社内コミュニケーションの必要性

社内コミュニケーションの必要性

社内でのコミュニケーションには業務上のやり取りだけでなく、業務を円滑にするための交流会など、様々な機会があるでしょう。まずは、なぜ社内コミュニケーションの整備が必要なのかを整理してみましょう。

働き方の多様化

社内コミュニケーションの必要性に注目が集まる背景の一つが、働き方の多様化です。ここでは、「働き方改革」との関連や社員のモチベーションの変化に着目します。

「働き方改革」の提唱

近年「働き方改革」が提唱され、以前のような

• ●社員全員が定時に会社に出社する
• ●残業が当たり前
• ●上司が帰るまで部下は全員待っている

このような働き方は古いものになっています。現在は、働き方を見直し、なるべく生産性をあげることが優先されます。

例えばリモートワークやフレックスタイム制の導入をする企業が増えています。それに比例して、以前のように、同じ空間で社員同士が顔を合わせて仕事をする機会が格段に減ってきていると言えます。また、働き方の多様化によって、自由な時間を優先する非正規雇用の採用も進み、一つの会社の中でさまざまな立場の社員が働くことが一般的になってきました。

そのため、以前のように情報共有は社内掲示板や回覧で行うといったコミュニケーションの方法は難しくなってきています。離れた場所にいる社員同士を、いかに結びつけるかということが重要になっているのです。

社員のモチべーションの変化

近年の従業員の意識の変化も、社内コミュニケーションの活性化が求められる理由の一つです。現在、多くの働く人の中では、終身雇用の概念が薄れつつあると言えます。少し前までは、学校を卒業すると会社に就職し、定年まで働くことが一般的だったことでしょう。

しかし現在では、従業員の転職は特別なことではなくなりました。その動機も、会社への不満などのネガティブな理由の他に、より魅力ある職場環境や、スキルアップを求めるものが多くなっています。企業は、社員の離職防止のためにも、快適な職場作りや、社員のニーズに気づく力が求められているのです。

また、グローバル化や価値観の多様化によって様々なバックグラウンドを持った人々が一緒に働くことも多くなってきました。仕事を円滑に進め、成果を上げるためにも社内でコミュニケーションを密にして、お互いのことを理解しつつ仕事を進めなければならないという考えも強くなってきています。

社内コミュニケーションの種類

では、どのような社内コミュニケーションを行うことが必要なのでしょうか。その種類は大きく２つに分けられます。イベントや社内報など業務に直結しないものと、メールや電話などの業務上のインフラです。

イベントや企画の実施

まず、業務に直結しないイベントなどの実施は、社員の親睦を深めたり、普段業務で関わりの少ない社員と交流を行うきっかけになります。課題は、「イベントの開催時に人事や企画担当者の負担が増える」ことや、「参加型のイベントの場合に、家庭の事情で参加できない社員が生まれ、参加者との温度差が生まれる」ことなどが挙げられます。

こういった課題には、なるべく多くの社員が参加できるように開催の日時を配慮したり、業務時間を調整することなどでカバーする必要があります。

メールや電話などのインフラの整備

業務上においてインフラとも言えるメールや電話は、どこの企業でも利用されているツールでしょう。しかし、コミュニケーションの観点から、それぞれの特徴を普段から意識して使っている人は少ないのではないでしょうか。使用状況は企業や業種によってさまざまで、メールよりも電話をメインに使っていたり、メーリングリストを使って一斉に情報の共有を行っている企業もあるでしょう。

メールの場合だと、時間を選ばずに複数人に一度に連絡できるメリットがある一方で、入力の手間やメールの返事が来るまでに結局電話で催促をするなど、意外に時間がかかることがあります。毎回定形の挨拶文を打ったり、関係者をCCに追加するなど、一回あたりの時間は数分でも、1日、1週間に換算すると驚くほど時間を使っていることがあります。

電話の場合だと、すぐに相手に要件を伝えて返答をもらえるメリットがありますが、相手が不在の場合や、複数人に一度に連絡ができないという課題があります。

社内コミュニケーションの新しい潮流

最近では、業務外のコミュニケーションの活性化や、インフラの効率化のために、「社内SNS」や「ビジネスチャットツール」などのシステムを導入する企業が増えています。社内SNSでは、業務外の部活動の情報を社内に共有したり、部署内での個人の活躍を気軽に全社に紹介できる機能などが、コミュニケーションの活性化に利用されています。また、ビジネスチャットツールは、メールや電話に代わり、一度に複数の人に連絡をしたり、ダイレクトに個人とつながるメッセージ機能によって無駄な定型文を省いたコミュニケーションをすることを可能にします。

社内SNS・ビジネスチャットツールについて詳細は下記をご覧ください。
★社内SNSの基本的な機能とは

まとめ

今回は、社内のコミュニケーションの必要性や、活性化するメリット、具体的な種類についてまとめました。社内のコミュニケーションは、日々の積み重ねが大切です。自社の状況を振り返って、改善できるところから少しずつ見直してみてはいかがでしょうか。