社内SNSとグループウェアは何が違う？

違いその1：使い方

社内SNSやビジネスチャットツールは「メッセージを伝える」「コミュニティを作る」など、コミュニケーションでの利用が主な目的のシステムです。一方、グループウェアはスケジュールやメール、広報など、主に業務支援を目的として使うシステムです。この使い方が大きく異なります。それぞれの具体的な使用シーンについて以下に説明していきましょう。

社内SNS・ビジネスチャットツールはコミュニケーションの活性化で利用する

社内SNSやビジネスチャットツールの特長は、部署や役職にとらわれず“カジュアルなコミュニケーション”ができるという点です。

発信者のメッセージや情報は、基本的に社内のメンバー全てに公開されます。そのため、部署やプロジェクト、チームなどに限定されることなく、参加している全ての社員に情報共有をすることができます。

そして、社員が気づいたことやアイデア、疑問を気軽に投稿し、それを見た別の社員がにコメントやスタンプを送るなどのコミュニケーションが生まれます。

グループウェアは情報の伝達・共有の迅速化で活用する

グループウェアは、掲示板やファイル共有、スケジュール管理、ワークフロー、勤怠管理などの機能を搭載しているのが特長です。

グループウェアの掲示は、社内SNSやビジネスチャットツールのように自由に発言をしたり、投稿したりする使い方ではなく、基本的にはプロジェクト単位で使われます。

例えば、グループウェアの掲示板機能で、メンバーを指定して掲示板を立ち上げ、そのメンバー内でメッセージのやり取りを行います。社内SNSやビジネスチャットツールは、カジュアルでオープンなコミュニケーションを醸成しやすいのに対し、グループウェアはフォーマルなコミュニケーションを醸成しやすいといえるでしょう。

グループウェアは、もともと組織の業務効率化を目的に作られました。システムに搭載する機能を使って、スケジュールやタスクの管理や共有、社内コミュニケーションを円滑にすることで業務効率をアップさせるという思想です。そのため、業務システムという色が強く、コミュニケーションを活性化させるというよりも「情報伝達・共有の迅速化」を図ることが主眼になっています。

違いその2：機能

社内SNSやビジネスチャットツールとグループウェアでは、機能も異なっています。確かに、2つのシステムは、コミュニケーションツールとして似ている印象を持っている人も多いでしょう。しかし、実際には搭載する機能は大きく違います。

例えば、グループウェアには

• ■スケジュール
• ■ToDo
• ■掲示板
• ■ワークフロー

といった機能が搭載されています。社内SNSやビジネスチャットツールには、こうした機能が備わっていないものもあります。

一方、社内SNS・ビジネスチャットツールには

• ■メッセージ投稿
• ■コミュニティ

といった機能が搭載されています。これはグループウェアには少ない機能です。

同じ機能でも違いがある

社内SNSやビジネスチャットツールにもグループウェアにも「グループの作成・管理機能」が備わっています。ただし、社内SNSやビジネスチャットツールはカテゴリーごとなどで自由に作ることができますが、グループウェアはプロジェクトごとに設立するという違いがあります。

これは使い勝手にも表れています。例えば、社内SNS・ビジネスチャットツールでは、ユーザーが自由にグループを作ることが可能です。業務についてのちょっとした疑問やディスカッションの場として気軽にグループのチャンネルなどを開設したりできるのです。

グループウェアの場合、新しいグループを作成するためには、目的に合わせて、情報システム部門などの管理者にグループ作成の依頼を行い作成してもらいます。

まとめ

社内SNS・ビジネスチャットツールとグループウェアは、機能面はもちろん用途も違います。社内SNS・ビジネスチャットツールは、組織内のコミュニケーションの活性化、グループウェアはコミュニケーションを含めた業務の効率化を狙って作られたシステムです。そのため、目的を明確にして導入しなければ、間違ったツールを選んでしまうことになり、うまく活用ができずに費用のムダだったということにもなりかねないのです。

だからこそ、両者の違いをしっかりと理解し、活用シーンを具体的にイメージして自社にあったツールを選択することで、強力なコミュニケーション基盤の構築や業務効率化の推進に繋げましょう。2つのツールはともに、無料で使えたり、有料でもお試しができたりする製品があるので、実際に使用してみて検討するとよいでしょう。