社内SNS・ビジネスチャットツールのデメリット

知っておこう！社内SNS・ビジネスチャットツールのデメリット

社内SNSやビジネスチャットを利用することで、多数のメリットがありますが、実はデメリットも存在します。デメリットを把握し、より効果的な活用をしましょう。

過度なコミュニケーションでの精神的な疲れと生産性低下

社内SNSやビジネスチャットツールを利用すると、いつでも簡単に連絡を取ることができるようになります。これは便利な一方で、帰宅後や、有給休暇中などでも連絡が来る可能性があることを意味します。人によっては、無用な精神的プレッシャーを感じ精神的・身体的な疲れが発生する可能性があります。

また、社内SNSやビジネスチャットツールは、手軽にコミュニケーションが取れる分、コミュニケーションの量が必然的に多くなります。そのため、頻繁に送られてくるメッセージに気が向いてしまい、仕事への集中力が低下するなど、生産性の低下を招く恐れもあるのです。この点も注意しなければならないでしょう。

対面コミュニケーションの減少

仕事上でのコミュニケーションを、何でも社内SNSやビジネスチャットツールで済ましてしまうと、社内の人と対面でのコミュニケーションが減少する可能性があります。

また、文字だけでのやり取りだけでは、メッセージの内容について、解釈の違いが起きてしまうことも考えられます。これを避けるためには、業務上での重要なやり取りをする時には、時には口頭でのやり取りも交えて確認するようにする必要があるでしょう。

ムダなコミュニケーションの増加

2つのツールともに目的や運用方法を明確に決めずに導入した場合、業務報告とプライベートの垣根がないコミュニケーションツールになる可能性があります。導入当初は、少なかったプライベートの呼びかけやメッセージが、やがて業務連絡をしのぐ勢いになるケースもあるでしょう。

業務時間内に私的なメッセージのやり取りが横行し、業務がおろそかになるケースも散見されます。メッセージの内容の管理は難しいため、導入には社員が業務とプライベートをきちんと切り分けられる自律した組織であることが前提となります。

既存ツールとの競合で社員が混乱、業務効率が低下

すでに様々なコミュニケーションツールが十分整備されている組織への社内SNSやビジネスチャットツールの導入は、既存のツールと競合してしまい、逆に業務効率が悪化する恐れが生じます。

具体的には、新しいツールを増やすことで、現場が目的に応じてツールを使い分ける手間が増え、ツールの利用と業務が停滞してしまうのです。また、複数のツール利用は情報の分散を引き起こすリスクも想定されます。

こうならないために、もし既存ツールとの併用を考えるのであれば、使用時にどのツールを使うかという判断の必要をなくすために、ツールの棲み分けを明確にしましょう。例えば、業務内容ごとで「これまでの案件は既存ツールを利用する」「新規案件のみ新しいツールを利用する」といったルールを設けることが重要です。

社内の教育コストがかかる

社内SNSやビジネスチャットツールは、人によっては使いこなすのに時間がかかります。直感的に使える人とそうでない人がいることをあらかじめ想定し、説明会や質問の受付などのサポートや教育の準備をしておきましょう。

導入後、社員がツールに慣れるまでには、それなりの時間が必要です。この段階がうまくいかないと、結局、特定の人物しかツールを利用せずに導入が失敗に終わるリスクにもなります。また、インターフェースが使いにくいツールでは、社員が使わなくなってしまいます。この問題は、使いやすいインターフェースのツールを採用することで避けられます。

まとめ　導入失敗を防ぐためには？

これまでのことから、社内SNSやビジネスチャットツールを効果的に利用するためには明確な利用目的を定めることが重要です。「何のために社内SNSを導入するのか？」「導入した結果どうなりたいのか？」などの目的意識を持つことで、ムダのない必要な情報が飛び交い業務の効率化にも貢献するツールとして活用されるでしょう。