ビジネスチャットのマナーとは？具体的な活用方法まで解説！

覚えておきたいビジネスチャットのマナー

コミュニケーションの活性化に役立つビジネスチャットですが、プライベートと同じ使い方をしてしまうと相手に不快な思いをさせてしまったり、逆に効率を悪くしてしまったりするリスクがあります。

そのため、チャットとはいえビジネスマナーは必要です。まずはビジネス上必須な５つのマナーをご紹介します。

メッセージに反応をする

メールと同様に、ビジネスチャットでも連絡に対する返信や反応は大切です。

ビジネスチャットは、すぐにメッセージの確認・返信ができるため、スムーズな情報共有が可能です。その特性を活かすためにも、メッセージにはできる限り早く反応し、「素早いやりとり」を意識しましょう。

また、スタンプやいいねボタンのような「リアクション」と呼ばれる機能を利用すれば、文章を入力することなくメッセージに応答できます。「OK・NG」といった反応や、「取り急ぎメッセージを確認した」という合図は、そのような機能を活用することでスムーズにやり取りできます。

検索しやすい言葉をメッセージに含める

ビジネスチャットは、常に新しいメッセージが画面に表示されるので、過去のメッセージは意図的に固定をしておかない限り埋もれていってしまいます。そのため、後で特定の情報を探すには履歴を遡って探す必要があります。メッセージを頻繁にやり取りしていると、画面をスクロールして探すだけでも大変です。

そこで、メッセージには内容に関係するキーワードを含めるようにしましょう。キーワード検索を行えば、該当のメッセージを簡単に見つけられます。メッセージを送る際のひと工夫で、情報の検索性が上がり、迅速な情報伝達が可能になるでしょう。

間違った日本語を使わないよう意識する

ビジネスチャットではテキストベースのやり取りとなるため、対面で話す時のように仕草や表情でコミュニケーションはとれません。

主語や述語がない、「てにをは」を適切に使えていない状態では、メッセージの内容を正しく理解するのは難しいでしょう。メッセージが上手く伝わらないことで、トラブルに発展するケースもあります。また、投稿した本人への信頼も下がってしまうでしょう。

したがって、スムーズな情報伝達・共有のため、日本語を正しく使うことが大切です。簡単にメッセージを送信できるのがビジネスチャットのメリットですが、送信する前に一呼吸おいて、誤字や脱字がないか確認するのがマナーです。

ビジネスに相応しい内容にする

日常的にチャットを利用していると、プライベートの延長でビジネスチャットを利用しがちです。そのため、マナーに欠く使い方をする可能性があります。

プライベートな時間帯にはメッセージを送らない配慮が必要です。また、簡易的なやり取りが目的であるため、砕けすぎず堅苦しすぎない文面であると良いです。「です。ます。」調の日本語であれば、文章も長くならず上司へ悪い心証を与えないでしょう。

気持ちが伝わりにくかったり、淡々とした文面だと感じる場合は、顔文字の利用が効果的です。「(^^)」や「m(_ _)m」など、一般的な顔文字であればビジネスチャットで利用しても問題ありません。

相手との距離感を考えながら、凝りすぎない顔文字を利用して適切なコミュニケーションを図りましょう。

通知機能をオフにする方法を覚えておく

ビジネスチャットツールは、メッセージにすぐに気付けるように「通知機能」があります。デスクトップ上や画面上にビジネスチャットを開いていなくても、新着メッセージが届いたことをポップアップで知らせてくれる機能です。電話やメールよりも手軽に使えるので非常に便利な機能ですが、商談時や打ち合わせ時などは注意が必要です。

顧客に自分のパソコンの画面を見せたり、会議でモニターを使ったりする際に、タイミングが悪いとメッセージがポップアップで見えてしまうことがあります。お互いに決まりが悪い思いをするだけでなく、商談時には大変失礼にあたります。また、打ち合わせ中にポップアップがしょっちゅう表示されるようでは集中もできません。

商談や打ち合わせの前や「通知がきても対応できない」というときには通知機能をオフにするようにするとよいでしょう。「離席機能」を使えば、メンバーにも「すぐには対応できない」ということが伝わるので安心です。

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ビジネスチャットを使いこなすポイント

メールと同じようにビジネスチャットを使うと、コミュニケーションの促進を図れず、業務が非効率になることがあります。ここでは、ビジネスチャットを効果的に使いこなす３つのポイントをみていきましょう。

重要なメッセージは保存する

ビジネスチャットによってやり取りの頻度が増えると、重要な情報を見逃すリスクがあります。「ピン止め」と呼ばれる機能を利用して重要な情報を保存しましょう。「クリップ機能」「ノート機能」などを利用すれば、必要な情報をまとめて保管でき、効率的な情報管理が可能です。

メッセージを小分けに送る

ビジネスチャットは長文になると行が増え、文章が読みにくくなります。そのため、簡潔でわかりやすい文章の作成を心がけましょう。メッセージが長くなる場合、２、３行ごとの改行をおすすめします。

また、文字数が少ないとメッセージの内容を理解しやすく、相手からの返信も早くなります。

チャットルームに入室できる人を制限する

ビジネスチャットでは業務上重要な情報を扱うこともあります。対象外のメンバーがトークルームに入室すると情報漏えいのリスクが上がります。そのため入室制限を行い、情報漏えいのリスク軽減に努めましょう。

そしてビジネスチャットでファイルは共有せず、ほかのファイル共有ツールを利用しましょう。これにより、ビジネスチャットと別の権限設定が行え、セキュリティの強化につながります。

チャットルーム開設時、管理者はどのメンバーに入室権限を与えるか慎重に検討しましょう。

ビジネスチャットの具体的な活用事例

ビジネスチャットの具体的な活用法を知ることで、より効果的な利用が可能です。ここでは２つの活用事例をご紹介します。

より正確な情報を伝える場合：ビデオ通話機能を活用

メールや電話は、微妙なニュアンスを伝えられません。直接会って話す場合は、相手とスケジュールを合わせる必要があります。

そこで、ビデオ通話機能を活用しましょう。相手の仕草や表情を見ることができるため、文字や音声では伝えにくい情報の伝達が可能です。また、ビジネスチャット上で資料を渡し、それを見ながらビデオ通話で説明することもできます。

さらに、拠点間でビデオ通話機能を活用すればリアルタイムな情報伝達が実現します。スピーディーな意思決定や生産性アップにつながるでしょう。

複数人で意見交換する場合：グループチャット機能を活用

会議を実施する際、参加者のスケジュール調整や会議室の確保、資料の準備など多くの手間がかかります。プロジェクト中のミーティングは全メンバーの参加が理想ですが、ほかの業務も行っているためメンバーが揃うことは難しいです。

そういったときは、グループチャット機能を活用しましょう。

プロジェクトごとにトークルームが開設でき、複数人でも簡単にミーティングを行えます。また、オンラインで利用するため、外出先からミーティングへの参加が可能です。メンバーがどこにいても問題なく会議を進められます。

ビジネスチャットのマナーを理解し、適切に利用しよう

ビジネスチャットのマナーとして、ビジネスにふさわしい振る舞いや正確な日本語でのやり取りが大切です。メッセージにキーワードを含め、迅速な返信を心がけましょう。

また、ビジネスチャットでは文章を簡潔にし、重要な情報は保存してください。さらに、アクセス制限で情報漏洩リスクを軽減できます。

以上の点を踏まえ、ビデオやグループチャット機能を活用してコミュニケーションの活性化を図りましょう。