社内コミュニケーションの必要性
インナーコミュニケーションや、インターナルコミュニケーションとも呼ばれる社内コミュニケーションは、最近では人事担当者だけでなく、経営企画や広報部門などにも深く関わる課題になっています。働き方の多様化によって、社内で長時間働くことは推奨されず、例えばリモートワークやサテライトオフィスなど、働きやすい場所で仕事をすることや、短時間で生産性をあげることが求められるようになりました。
社員がいつも一緒にいなくてもお互いの理解を深めたり、スムーズなコミュニケーションを行うためには、社内コミュニケーションの活性化が非常に重要になっています。既に多くの企業で活性化の施策に取り組んでいますが、イベントの参加率が悪い、盛り上がらないなどの課題をよく耳にします。今回はそんな具体的な課題と解決策について紹介します。
社内コミュニケーションの重要性について詳しくは下記もご覧ください。
【課題１】社員の参加モチベーションが低い
企業の中には、サンクスカードや誕生日会などの社内コミュニケーション施策を実施しても、社員のモチベーションが低いために盛り上がらないという場合があります。
全社員のモチベーションが高くなければコミュニケーションの活性化は期待できませんし、施策が途中で終わってしまう可能性もあります。
上層部が積極的に関わって解決
このような課題の解決策の１つとしては、企業内の上層部や経営層の理解を得て積極的に関わってもらうことがあげられます。上司や上層部が参加の声掛けを行うことで会社のイベントそしての一体感が増します。可能であれば、経営層にも企画の出し物等に参加してもらうのもおすすめです。上司の意外な一面を見ることができれば、社員にとって嬉しい機会になるでしょう。
【課題２】成果がわからない
コミュニケーションが不足している企業が最も問題視しているのは、情報共有が十分になされていないことによって業務の効率性が落ちてしまうことです。例えば、複数の部署による協働プロジェクトおいて、プロジェクトの進捗管理が十分にできなければ、問題が発生して際に迅速な対応をとることができません。
これらの問題を目的に実施される施策ですが、コミュニケーション活性化の施策は全社的に取り組むべきものなので、実際に効果があったのかを正確に分析するのが困難です。
アンケート調査を行って解決
成果が見えないという課題には、参加者にアンケートを行うことがおすすめです。質問項目は、目的に沿って事前に準備しておきましょう。満足度など定量的な数字と定性的なコメントを得られるフォーマットにしておけば、次回以降の施策との比較も行うことができます。参加者にとっても、アンケートによって意見を求められたことでより参加意識が高まり次回以降の参加率にも影響するでしょう。
【課題３】長期的な効果が出ない
誕生日カードや面接などのコミュニケーション施策を実施しても、一時的にコミュニケーションが活性化するだけで、長期的な効果は望めません。日常的なコミュニケーションが活性化しなければスムーズな情報共有が行えませんから、効果はあまりなくなってしまいます。
様々なコミュニケーション施策を実施して解決
このような課題を解決するためには、長期的な施策と短期的な施策を組み合わせるのが効果的でしょう。また、すぐには効果の出ないものもありますから、会社全体で目的を明確にして取り組むことが重要になってきます。以下の記事では、より多くの具体的な施策を分かりやすく紹介し、施策を成功させるためのポイントにも触れています。
【課題４】気軽にコミュニケーションを取れない
普段気にしない方も多い部分ですが、日々の業務に関わるという面では、イベントよりも重要とも言えるのが対面、メール、電話などのコミュニケーションです。課題は以下のようなものがあります。
- ●社内メールは「お疲れ様です。◯◯です。」などの、テンプレートの挨拶や関係者のCC追加など時間がかかる。
- ●社内メールの誤送信は外部への情報漏えいの可能性がある。
- ●社内メールの見落としが多く、電話での後追いの連絡の手間が発生する。
ツールを利用して解決
日常のコミュニケーションの課題は、グループウェアや社内SNS、ビジネスチャットなどのツールの活用で解決をしている企業が増えてきています。
例えば、メール、電話の代わりにビジネスチャットツールを利用することが可能です。メールよりも短いメッセージで、簡単な返信はスタンプ等で可能なので、早いレスポンスが期待できます。外部へのメール誤送信などのリスクも避けられます。
社内の掲示板の代わりにグループウェアを活用すれば、外出が多い社員にも社内のお知らせを漏れなく伝えることができ、カレンダー機能によって内勤者にも行動スケジュールが分かるので、無駄な連絡が不要になります。
社内SNSやビジネスチャットツールを利用することで、業務外の部活動の連絡なども各社員が気軽に発信することができます。メッセージは、顔写真付きのアイコンとともに表示させられるので、部署が異なる社員との距離もぐっと身近になります。無料でお試しができるツールもありますので、気になるツールは一度問い合わせしてみることがおすすめです。
社内コミュニケーションの課題解決には、ツールの導入検討を！
社内コミュニケーションの方法や施策には正解が無いため、担当者にとっては悩みが尽きないでしょう。しかし、インナーコミュニケーションは、活性化すれば職場の雰囲気が良くなるだけでなく、部署間での交流により新しいアイデアが生まれるなど、売上の向上につながることもあります。
試行錯誤しながら、少しずつ自社の目指すコミュニケーションの形を作っていくことをおすすめします。
