効果的な社内コミュニケーション施策９選
具体的な社内コミュニケーションには様々なものがあります。ここでは、以下の９つの社内コミュニケーション施策について、アナログなものからデジタルなものまで解説していきます。
- ●サンクスカード
- ●面談
- ●誕生日会
- ●フリーアドレス制
- ●社内報/社内新聞
- ●アウトドア体験
- ●グループウェア
- ●社内SNS
- ●ビジネスチャットツール
１．サンクスカード
社員から社員への「ありがとう」の気持ちをカードに書いて伝えます。カードは、手渡しや専用のポストに入れて担当者が社内に掲示した後に本人に渡すことがあります。縁の下の力持ちとして活動するバックオフィスの社員への感謝のメッセージも多く、モチベーションアップにつながります。
２．面談
上司と部下で定期的に面談を行うこともコミュニケーションの一つです。ランチを食べながら堅苦しくない形で、お互いの将来の目標など業務に直結しないことも話します。普段外出先などで一緒に食事をすることが多い場合でも、あらためて時間を設けて会話をすることが大切です。
３．誕生日会
毎月や2ヶ月毎に該当の社員を集めて誕生日会を行います。誕生日カードの作成は、部署や社内全体で実施します。仲間に向けて業務外でメッセージを送る機会は意外に少ないもので、1年に1回の貴重な交流の機会になります。
４．フリーアドレス制
社員の席が固定されていないため、部署間のコミュニケーションの垣根を越えることができます。オフィスのレイアウト設計に関わるので、すぐに実施が難しいかもしれませんが、計画的に導入する企業が増えています。
５．社内報/社内新聞
社内のできごとを社内報としてまとめて、月に一度~四半期に一度のペースで発行されることが多いです。広報部や人事が作成したり、有志が作成をする企業もあります。継続には労力がかかりますが、会社からの発信だけでなく社員紹介のコーナーなども設けて参加型にすることで社内コミュニケーションの場として役立ちます。
６．アウトドア体験
最近では、研修やミーティングをキャンプ場で行う法人向けのサービスもあります。普段のオフィスから離れた場所で、緑の中で交流をすることによって、自然なコミュニケーションができるので、大手企業からベンチャー企業まで様々な企業で採用されているようです。
７．グループウェア
カレンダー機能で社員の予定を共有できたり、「お知らせ」機能で全社からのメッセージを共有したりすることができます。社員の外出が多い会社や、お互いがどんな仕事をしているかわからないという課題がある場合にはおすすめのツールです。
以下の記事では、グループウェアの機能について詳しく説明しています。「グループウェアを導入すると何ができるのだろう？」と疑問に思っている方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
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８．社内SNS
最近導入する企業が増えているツールです。社内ブログの場合だと、会社からのメッセージが一方通行になりがちですが、社内SNSではスタンプやコメントが気軽に行えるというメリットがあり、双方向でのコミュニケーションが可能です。社内の部活動の様子や新人の紹介など、タイムリーに広報ができることも利用されている理由の一つです。
以下の記事では、社内SNSとは何かについて詳しくまとめられています。社内SNSに興味を持ち始めた方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
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９．ビジネスチャットツール
従来のメーリングリストやメールに代えて導入が進んでいます。社内のメールには、定型の挨拶文の入力やCCに関連者を追加するなどの手間が発生しがちでした。またメールでのやり取りが長くなったり、複数のメールで話が並行するなど不便も発生します。
ビジネスチャットツールの場合は、会話形式に近い形でこまめなやり取りが可能になり、一つの話題についてスレッド形式で意見を出し合うこともできます。
またコミュニケーションの上で、メールだと堅苦しくなったり、躊躇しがちな情報についても、気軽に共有が可能です。例えば、「〇〇さんが今月の予算達成しました！」、「△△について分かる人教えてください」などのメッセージが活発に発信されるようになり、社員同士の距離がぐっと近くなったという声もよく聞きます。
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社内コミュニケーション施策を成功させる３つのコツ
社内コミュニケーション施策について具体的に分かったところで、次にどうすればこれらの施策が成功するのか、重要となるコツを紹介していきましょう。
１．成功事例を共有する
社内のコミュニケーション施策をいきなり始めたところで、社員がその施策に効果があるのか疑問に思ってしまうかもしれません。他の会社のコミュニケーション施策の成功例やユニークな施策を社員が共有することで、施策の目標が明確になり、よりスムーズに効果が出るでしょう。
２．会社全体で取り組む
一般に、社内コミュニケーション施策は一部の人が積極的に参加し、他の人にはあまりモチベーションがないという悪い状況に陥りがちです。
このような状況を防ぐためには、他の部署を含め会社全体で取り組む意識を持つ必要があるでしょう。例えば、全社員が必ず一回はイベントの担当をするなどのルールは効果的です。
３．短期・長期の施策を使い分ける
社内コミュニケーション施策には、短期で効果が出るものと長期で効果が出るものがあります。短期施策としては、面接や誕生日会などのイベントがあり、長期施策としては、社内報や社内SNS、ビジネスチャットなどがあります。
短期施策は即座に効果がでますが、それを維持するのが困難です。逆に、長期施策は効果が出るのに時間がかかりますが、定期的に実施することにより、効果を維持できます。
これらの使い分けを意識することによって、より効果的にコミュニケーションを活性化できるでしょう。
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今回は、社内コミュニケーションの施策9つを紹介しました。企業によって独自の施策はまだまだたくさんあります。一部の施策は、実施までの準備に手間がかかったり、成果がわからず継続が難しいという課題もよく聞きます。
そのため、継続性が高く身近なコミュニケーションから見直せる点では、社内SNS・チャットツールの利用の検討がおすすめです。インナーコミュニケーションに課題がある企業は、まずは日々のコミュニケーションの方法について見直してみてはいかがでしょうか。
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