ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールは電話やメールに代わる効率的な連絡手段であり、オンライン上で簡単にコミュニケーションが可能です。
在宅勤務やサテライトオフィスの普及により、社内コミュニケーションの不足が問題視されがちです。この問題を解決する一つのソリューションとして、ビジネスチャットツールの導入が注目されています。
特に大企業では、多数のステークホルダーとの効率的なコミュニケーションが求められます。電話やメールだけのコミュニケーションでは時間も手間もかかってしまうため、これらの課題の改善策としても期待できるでしょう。
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2024.03.21
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大企業にビジネスチャットツールが必要な理由
大企業では、多数の従業員間での円滑なコミュニケーションが、業務の効率化において非常に重要です。
メールでのやり取りでは、文章を作成する時間や、受信したメールを1通1通開封・確認する手間がかかります。また、口頭での情報伝達では、聞き逃しや失念してしまうリスクが生じてしまいます。
ビジネスチャットツールを活用すれば、必要事項のみを迅速に伝達でき、テキスト形式で情報を蓄積するため、情報の伝達および共有の精度向上が可能です。
大企業向けビジネスチャットツールの選び方
大企業がビジネスチャットツールを選ぶ際は、大企業ならではの課題をどのように解決するか、この点に注目しながら選ぶのがおすすめです。
ポイントとなるのは、以下の3点です。
- ・スムーズな情報共有が可能か
- ・社内の定型業務を効率化できるか
- ・十分なセキュリティ対策が施されているか
スムーズな情報共有が可能か
ビジネスチャットツールを導入すれば、場所を問わず複数人でもスムーズなコミュニケーションが可能です。
大企業では従業員が多いだけでなく、リモートワークの普及により離れた場所で業務を行う人も増加しています。そのため、場所を問わない効率的なコミュニケーションと情報共有が求められます。
ビジネスチャットツールを使用すれば、大人数とリアルタイムでのコミュニケーションや情報交換を行えるだけでなく、ビデオ通話や大容量のファイル共有なども可能です。
ビジネスチャットツール導入により、大企業におけるコミュニケーション関連の課題を解決し、業務効率化を図れるでしょう。
社内の定型業務を効率化できるか
大企業で日々発生する申請手続きや問い合わせなどの定型業務を効率化することで、組織全体の生産性向上が可能です。
ビジネスチャットツールには、AI技術を活用したサポート機能が搭載されているものもあります。AIの自動応答機能やチャットボット機能を活用すれば、単純な問い合わせや手続きのプロセスを自動化し、オペレーターの作業負担を軽減できます。
定型業務の負担軽減により、従業員はより複雑な問い合わせ対応に専念できるようになり、顧客満足度の向上も見込めるでしょう。
十分なセキュリティ対策が施されているか
大企業がビジネスチャットツールを導入する際は、十分なセキュリティ対策を確保しておくのが大切です。
大企業では従業員数が多く、各従業員が業務で使用するデバイスを把握しきれないことがあります。そのため、シャドーIT問題のようなセキュリティリスクを内包した企業が増加しています。
ビジネスチャットツールを導入する際は、企業内におけるシャドーITの現状を調査したうえで、自社のセキュリティポリシーに準拠したツールの選択が必要不可欠です。
十分なセキュリティ対策が施されていれば、多言語対応や海外拠点とのやり取りにおいても効果を発揮します。どちらも海外からの通信を念頭に置くため、強固なセキュリティの実現は自社の拡大や信頼へつながるでしょう。
大企業におすすめのビジネスチャットツール
ここでは大企業におすすめのビジネスチャットツールを紹介します。自社のニーズを満たしているか比較・検討してみてください。
《Tocaro》のPOINT
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
Chatwork
「Chatwork」はChatwork株式会社が提供するビジネスコミュニケーションツールです。社内外の連絡を一元化し、アカウントをもっていれば誰とでも連絡を取り合えます。GmailやSmartHRなどさまざまな外部サービスと連携ができ、作業効率の向上につながります。大企業にとって重要な情報セキュリティ面での信頼性が高く、データの暗号化やアクセス管理機能が充実しているのもポイントです。
Talknote
「Talknote」はTalknote株式会社が提供する情報共有プラットフォームです。投稿内容をノートの形で蓄積し、コメントが紐づくフィード型のやり取りを採用することで、共有された情報の検索性を高めています。大企業のようにユーザー数が多い場合でも、利用者数に応じた料金プランを用意しており、コストパフォーマンスに優れています。チャット形式の機能以外にも、組織のコンディションを可視化する機能やオーバーワーク検知機能など、従業員に対するメンタルケアも可能です。
Slack
「Slack」は株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するプロダクティビティプラットフォームです。柔軟なコミュニケーションが可能となるだけでなく、Office製品やZoom、Salesforceなどの外部アプリ連携が可能です。ワークフロービルダーを活用すれば、定型業務における反復的なプロセスの自動化もできます。高いカスタマイズ性を有しており、大企業のように部門数が多くても各部門のニーズにあわせた運用が可能です。
Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は日本マイクロソフト株式会社が提供するコミュニケーションツールです。大企業から小規模チームまで、規模に応じた柔軟な拡張性を有しているだけでなく、大規模なオンライン会議も高品質でスムーズに実施できます。チャットを中心としたツールだけでなく、通話機能や共同作業スペースの作成など、Microsoft製品と連動させた活用が可能です。専用のデバイスを用いることで、没入型3D空間内でのコミュニケーションにも対応します。
大企業がもつ課題の解決のため、適切な製品を比較しよう
大企業は従業員数や取引先が多いため、社内外問わず円滑なコミュニケーションが望まれます。そこでビジネスチャットツールを導入すれば、既存の連絡手段に代わる簡潔なコミュニケーションが可能です。
ビジネスチャットツール導入を検討されている方は、ぜひ一度資料請求をしてサービスの比較・検討をしてみませんか。