社内コミュニケーションの課題とは？それぞれの解決策も紹介！

社内コミュニケーションの必要性と課題

インナーコミュニケーションや、インターナルコミュニケーションとも呼ばれる社内コミュニケーションは、最近では人事担当者だけでなく、経営企画や広報部門などにも深く関わる課題になっています。働き方の多様化によって、社内で長時間働くことは推奨されず、例えばリモートワークやサテライトオフィスなど、働きやすい場所で仕事をすることや、短時間で生産性をあげることが求められるようになりました。

社員がいつも一緒にいなくてもお互いの理解を深めたり、スムーズなコミュニケーションを行うためには、社内コミュニケーションの活性化が非常に重要になっています。既に多くの企業で活性化の施策に取り組んでいますが、イベントの参加率が悪い、盛り上がらないなどの課題をよく耳にします。今回はそんな具体的な課題と解決策について紹介します。

社内コミュニケーションの必要性について詳しくは下記もご覧ください。
★社内コミュニケーションの必要性

各種イベントの課題と解決策

誕生会や運動会、新人歓迎会、社内報などイベントや企画を実施している企業も多いのではないでしょうか。イベント開催や企画実施における課題は以下のようなものが挙げられます。

• ●一部の社員しか参加せず、欠席が多い
• ●企画メンバーだけが盛り上がり参加側の社員が冷めている
• ●実施したものの、成果が見えない

このような課題の解決策の１つとしては、企業内の上層部や経営層の理解を得て積極的に関わってもらうことがあげられます。上司や上層部が参加の声掛けを行うことで会社のイベントそしての一体感が増します。可能であれば、経営層にも企画の出し物等に参加してもらうのもおすすめです。上司の意外な一面を見ることができれば、社員にとって嬉しい機会になるでしょう。

また、まず開催の目的を明確にしておくことも大切です。人事部や経営企画の「社員の交流を活発にしたい」という想いは、時には独りよがりの目的として受け取られてしまう可能性があります。例えば「チーム内や事業の共通言語を覚えて議論しやすくする」、「後輩が、先輩にも意見を素直に伝えられるようなコミュニケーションの土台を作る」など、事業部メンバーも共感できるような目的にすることが大切です。

成果が見えないという課題には、参加者にアンケートを行うことがおすすめです。質問項目は、目的に沿って事前に準備しておきましょう。満足度など定量的な数字と定性的なコメントを得られるフォーマットにしておけば、次回以降の施策との比較も行うことができます。参加者にとっても、アンケートによって意見を求められたことでより参加意識が高まり次回以降の参加率にも影響するでしょう。

コミュニケーション施策については下記の記事もご覧ください。
★社内コミュニケーション施策の紹介

日常のコミュニケーションの課題と解決策

普段気にしない方も多い部分ですが、日々の業務に関わるという面では、イベントよりも重要とも言えるのが対面、メール、電話などのコミュニケーションです。課題は以下のようなものがあります。

• ●社内メールは「お疲れ様です。◯◯です。」などの、テンプレートの挨拶や関係者のCC追加など時間がかかる。
• ●社内メールの誤送信は外部への情報漏えいの可能性がある。
• ●社内メールの見落としが多く、電話での後追いの連絡の手間が発生する。
• ●外勤と内勤の社員のスケジュールの共有ができない。
• ●部署が複数あり、社員の顔と名前が一致しないことが多い。

日常のコミュニケーションの課題は、グループウェアや社内SNS、ビジネスチャットなどのツールの活用で解決をしている企業が増えてきています。

例えば、メール、電話の代わりにビジネスチャットツールを利用することが可能です。メールよりも短いメッセージで、簡単な返信はスタンプ等で可能なので、早いレスポンスが期待できます。外部へのメール誤送信などのリスクも避けられます。

社内の掲示板の代わりにグループウェアを活用すれば、外出が多い社員にも社内のお知らせを漏れなく伝えることができ、カレンダー機能によって内勤者にも行動スケジュールが分かるので、無駄な連絡が不要になります。

社内SNSやビジネスチャットツールを利用することで、業務外の部活動の連絡なども各社員が気軽に発信することができます。メッセージは、顔写真付きのアイコンとともに表示させられるので、部署が異なる社員との距離もぐっと身近になります。無料でお試しができるツールもありますので、気になるツールは一度問い合わせしてみることがおすすめです。

まとめ

イベントや企画の実施についての課題の解決策は以下３つでした。

• ●上層部や経営層の理解を得て積極的に関わってもらう
• ●開催の目的を明確にし、事業部も共感できるものにする
• ●参加者にアンケートを行う

日常のコミュニケーションの解決策は以下３つを紹介しました。

• ●ビジネスチャットの利用で、メールより気軽に、電話より早くする
• ●グループウェアの利用で、カレンダーや情報の共有をする
• ●社内SNSの利用で、部署間の壁を低くする

社内コミュニケーションの方法や施策には正解が無いため、担当者にとっては悩みが尽きないでしょう。しかし、インナーコミュニケーションは、活性化すれば職場の雰囲気が良くなるだけでなく、部署間での交流により新しいアイデアが生まれるなど、売上の向上につながることもあります。

試行錯誤しながら、少しずつ自社の目指すコミュニケーションの形を作っていくことをおすすめします。