ビジネスチャットの導入目的
ビジネスチャットとは、その名の通りビジネスシーンで利用するチャットツールです。会話を行うメンバーごとにチャットルームを作成し、その中で会話をおこなうことができます。これまでテキストによるコミュニケーションの手段としては、メールが主流でしたが、とくに社内メンバーとのコミュニケーションを円滑化するという目的で導入する企業が増えています。
ビジネスチャットの導入メリット５選
ここでは、ビジネスチャットを導入した場合に、どのようなメリットがあるのか、５つの事例を用いてわかりやすく解説していきます。
１．コミュニケーションの効率化
これまでコミュニケーションはすべてメールや口頭で行ってきましたが、メールではすべてのやり取りが1通ずつ受信ボックスに溜まってしまいます。
会話の流れを追うにはそのすべてを開封する必要があり、流れを遡るだけでも非常に大きな工数が発生していました。また、顧客など外部とのやりとりも混ざるため、見落としが発生してしまうリスクも存在していました。
その様な課題を解決するために導入したのがビジネスチャットです。取り扱っているソリューションや製品などのテーマによってグループチャットを作成して情報を一元化し、上司への相談や通達事項をメール・口頭からチャット上に移行させることにより、情報伝達の漏れを減少させることができました。
２．情報共有の迅速化
これまでのコミュニケーションはもっぱら電話やメールで行っていましたが、それぞれの関係会社との連絡など、情報共有にどうしても時間がかかってしまっていました。
ビジネスチャットを導入し、関係者が同じチャットルームに参加することによって、とくに緊急を要する情報の伝達についても一度の報告で完了するなど、情報共有を迅速に行う仕組みを構築できました。
３．タスク管理や会議の効率化
これまで、社内でのプロジェクト進行はすべて対面での会議で進めていましたが、メンバーのスケジュール調整がうまくできないときなど、進捗が遅れがちになることも多くありました。
ビジネスチャットの導入以降、簡単な会議であればチャットルーム上で行うことで、メンバー全員が同じ場所に集まらなくても会議ができるようになり、プロジェクトの進行がスムーズにできるようになりました。
４．コミュニケーション不足の解消
働き方が多様化し、リモートワークの社員が多くなってきたことによって、意思伝達や情報共有などのコミュニケーションにズレが生じるようになってきました。定期的に会議を行い、進捗共有などを行っていましたが、その場でしか意思決定がされず、業務スピードが遅くなりがちであることが課題でした。
ビジネスチャットを導入したことで、社員がどこにいてもコミュニケーションが取れるようになりました。また、会議で決めきれなかった議題についてもビジネスチャット上で決定ができるようになるなど、意思決定のスピードが向上するなどのメリットを受けられました。
５．仕事とプライベートの区別
外出中の社員とコミュニケーションをとる際に、プライベートの用のチャットツールでやりとりを行っていましたが、業務外のやり取りと混ざることにより仕事とプライベートの区別がつきにくくなったり、別の人に機密情報を誤送信してしまうなどのリスクが存在していました。
ビジネスチャットの導入により、プライベートと仕事の区別を明確に付けられるようになり、また社外秘の情報を誤送信してしまうというリスクも低減させることができています。
ビジネスチャット導入における３つのポイント
ここまではビジネスチャットを上手に活用できている例をご紹介してきましたが、場合によってはうまく活用しきれない場合もあるでしょう。ここでは、失敗例を参考にしつつ、導入時のポイントをご紹介します。
１．導入目的を明確にする
多くの企業で、すでにメールや電話などのコミュニケーションツールを使っていることが多いでしょう。新しくビジネスチャットツールを導入したとしても、その導入目的や既存ツールとの使い分けなどを明確にしておかなければ、従業員は混乱してしまいます。
ビジネスチャットを導入する目的は何か、既存ツールとどの様に使い分けるかなどを明確にすることで、従業員が迷うことなくツールを活用できるようになるでしょう。
２．導入目的に沿って製品を選ぶ
いざビジネスチャットを導入しようとしても、各製品をしっかりと比較せずに導入してしまうと、思ったように活用できないこともあるでしょう。
例えば他ツールとの連携など拡張機能の有無やオンプレミス・クラウドなどの提供形態など、しっかり比較しないと自社にそぐわない製品を導入してしまう可能性もあります。逆に、自社には不要な機能が多く高価な製品を導入してしまう可能性もあるかもしれません。
そうならないように,明確に定めた目標に対してどの製品が適切かをしっかりと比較するようにしましょう。
３．チャットのルールを設定する
ルールもなく従業員たちが自由に発言できたり、勝手にチャットルームを作成するようになると、本当に必要な情報が伝わらなかったり管理が行き届かなくなったりする可能性があります。
各チャットルームごとに発言のルールを定める、ルームの開設は管理側が行うなどのルールを定め、秩序を保ったコミュニケーションが行われるように整備しましょう。
ビジネスチャットを導入し、コミュニケーションの効率化を！
ビジネスチャットを導入すれば、コミュニケーションが活性化し、情報共有が効率化するので、結果的にプロジェクトをスムーズに進行させることができます。導入による効果をより実感するためには、自社に最適な製品を導入することが重要です。
下の記事では、各製品ごとに機能や導入による効果をわかりやすくまとめています。気になる製品が自社に合うかどうか、一度調べてみてはいかがでしょうか。
