ビジネスチャットで社外とやり取りするメリット・デメリットは？

ビジネスチャットで社外(他社)とやり取りするメリットは？

まずは、社外とのやり取りでビジネスチャットを使用するメリットを見ていきましょう。

メールより速くやり取りできる

ビジネスチャットはメールよりも迅速にやり取りでき、業務効率を向上できます。社外の担当者とメールのやり取りをする際には、宛先・件名・冒頭の挨拶を入力する手間がかかります。

ビジネスチャットではこのようなテンプレートを省き、要件からやり取りを始められます。また、宛先の選択も簡単です。今までのメールでのやり取りをビジネスチャットに置き換えるだけで、大幅な時間短縮に繋がります。

高いセキュリティで安全に利用できる

チャットツールは個人向けのシェアの方が大きいですが、セキュリティ面には不安があります。個人向けツールをビジネス利用すると情報漏えいのリスクが高くなります。

そのため、社外とやり取りできるビジネスチャットはセキュリティを強化している製品が多いです。実際に金融機関など非常に高いセキュリティが必要となる企業が利用しているツールもあります。そのため、幅広い企業で利用されており、チャットだけでなくファイルの共有などもビジネスチャット上で安心して共有できるでしょう。

送信後の編集で誤送信を防げる

メールでは誤った内容を送信してしまった後、取り消すことができません。しかし、ビジネスチャットの場合は送信後にメッセージを編集したり、メッセージを削除したりできます。

このように、ビジネスチャットであれば万一誤送信してしまった場合にも情報漏えいを防げる可能性があります。

ビジネスチャットで社外(他社)とやり取りするデメリットは？

ビジネスチャットにはデメリットも存在します。詳しく見ていきましょう。

無駄なコミュニケーションを生み出す可能性がある

ビジネスチャットを導入することで、円滑にコミュニケーションを取れるようになります。しかし、手軽にやり取りができる分、メールでは行わないような無駄なやり取りが発生する可能性が高いです。

本来の業務と関係ないコミュニケーションが発生し、無駄な時間が増えることもあるでしょう。既読していることが相手に伝わり、返信しなければならない義務感から、コミュニケーション疲れを起こすこともあります。

ツールの使用方法を教育する必要がある

ビジネスチャットは比較的新しいツールであるため、使い方がわからない人も多いです。

チャットツールは日々の業務で利用する機会が多いため、従業員が使えなければ支障が出てしまうでしょう。そのため、ツールの使用方法を教育する必要があります。社員全員に研修を行えば相当な時間と費用がかかるでしょう。

また、他社とやり取りするためには共通のツールをインストールしなければなりません。無理に利用を図ろうとすれば、負担がかかるデメリットがあります。

ビジネスチャットのデメリットに対処するには？

最後に、ビジネスチャットのデメリットへの対処法を見ていきましょう。

返信する時間を決める

ビジネスチャットツールは手軽であるがゆえ、LINEのように時間を無視して使われることもあります。実際に、夜にメッセージを送ると非常識と思われ印象を悪くすることもあります。

このような場合は、「営業時間以外はメッセージの送信をしない」「返信できない時間を相手に伝える」といったルールを設けましょう。

直観的に操作でき、導入が簡単なツールを選ぶ

もしビジネスチャットを導入するのであれば、誰でも操作できるような使いやすいツールを選んでください。

ビジネスチャットには、プライベートで利用しているSNSと同じような使い方ができるものも多いです。また、一定期間無料でトライアルできる製品もあるため活用してみるのも良いでしょう。

社外とのやり取りにビジネスチャットを活用し、効率化を！

ビジネスチャットは、社内だけでなく社外の人ともコミュニケーションを取れます。メールよりも素早いやり取りが可能なだけでなく、セキュリティ強度が高いことも特徴です。また、送信後にメッセージを編集でき、誤送信を防げます。

しかし、コミュニケーションや導入の注意点はあるので、社外の人と利用する場合は、双方が納得した上で利用を行うことが重要です。うまく活用できれば、社外の人との関係性を密接にし、ビジネスを推進できるので、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。