社内SNSの基本機能
社内SNSの基本的な機能３つを紹介します。
リアルタイムのコミュニケーションが可能な「チャット機能」
社内SNS・ビジネスチャットツールで主となる機能が、「チャット」です。チャットは、複数の社員間で文字を使った会話が行える機能です。個人同士でのやり取りも行えます。
メールとは異なり、宛先や署名の入力が不要で、直接相手にメッセージを送ることができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器などを使用してチャットを行える製品やサービスもあります。
限定したメンバー間でやり取りができる「グループ機能」
社内SNS・ビジネスチャットツールには、部署やプロジェクトなどの組織・目的別でグループを組み、やり取りができる「グループ」機能があります。グループ機能を活用することで、参加メンバーを限定した情報共有を行うことが可能です。
グループ機能では、参加している社員間で、円滑に業務連絡や業務内容の共有を行うことができるため、タスク管理やプロジェクトの進捗管理、スケジュール調整などで役立ちます。また、グループ機能を活用することで、全社員が情報を共有できるようにするといった使い方もできます。
製品によっては、取引先などの社外ユーザーをメンバーに加えることができる機能も備わっています。この機能では、社外関係者とも同じ情報を共有することで、プロジェクトなどの運用を迅速に行うことが期待できます。また、社外とのやり取りなどでセキュリティ面を考慮して、公開・非公開のグループを作成することができる製品もあります。
文書や動画などのファイルを共有できる「アップロード機能」
社内SNS・ビジネスチャットでの情報共有において便利な機能が、様々なファイルを送ることができる「アップロード」機能です。メッセージのやりとりをしながら、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを共有することができます。
アップロード機能では、文書だけではなく、画像や動画、位置情報などのファイルやデータをアップロードできるサービスもあります。
また、社内SNSの中には、SFA（営業支援システム）と連携して顧客情報を呼び出すことができる、高機能なものも登場しています。SFAと連携した社内SNSでは、取引先や営業案件を関係者全員が共有できるため、営業のアプローチ方法や課題などがあればオンライン上で社員同士でのフォローができます。
アップロード機能では、送る情報量によってオンプレミス型かクラウド型どちらにするかの判断が必要となります。そのため、社内SNS・ビジネスチャットを選定する際には、製品ごとにどのようなアップロード機能があるかを確認し、比較しておきましょう。
社内SNS機能を使ってコミュニケーションを円滑に
- ■リアルタイムのコミュニケーションが可能な「チャット」
- ■クローズドな情報共有ができる「グループ機能」
- ■文書や動画などのファイルを共有できる「アップロード」
社内SNSは日常業務に組み込み、社内で効率的な情報共有を行うためのツールであることから、従業員全員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。社員同士が情報共有を行うツールという点では同じですが、使用方法・デザイン・対応範囲は提供事業者によって異なります。導入の際は、資料請求を行い、自社に合った社内SNSを検討してください。
