無料のビジネスチャットツールで確認すべき機能
ビジネスチャットには、以下のような機能があります。無料プランではこれらの機能に制限がかけられている場合があるので、導入前に確認する必要があります。
グループチャット機能
チームや部署ごとにチャットルーム(チャットグループ)を作成し、複数人で会話ができます。メールを用いた複数人でのやり取りは容易ではありません。しかし、ビジネスチャットツールなら一度チャットルームを設定してしまえばいつでも会話が可能です。
プッシュ機能
メッセージを受信した際に、プッシュ通知がされます。これにより、メッセージの見落としを防げます。
複数デバイス対応機能
モバイルや各種デバイスに対応している製品もあります。例えばメッセージの通知がモバイルに届く機能があれば、時間や場所を問わずメッセージの確認ができます。
メッセージの編集・検索機能
メールであれば送った内容の修正はできません。しかしビジネスチャットツールでは、送信後もメッセージの編集が可能です。また、検索機能も充実しており、過去のやり取りも簡単にすばやく検索できます。
ファイル添付機能
ビジネスチャットであれば、チャット中であっても気軽に画像や資料などのファイル共有ができます。アップロードもドラッグ&ドロップで簡単にできる製品が多く、そのデータにコメントを付けて送ることも可能です。
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無料で活用できるビジネスチャットツールを比較
さまざまな便利機能を搭載したビジネスチャットツールには、無料で活用できるものもあります。ここでは主要な無料チャットサービスを紹介します。ただし、機能や容量など部分的に制限がある場合があるので、導入前に必ず確認しておきましょう。
《LINE WORKS》のPOINT
- すぐに使える!新しいシステムの導入に伴う負担は最小限
- 掲示板やアドレス帳などコミュニケーション機能が豊富!
- 24時間365日体制でサーバ監視!重要なデータの送受信も安心
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、LINEと同じ使い勝手で、導入後すぐに活用できるのが特徴です。通常版のLINEの機能に加え、社内周知ができる掲示板機能や、社員の予定が把握できるカレンダー機能を搭載しています。また、資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDrive機能なども搭載し、ビジネスチャットに必要な機能が揃っています。フリー版では最大30名まで利用でき、ストレージ容量は5GBまで、音声・ビデオ通話は同時に4名まで可能です。
《Chatwork》のPOINT
- 導入社数304,000社以上の実績!
- ISO27001などセキュリティ規格を取得!
- さまざまなツールと連携して情報を一元管理!
「Chatwork」はChatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。ビジネスが加速するクラウド会議室として注目を集めています。無料版チャットワークでは直近40日以内のメッセージを閲覧でき、ストレージ容量は5GBまで使用できます。グループメンバーとのタスク管理機能があるのが特徴です。
Slack
株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する「Slack」は、2013年の登場以来、世界中で急速に普及しているビジネスチャットツールです。業務で使っている他サービスとも連携でき、仕事の効率化が図れます。フリープランの場合、閲覧・検索ができるのは直近90日間のメッセージのみという制限があります。
Microsoft Teams
Microsoftが提供する「Microsoft Teams」は、無料版も無制限でチャットが可能で、オンライン会議や、音声とビデオでの通話ができるチャットツールです。ファイルストレージは一人あたり5GBまで利用可能です。大人数で利用する場合や、高度なセキュリティやサポートが必要な場合は有料版が向いているでしょう。
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有料ビジネスチャットツールを導入するメリット
無料ツールは気軽に導入できますが、一方で利用可能人数や機能に制限がある場合が多くあります。有料ツールは人数や機能の制限がないほか、セキュリティ性の高さやストレージ容量の拡張が可能などのメリットがあります。ここでは有料ツールのメリットを詳しく解説するので、ビジネスチャットツールを本格的に業務内で活用したい企業は、無料プランとの比較検討の参考にしてください。
また、有料ツールのなかには無料トライアルを実施しているものもあるので、気になるツールがあればぜひベンダーへ問い合わせてみましょう。
セキュリティが強固
無料ツールのなかにも通信暗号化などの基本的なセキュリティ対策を施したものも多くあります。しかし組織の機密情報をやりとりするのであれば、よりセキュリティ機能の充実した有料ツールの方が安心でしょう。例えばアクセス制限やログ管理、2段階認証などの機能が備わっています。
グループ・人数の制限がない
無料ツールでは作成できるグループや利用できる人数に制限がありますが、有料ツールではその制限がない場合がほとんどです。大人数での利用を検討しているならば、有料ツールが適している場合もあります。
ストレージ容量を拡張できる
無料ツールはストレージ容量に制限があるものが多く、頻繁なファイルの送受信や複数名でのやりとりには不向きかもしれません。対して、有料ツールでは無制限、もしくは追加料金で大容量のストレージを活用できる場合があります。ファイル管理やツール運用をストレスなく行いたいなら有料プランが適しているでしょう。
以下の記事では、有料ツールを比較しています。こちらも参考にしてみてはいかがでしょうか。
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ビジネスチャットは有料版とも比較して検討がおすすめ
今や社内コミュニケーションや情報共有に不可欠となりつつあるビジネスチャットツール。無料で活用できるツールも数多く登場しているので、最低限の機能でコストをかけずに導入したい企業や、お試しで活用して導入効果を検討したい企業にはよいかもしれません。
しかし、業務内で本格的にビジネスチャットツールを活用するには無料版では不足があるでしょう。有料ツールといっても、月額数百円からはじめられる料金プランもあります。ビジネスチャットツールを導入する際には、無料版の製品だけではなく有料版の製品とも比較しましょう。以下のボタンから各社製品の資料を一括請求できるので、各製品の特徴や機能を知り自社の導入目的に適しているか検討するとよいでしょう。