情報共有に役立つツールとは？導入メリットと選び方のポイントを紹介

社内情報共有ツールとは。主な種類を知ろう

社内情報共有ツールとは、業務に必要な情報を関係者同士で素早く共有するためのツールです。スタッフそれぞれが有する情報を素早く共有できるようになれば、業務効率改善につながるでしょう。また、蓄積された知識にいつどこからでもアクセスできれば、生産性も向上します。

社内情報共有ツールの活用によって、企業が抱えるさまざまな課題を解決できます。以下のような悩みを抱えている企業は、ぜひツール導入について積極的に検討してみてください。

• ■社内の情報共有が円滑にできていないため、業務に支障をきたしている
• ■リモートワークをするスタッフが多く、情報共有の方法で悩んでいる
• ■ベンチャー企業で社内システムを構築したい
• ■新人教育や引き継ぎをできるだけていねいに行いたいと思いつつ、時間的な余裕がない

素早く円滑な情報共有は、業務効率化の鍵です。適切なツールの導入によって、課題を解決しましょう。

情報共有ツールの種類

社内情報共有ツールは、「どのような情報をどういった形で共有するのか」によって、４つの種類に分類されます。

ビジネスチャットや社内SNS

ビジネスチャットや社内SNSは、メンバー同士がコミュニケーションを取るためのツールです。メールよりもリアルタイムでやりとり可能なため、必要な情報をすぐに共有できるでしょう。文字や画像、動画などの情報共有に対応し、ファイル共有やプロジェクト管理機能を付随しています。

社内wiki

社内で蓄積されたナレッジを、Webページ上にて共有します。メンバーの誰もが閲覧・更新・編集できるタイプの社内情報共有ツールです。全員で同じ知識を共有することで、情報の伝達漏れが発生しにくくなるでしょう。社内情報の一元化にも役立ちます。

ファイル管理・共有ツール

作成したファイルやデータをクラウド上に保存し、どこからでもアクセス可能な環境を作るツールです。リモートワーク中も、社内で保管されているデータにアクセスできます。また、離れた場所にいる人とのファイル共有も可能です。

タスク・プロジェクト共有ツール

複数メンバーでタスクやプロジェクトに取り組む際、それぞれの進捗状況を共有するためのツールです。誰にどれくらいの業務負荷がかかっていて、どの程度稼働しているのか、ひと目で把握できるようになります。共有した情報をもとに、業務効率アップを目指せます。

情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入するメリットは多くあります。主なメリットを３つ紹介するので、導入後のイメージを膨らませてみてください。

素早い情報共有が可能になる

情報共有ツールを使えば、離れた場所にいても瞬時に情報の送受信が可能になります。リアルタイムのやりとりで、コミュニケーションを活性化させたり業務効率をアップしたりできます。

例えば商談中にその場にいない他者の確認が必要になった場合も、情報共有ツールがあれば即時確認が可能です。意思決定のスピードが速くなれば、チャンスを逃しにくくなるでしょう。

仕事状況の可視化による効率アップ

社内情報共有ツールを使えば、それぞれが担当する業務内容や進捗状況が可視化されます。例えば担当中のファイルをツールで共有すれば、現在の状況や進度が誰の目にも明らかになるでしょう。

遅れが見られるファイルを別の人と送信すれば、フォローや業務の再分配も素早く行えます。仕事効率をアップでき、作業漏れも生じにくくなるはずです。

社内情報共有ツールを利用することで、チームで仕事をしているという一体感も生まれやすく、モチベーション向上効果も期待できます。進捗状況の可視化によって仕事の全体像が見えやすくなり、先々の状況を考えながら業務を進めていけるでしょう。

業務の属人化を予防できる

専用ツールによって社内情報を共有できるようになれば、社員全員が同じ知識に触れられます。業務に必要なノウハウや優れたスキル、過去の経験で培われてきた知識も手軽に共有できるでしょう。業務を特定の個人のみが担う「属人化」の防止に役立ちます。

「○○さんにしかできない仕事」があると、その人が退職した際に業務が滞る恐れがあります。業務に関わるメンバーの負担はきわめて重くなるでしょう。社内情報共有ツールを使えば、特定の個人がいなくても仕事を進めていけます。引き継ぎに時間が取れないときでも、事前に情報を共有すれば負担を軽減できるでしょう。

情報共有ツールの選び方とは

情報共有ツールは多種多様です。「自社に合うものがわからない」と悩んでいる方に向けて、ポイントを３つ解説します。

費用について

社内情報共有ツールには、有料版と無料版があります。有料版を選択する場合、無理なく支払える範囲かどうか事前に確認しておきましょう。初期費用はもちろん、ランニングコストやメンテナンス費用についても、積極的に情報を集めてください。

無料版を選択する場合、使用できる機能や期間が制限される可能性があります。無料版ツールで自社が抱える課題を本当に解決できるのかどうか、しっかりと把握しておくことが重要です。

使いやすさや機能について

社内情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれで搭載機能が異なります。使用方法を想定したうえで、必要な機能が実装されているツールを導入する必要があります。

「多くの情報を蓄積したい」と思っていても、検索機能が不十分であれば、使い勝手は悪くなるでしょう。また、通知に関する詳細設定ができないと、通知を見逃さないことに気を取られ、業務効率が低下する恐れもあります。

反対に、機能が多すぎて複雑なツールは、「導入したものの使いこなせない」リスクがあります。どういったツールであれば使いやすいのか、あらかじめ確認しておきましょう。

情報共有の範囲や連携について

社内メンバーだけではなく、社外担当者との情報共有を希望するケースもあるでしょう。この場合、共有できる範囲や内容についての確認が必須です。情報共有しやすく、公開範囲に問題がないツールを選択してください。

またすでに別のツールを導入している場合、連携が可能かどうかも重要なポイントです。より効率のよい仕事環境を実現するためにも、既存ツールとの連携性を考慮して選択するとよいでしょう。

リアルタイムでの情報共有は社内SNSがおすすめ

情報共有ツールの一種である社内SNSやビジネスチャットは、リアルタイムで情報共有したい企業におすすめのツールです。導入すれば、社内のコミュニケーションに関する課題解決が見込めます。知識共有・プロジェクト管理・ファイル共有といった機能で、業務効率もアップするでしょう。

プロジェクトに必要な重要情報をメンバー全員に伝えたいときでも、ツールがあればリアルタイムで共有可能です。わざわざ顔をあわせて会議をする必要はありません。「情報を流す」「受け取る」「フィードバックを受け取る」という一連の流れを、素早く完了できるでしょう。

社内SNSやビジネスチャットの導入を検討するなら、まずは資料請求を活用するのがおすすめです。ツールにはそれぞれ特徴があり、自社に合ったものを取り入れる必要があります。操作性や機能、コストなど、導入時に必要な詳しい情報も資料で確認可能です。

情報共有ツールを使いこなして業務効率アップしよう

社内情報共有ツールをうまく活用すれば、さまざまな課題を解決へ導けます。メンバー同士のコミュニケーションを円滑にするほか、業務効率を改善する効果も期待できるでしょう。情報共有のスピード向上や属人化の予防、さらにはプロジェクト状況の可視化など、あらゆるメリットが生まれます。

社内SNSやビジネスチャットをはじめとする情報共有ツールに興味を抱いたら、ぜひ資料請求してみてください。