社内SNSとメール、どちらがよい？

社内SNS・ビジネスチャットツールのメリット・デメリット

まずは、近年注目が集まっている社内SNSやビジネスチャットツールのメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

メリット

●簡単にコミュニケーションが取れる

リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。そのため、相手からすぐに返信が欲しい場合や、業務上でちょっとしたことを聞きたい時などに非常に便利です。オフィスが大きい会社であれば、わざわざ相手の席まで行くことなくやり取りができます。

●同時に多人数とコミュニケーションが可能

グループ機能を使って、業務に関係する人たちとグループを作成することで、一度に複数人とコミュニケーションをとることができます。複数の人たちで共有したい情報がある場合などには、個別に連絡をする手間が省け、効率的に情報共有することができます。

●情報共有が簡単に素早くできる

社内SNSでは画像や資料などのファイル、動画の送信もドラッグ＆ドロップなどの操作で簡単に行うことが可能です。そのため、社内の資料共有ツールとして活用することもできます。

デメリット

●過度なコミュニケーションによる生産性の低下

手軽にコミュニケーションが取れますが、その分コミュニケーションの量が必然的に多くなります。そうなると、頻繁に送られてくるメッセージに気をとられ、仕事への集中力が低下するなど、生産性の低下を招く恐れがあります。この点は注意して使わなければいけません。

●対面でのコミュニケーションの減少

仕事上でのコミュニケーションを、何でも社内SNSやビジネスチャットツールで行ってしまうと、社内の人と対面でのコミュニケーションが減少する可能性があります。
また、文字だけでのやり取りでは、メッセージの内容について、相手と自分で違う解釈をしてしまい、食い違いが起きることもあります。社内SNS・ビジネスチャットツールがどれだけ便利であっても、業務上で重要な相談などの時には、きちんと相手の顔を見て直接話すようにしましょう。

●情報漏えいのリスク

現在の社内SNS・ビジネスチャットツールは、クラウドを使ったサービスが一般的です。社内SNSに登録する個人情報、すべての投稿内容などは、サービスを提供する会社のデータセンターで管理されます。そのため、第三者に情報の管理を委託することになり、外部からの情報漏えいのリスクが高まる可能性がある点は考慮する必要があります。

メールのメリット・デメリット

今度は、これまでビジネスで利用されてきたメールのメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

メリット

●相手の時間を拘束しない

オンラインでリアルタイムのやり取りをするチャットなどの場合、相手の時間が合わなければコミュニケーションを取ることができません。しかし、メールは送信後、開封されるのを待つだけなので、相手の時間を拘束しません。

●検索ややり取りの履歴が確認しやすい

メールは、時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりすることで、メッセージの検索が簡単に行えます。キーワードなどでの検索も可能です。さらに、データとともに送受信の日時が残るので、始まりから現在に至るまでのやり取りの経過を時間軸に沿って追いかけることができます。

●トラブルを防げる

メールは送受信の記録が残ります。そのため、業務上で「言った」「言わない」といったトラブルを防ぐことができます。また、確認のメッセージを「送った」「送っていない」というようなトラブルも防止も可能です。

デメリット

●相手が読んだかが分からない

メールは送信後、相手が返信などの反応を返してこない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。すぐに返事などが欲しい場合には、それを意識した件名や文面を作ることが必要になります。

●時間の共有ができない

社内SNS・ビジネスチャットツールはリアルタイムに相手と時間を共有することで密なコミュニケーションが取れますが、メールはそうしたことができません。また「時間を共有しなくてよい」というのはメールの利点である反面、直接会って話せば、すぐに理解できるような微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点にもなります。

●コミュニケーションが簡素になってしまう

決まり文句や、用件ばかりのメールを送っていると、いつの間にかやり取りが無機質なものになります。声や表情で補うことができない分、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

●データが残る

一度送ったメールは取り戻すことができません。受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。メールを送った後に失敗や後悔をしないためにも、送る前に内容を十分に確認しておくことが大切です。

社内SNS・ビジネスチャットとメールの使い分けは？

社内SNSやビジネスチャットツールとメールは、送る内容や相手との関係性、相手の趣向などで使い分けることでよりメリットを受けやすくなります。

送る相手や内容によってツールを変える

「誰に連絡するか」「何を送るか」で、連絡手段の使い分けをすることが重要です。社内SNSやビジネスチャットツールは、社内での簡単なメッセージを送り合うのに適したツールです。また、会話形式でメッセージをやり取りするため、相談ごとや情報共有などには効果的に利用できるといえるでしょう。

一方メールは、しっかりとした文章でのコミュニケーションを取れるツールです。そのため、社外の人とのやり取りや、重要事項の伝達などに適していると言えるでしょう。また、社内の人に対しても、普段からSNSやチャットに触れていない人とのやり取りの場合は、メールの方がスムーズにコミュニケーションを取れることもあるでしょう。

どちらのツールも連絡をとるための手段であるため、社内外に関わらず最も効果的な手段を取ることが重要です。

証跡として残す場合はメールが有効

社内SNS・ビジネスチャットツールは、特定のトピックスに対して1つのスレッドで会話を行うため、重要な内容であっても、ほかの発言によって埋もれ、流れていってしまいます。そのため、ある程度日が経ってからその重要事項を確認しようとしてもすべての会話をさかのぼっていく必要があり、非常に手間がかかってしまいます。

また、発言者がメッセージを削除してしまうと、受け取った相手はその内容を確認することができません。そのため、重要な証跡を残す場合には不向きといえます。

メールであれば、未開封のメッセージは未読として残しておくことができますし、受け取った相手が削除しない限りは受信とれいに残り続けます。例えば会議や打ち合わせの議事録、決定事項の通達など、証跡として残したり、受信者に必ず見てもらいたい内容のものについては、社内SNSやビジネスチャットツールを使うよりも、メールを使う方が効果的でしょう。

まとめ

社内SNSやビジネスチャットツール、メールといったコミュニケーションツールは、それぞれ特性があります。自社のコミュニケーションの質を上げるためには、場面や相手によってどのツールが有効なのかを考えることが大切です。