ビジネスチャットの導入事例から見る、失敗しない活用方法

モデルケースから見る活用方法

ここでは、ビジネスチャットツールを導入した場合に、どのような活用方法があるのか、モデルケースから解説していきます。

ケース1．メールからの乗り換えでコミュニケーションの効率化を実現

これまでコミュニケーションはすべてメールや口頭で行ってきましたが、メールではすべてのやり取りが1通ずつ受信ボックスに溜まってしまうため会話の流れを追うためにすべて開封する必要があり、流れを遡るだけでも非常に大きな工数が発生していました。また、顧客など外部とのやりとりも混ざるため、見落としが発生してしまうリスクも存在していました。

その様な課題を解決するために導入したのがビジネスチャットツールです。取り扱っているソリューションや製品などのテーマによってグループチャットを作成して情報を一元化、上司への相談や通達事項をメール・口頭からチャット上に移行させることにより、情報伝達の漏れを減少させることができました。

ケース2．すばやい情報共有が可能に

これまでのコミュニケーションはもっぱら電話やメールで行っていましたが、関係会社との連絡状況など、どうしても時間がかかってしまっていました。

ビジネスチャットツールを導入し、関係者が同じチャットルームに参加することによって、とくに緊急を要する情報の伝達についても一度の報告で完了するなど、情報共有を迅速に行う仕組みを構築できました。

ケース3．タスク管理や会議の削減

これまで、社内でのプロジェクト進行はすべて対面での会議で進めていましたが、メンバーのスケジュール調整がうまくできないときなど、進捗が遅れがちになることも多くありました。

ビジネスチャットツールの導入以降、簡単な会議であればチャットルーム上で行うことで、メンバー全員が同じ場所に集まらなくても会議ができるようになり、プロジェクトの進行がスムーズにできるようになりました。

ケース4．コミュニケーション不足を解消

働き方が多様化し、リモートワークの社員が多くなってきたことによって、意思伝達や情報共有などのコミュニケーションにズレが生じるようになってきました。定期的に会議を行い、進捗共有などを行っていましたが、その場でしか意思決定がされず、スピードが遅くなりがちであることが課題でした。

ビジネスチャットツールを導入したことで、社員がどこにいてもコミュニケーションが取れるようになりました。また、会議で決めきれなかった議題についてもビジネスチャットツール上で決定ができるようになるなど、意思決定のスピードが向上するなどのメリットを受けられました。

ケース5．仕事とプライベートの区別

外出中の社員とコミュニケーションをとる際に、プライベートの用のチャットツールでやりとりを行っていましたが、業務外のやり取りと混ざることにより仕事とプライベートの区別がつきにくくなったり、別の人に機密情報を誤送信してしまうなどのリスクが存在していました。

ビジネスチャットツールの導入により、プライベートと仕事の区別を明確に付けられるようになり、また社外秘の情報を誤送信してしまうことのリスクも低減させることができています。

おさらい：ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、その名の通りビジネスシーンで利用するチャットツールです。会話を行うメンバーごとにチャットルームを作成し、その中で会話をおこなうことができます。これまでテキストによるコミュニケーションの手段としては、メールが主流でしたが、とくに社内メンバーとのコミュニケーションにおいてはビジネスチャットのメリットが注目され、導入する企業も増えています。

ツール導入の効果

ビジネスチャットツールを導入することで、社内での気軽なコミュニケーションが取りやすくなるというメリットがあります。具体的な効果としては以下が挙げられます。

• オープンな場で社内コミュニケーションの活性化を図れる
• グループ・部署を超えた情報共有が可能
• 社員が持つノウハウを集約・蓄積できる
• 外出の多い営業担当や、リモートワークの社員とも活発なコミュニケーションが可能

導入失敗例からみる、ビジネスチャット導入時のポイント

ここまではビジネスチャットツールを活用できている例をご紹介してきましたが、場合によってはうまく活用しきれない場合もあるでしょう。ここでは、失敗例を参考にしつつ、導入時に押さえるべきポイントをご紹介します。

導入目的が不明確、結果誰も使わなくなってしまった

多くの企業で、すでにメールや電話などのコミュニケーションツールを使っていることが多いでしょう。新しくビジネスチャットツールを導入したとしても、その導入目的や既存ツールとの使い分けなどを明確にしておかなければ、従業員は混乱してしまいます。

ビジネスチャットツールを導入する目的は何か、既存ツールとどの様に使い分けるかなどを明確にすることで、従業員が迷うことなくツールを活用できるようになるでしょう。

ルールの未設定

ルールもなく従業員たちが自由に発言できたり、勝手にチャットルームを作成するようになると、本当に必要な情報が伝わらなかったり管理が行き届かなくなる可能性もあります。

各チャットルームごとに発言のルールを定める、ルームの開設は管理側が行うなどのルールを定め、秩序を保ったコミュニケーションが行われるように整備しましょう。

目的に沿わない製品選択

いざビジネスチャットツールを導入しようとしても、各製品をしっかりと比較せずに導入してしまうと、思ったように活用できないこともあるでしょう。例えば他ツールとの連携など拡張機能の有無や、オンプレミス・クラウドなどの提供形態など、しっかり比較しないと自社にそぐわない製品を導入してしまう可能性もあります。逆に、自社には不要な機能が多く高価な製品を導入してしまう可能性もあるかもしれません。

そうならないように、明確に定めた目標に対してどの製品が適切か、しっかりと比較するようにしましょう。

まとめ

現在多くの企業で注目され、導入が進んでいるビジネスチャットツール。導入による効果を感じるためには、自社に最適な製品を導入することが重要です。

ITトレンドでは、各製品ごとに機能や導入による効果をわかりやすくまとめています。気になる製品が自社に合うかどうか、一度調べてみましょう。