ビジネスチャットの最低限マナー５
コミュニケーションの活性化に役立つビジネスチャットですが、プライベートと同じ使い方をすると相手に不快な思いをさせたり、効率を悪くしたりするリスクがあります。そのため、チャットとはいえビジネスマナーを意識することが大切です。
ここからは、最低限覚えておきたい５つのマナーについて解説します。
- １．メッセージに反応をする
- ２．検索しやすい言葉をメッセージに含める
- ３．間違った日本語を使わないよう意識する
- ４．ビジネスに相応しい内容にする
- ５．通知機能をオフにする方法を覚えておく
１．メッセージに反応をする
メールと同様に、ビジネスチャットでも連絡に対する返信や反応は大切です。ビジネスチャットは、すぐにメッセージの確認・返信ができるため、スムーズな情報共有が可能です。その特性を活かすためにも、メッセージにはできる限り早く反応し、「素早いやりとり」を意識しましょう。
また、スタンプやいいねボタンのような「リアクション」と呼ばれる機能を利用すれば、文章を入力することなくメッセージに応答できます。「OK・NG」「取り急ぎメッセージを確認した」という意思表示を示すことでスムーズにやり取りができるでしょう。
２．検索しやすい言葉をメッセージに含める
ビジネスチャットは、常に新しいメッセージが画面に表示されるため、過去のメッセージは意図的に固定しない限り埋もれてしまいます。そのため、過去のやり取りや特定の情報を探したい場合、履歴を遡らなければいけません。メッセージを頻繁にやり取りしていると、画面をスクロールして探すだけでも大変です。
大半のビジネスチャットには検索機能が備わっているため、メッセージを作成する際は、要件に関係するキーワードを含めるようにしましょう。メッセージを送る際のひと工夫で、情報の検索性が上がり、迅速な情報伝達が可能になります。
３．間違った日本語を使わないよう意識する
ビジネスチャットはテキストベースのやり取りとなるため、対面で話す時のように仕草や表情でコミュニケーションはとれません。主語や述語がなく、「てにをは」の使用が不適切だと、メッセージを正しく理解するのは難しいでしょう。メッセージがうまく伝わらないことで、トラブルに発展するケースもあります。また、投稿した本人への信頼も下がるでしょう。
スムーズな情報伝達・共有には、正しい日本語の使用が不可欠です。簡単にメッセージを送信できるのがビジネスチャットのメリットですが、送信する前に一呼吸おいて、誤字や脱字がないか確認するのがマナーです。
４．ビジネスに相応しい内容にする
日常的にチャットを利用していると、プライベートの延長でビジネスチャットを利用しがちです。そのため、マナーに欠く使い方をする可能性があります。
プライベートな時間帯にはメッセージを送らない配慮が必要です。また、簡易的なやり取りが目的であるため、砕けすぎず堅苦しすぎない文面であるとなおよいでしょう。「です・ます」で終了する文体であれば、文章も長くならず上司へ悪い心証を与えずに済みます。
気持ちが伝わりにくい、淡々とした文面だと感じる場合は、顔文字の利用が効果的です。「(^^)」や「m(_ _)m」など、一般的な顔文字であればビジネスチャットで利用しても問題ありません。
ただし、相手との関係性や距離感、シチュエーションを考えたうえで、適切なコミュニケーションを図りましょう。
５．通知機能をオフにする方法を覚えておく
ビジネスチャットツールには、「通知機能」があります。ビジネスチャットをデスクトップ上に開いていなくても、新着メッセージが届いたことをポップアップで知らせる便利な機能ですが、商談時や打ち合わせ時には注意が必要です。
顧客に自分のパソコンの画面を見せたり、会議でモニターを使ったりする際に、ポップアップでメッセージが見えてしまうためです。お互いにきまりが悪い思いをするだけでなく、商談時には失礼にあたります。また、打ち合わせ中にポップアップが頻繁に表示されるようでは集中できません。
通知がきても対応できないときには、通知機能をオフに設定しましょう。「離席機能」を使えば、メンバーにもすぐに対応できないことが伝わるので安心です。
ビジネスチャットを使いこなすポイント
ビジネスチャットをメールと同じように使うと、コミュニケーションの促進を図れず、業務が非効率になることがあります。ここからは、ビジネスチャットを効果的に使いこなす３つのポイントについて解説します。
重要なメッセージは保存する
ビジネスチャットでのやり取りが増えると、重要な情報を見逃すリスクがあります。「ピン留め」と呼ばれる機能を利用して重要な情報は保存しましょう。ほかにも「クリップ機能」「ノート機能」などを利用すれば、必要な情報をまとめて保管でき、効率的な情報管理が可能です。
メッセージは小分けに送る
ビジネスチャットは長文になると行が増え、文章が読みにくくなります。簡潔でわかりやすい文章の作成を心がけましょう。メッセージが長くなる場合、２・３行ごとの改行をおすすめします。
また、文字数が少ないとメッセージの内容を理解しやすく、相手からの返信も早いでしょう
チャットルームに入室できる人を制限する
ビジネスチャットでは業務上重要な情報を扱うこともあります。対象外のメンバーがトークルームに入室すると情報漏えいのリスクが上がります。入室制限をして、情報漏えいのリスクを下げましょう。チャットルーム開設時、管理者はどのメンバーに入室権限を与えるか慎重に検討する必要があります。
また、ビジネスチャットでファイルは共有せず、ファイル共有ツールを利用しましょう。セキュリティの強化にもつながります。
ビジネスチャットの具体的な活用事例
ビジネスチャットの具体的な活用法を知ることで、より効果的な利用が可能です。２つの活用事例を紹介します。
より正確な情報を伝える場合：ビデオ通話機能を活用
メールや電話は、微妙なニュアンスを伝えられません。直接会って話す場合は、相手とスケジュールを合わせる必要があります。
そこで、ビジネスチャットのビデオ通話機能を活用しましょう。相手の仕草や表情を確認できるため、文字や音声では伝えにくい情報の伝達が可能です。ビジネスチャット上で資料を渡し、ビデオ通話で詳細説明する使い方もできます。
さらに、拠点間でビデオ通話機能を活用すればリアルタイムな情報伝達が実現します。スピーディーな意思決定や生産性アップにつながるでしょう。
複数人で意見交換する場合：グループチャット機能を活用
会議を実施する際、参加者のスケジュール調整や会議室の確保、資料の準備など多くの手間がかかります。プロジェクト中のミーティングは全メンバーの参加が理想です。しかし、ほかの業務もあるためメンバーが揃うことは難しいでしょう。
そこで、グループチャット機能を活用してください。
プロジェクトごとにトークルームが開設でき、複数人でも簡単にミーティングを行えます。オンラインで利用するため、外出先からミーティングへの参加が可能です。メンバーがどこにいても問題なく会議を進められます。
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ビジネスチャットのマナーを理解し、適切に利用しよう
ビジネスチャットのマナーとして、ビジネスにふさわしい振る舞いや正確な日本語でのやり取りが大切です。メッセージにキーワードを含め、簡潔かつ迅速な返信を心がけましょう。重要情報の保存やアクセス制限も、ビジネスチャットの有効活用には欠かせません。
以上の点を踏まえ、ビデオやグループチャット機能を活用してコミュニケーションの活性化を図りましょう。
