単に意見を交換できるため、従来よりもコミュニケーションの数が増える可能性が高いです。
したがって、無駄が増えてしまい社員の集中力が低下することもあるでしょう。
また、必要な情報であったとしても絶対数の増加のより通常業務を圧迫することもあります。コラボレーションツールの導入で失敗しないためには、適切な運用を行える環境の整備が必要でしょう。
自社に最適なツールを導入して業務のスピードアップをしよう
コラボレーションツールを導入するときは、各製品が持つ機能やコストのバランスだけでなく、誰でも使えるかどうかが重要です。コラボレーションツールを導入する前には、必要な機能を明確にすることや、全ての端末に対応しているかどうかも確認・比較しましょう。
自社に最適なツールを導入し、環境を整備して業務のスピードアップを図りましょう。
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