社内SNS・ビジネスチャット活用例！情報共有を効率化した企業の事例も紹介

売れ行き好調な商品の情報共有

ラウンダーと呼ばれる店舗担当者やルート営業の担当者は、販売店の巡回業務を行います。彼らは販売店と１対１の関係であるために、組織としての情報共有が重要であることを意識しにくいことがあります。外出が多いため、個人プレイヤーとして孤立してしまうこともあるかもしれません。

社内SNSは、個人プレイヤーであるラウンダーやルート営業担当者同士の情報交換の場としても活用できます。例えば、ラウンダーを地域ごとにグループ化しておき、売れ行きが好調な商品を画像で共有するなどです。売れ行きの好調な商品を共有すると、他のラウンダーやルート営業担当者は商品発注の際、参考にすることができます。

日報・業務報告のツールとして

ラウンダーやルート営業担当者が毎日必ず行うことは、日報の提出です。オフィスでの内勤とは異なり、ほとんど出社することのない企業も多く、日々どのような対応を行ったかを上長や会社へ報告する義務があります。

営業日報を簡単に共有できる

社内SNSは、日報としても活用可能です。日報は一般的に、一日の振り返りである総括と、対応した案件ごとの明細に分かれます。社内SNSを活用する際の具体例としては、グループチャットでは各メンバーが総括をコメントし、明細については上長と個人間での個別チャットで行うといった方法をとることができます。

また、チャットツールの写真共有機能を活用して、店舗ディスプレイや機械の故障箇所など、日報では伝わりにくいことを明確に共有、報告を行うことが可能です。ビジネスチャットツール上で手軽にファイル共有も行えるため、上手くできた事例やナレッジを共有し全体のパフォーマンスや生産性を素早く向上させることにもつながります。さらに写真共有によって長々と報告文を書く手間を省けるので、業務効率化にもつながり、利用者のメリットも大きくなります。

定型文の省略で業務報告のスムーズ化

ビジネスメールに記載しがちな「お疲れ様です。◯◯です。」や「以上、何卒よろしくお願いします。」などのテンプレート化した文面も社内SNSでメッセージを送る場合は不要になることが多くなります。定型化した挨拶文がないことで、書く方も、読む方も思った以上にコミュニケーションがスムーズになることに驚くことも多いでしょう。

社内SNS・ビジネスチャットは、移動の多いラウンダーの手間を省き、なおかつ質の高い日報や業務報告を行うことでラウンダー管理に役立てることができます。

いいね！で仲間意識

仲間意識が希薄、個人のモチベーションを維持することが難しい、などといった点が、一人での外出が多い業務のデメリットとして挙げられます。これは、直行直帰で仲間との接点が少ないことが大きな原因といえます。

社内SNS・ビジネスチャットは、グループでコミュニケーションを行う場です。巡回業務を行っているのは１人ではない、という意識が自然と芽生えます。また、一般的なSNSと同様、担当者同士で「いいね！」ボタンやスタンプを使ってお互いに応援できる機能を持つシステムもあります。

社内SNSの活用は、仲間意識を高めることにつながるのです。

連絡業務の効率化と個人間コミュニケーション

社内SNSは限定されたメンバーで共有されるソーシャルメディアです。ただし、グループでの会話だけでなく、クローズドとして個人間でのコミュニケーションも可能です。

人員管理の立場からは、全員へ通知しておく内容はグループコミュニケーションで一括連絡、ラウンダー個人にのみ伝えたいことは直接連絡、と使い分けができます。また、ラウンダー同士の連絡も可能なため、コミュニケーションを活発化させることができます。

メールだと少し気がひけるような、「◯◯線が遅延してるので迂回したほうがいいですよ！」「◯◯道路が渋滞発生」「カフェ◯◯は電源コードありPC充電できますよ」など、一見業務に直結しない連絡も、社内SNSやビジネスチャットで気軽に共有でき、スムーズな情報伝達に役立ちます。営業担当者同士では、重宝される情報としてビジネスコミュニケーションの活性化につながるでしょう。

社内SNSは、社員への連絡業務の効率化と、ラウンダー個人間でのコミュニケーションにも活用できるのです。

社内SNSで情報共有を効率化した企業事例

このように、社内SNS・ビジネスチャットはラウンダーや営業担当者の働き方を支え、情報共有やコミュニケーションの効率化に大きく貢献します。では実際に、どのような企業が社内SNSを活用して社内の情報共有を改善しているのでしょうか。ここでは、社内SNSの導入により業務改善や連携強化を実現した企業の事例をご紹介します。

■チャットでの情報共有と在宅対応がスムーズに

上司への資料送付や係内での情報共有をチャットツールで簡単に行えるようになり、業務のスピードが大幅に向上。グループチャットを使うことで、共有漏れなく関係者全員へ情報を届けられる体制が構築されました。在宅勤務者ともリアルタイムに連絡が取れ、離席状況も確認できるため、タイミングを見て効率よくコミュニケーションが取れるようになりました。

参考：社内の便利なチャットツール！｜ChatLuckの評判・口コミ ITトレンド

■グループチャットで議論も効率化

プロジェクトやチーム単位で自由にグループチャットを作成し、資料共有・情報交換がスムーズに行えるようになったことで、議論の質が向上。その結果、意思決定までのスピードが格段に速くなりました。チャットによるリアルタイムなやり取りが可能となり、業務の停滞を防ぎながらコミュニケーションを活性化できています。

参考：様々端末で使用できる｜ChatLuckの評判・口コミ ITトレンド

■社外とのコラボレーションにも強い

従来はOutlookによるメールでのやり取りが中心だったが、社内SNSの導入後は資料や画像の送付が迅速に行えるようになり、業務スピードが飛躍的に改善。さらに、最近では社外メンバーを含めたグループチャットの活用も進み、メールよりも柔軟かつ効率的な連携が可能に。資料共有の手間が減ったことで、日々の業務効率に大きく貢献しています。

参考：デスクネッツと相性に良いチャットツール｜ChatLuckの評判・口コミ ITトレンド

まとめ

主にラウンダーやルート営業担当者向けに、社内SNSの活用方法についてご紹介しました。

大半の企業ではラウンダーへ携帯電話を貸与し、日報や報告をメールなどで行っていることも多いかもしれません。しかし、メールでは一方向なコミュニケーションになりがちです。企業のさらなる成長や社員のレベルアップのためには、効率的な情報共有が大切なのです。

ラウンダーやルート営業担当者こそ、社内SNSを活用してコミュニケーションを推進しましょう。なお、ビジネスチャット導入を検討する際には以下のボタンより資料請求をしてみましょう。社内検討の際にも活用できる比較表作成特典もあるので、ぜひお役立てください。