ビジネスチャットで社外（他社）とやり取りするメリット
まずは、社外とのやり取りでビジネスチャットを使用するメリットについて見ていきましょう。
メールより速くやり取りできる
ビジネスチャットはリアルタイム性が高いため、メールよりも迅速にやり取りでき、業務効率を高められます。
また、社外の担当者とメールのやり取りをする際には、その都度宛先・件名・冒頭の挨拶を入力するのも手間と感じる場合もあるでしょう。ビジネスチャットではこのようなテンプレートを省き、要件からやり取りを始められます。また、宛先の選択も簡単です。今までのメールでのやり取りをビジネスチャットに置き換えるだけで、大幅な時間短縮に繋がります。
なお以下の記事では、メールとビジネスチャットのそれぞれのメリット・デメリットを解説し、効果的な使い分けの方法を解説します。あわせて参考にしてください。
高いセキュリティで安全に利用できる
チャットツールは個人向けの製品が多くのシェアを占めています。しかし、ビジネス利用においては情報漏えいのリスクがあるためセキュリティ面で不安があるといえるでしょう。
そのため、社外とやり取りできるビジネスチャットは高いセキュリティ性能をもつ製品が多くあります。実際に金融機関など非常に高いセキュリティが必要となる企業が利用しているツールもあります。そのため、幅広い企業で利用されており、チャットだけでなくファイルの共有などもビジネスチャット上で安心して共有できるでしょう。
誤送信を防げる
メールでは誤った内容を送信してしまった後、取り消しができません。しかし、ビジネスチャットの場合は送信後にメッセージを編集したり、メッセージを削除したりできます。万一誤送信してしまった場合にも情報漏えいを防げるでしょう。
また、グループチャットの作成やメンバーの追加・削除も簡単に行えます。適切なメンバーでのやり取りをすることで、宛先を間違ってしまうミスも発生しません。
メッセージの管理がしやすい
ビジネスチャットツールでは、過去のメッセージ履歴を簡単に遡れます。さらに引用やブックマークなどが容易なため、メッセージの管理がしやすいのも特徴です。また、通常のメールと異なりメッセージがスパムフォルダに入ったり、意図せず削除されたりするリスクが低いため、情報の喪失リスクを低減できます。
意思疎通がしやすい
ビジネスチャットツールの中には、絵文字やリアクションスタンプを使用できる機能が備わっているものもあります。メッセージの既読通知や返信の代わりに絵文字を用いることで、文章作成にかかる時間を省けるだけでなく、意思疎通もしやすくなります。
ビジネスチャットで社外（他社）とやり取りするデメリット
ビジネスチャットにはデメリットも存在します。詳しく見ていきましょう。
無駄なコミュニケーションを生み出す可能性がある
ビジネスチャットを導入することで、円滑にコミュニケーションを取れるようになります。しかし、手軽にやり取りができる分、メールでは行わないような無駄なやり取りが発生する可能性も高いでしょう。
本来の業務と関係ないコミュニケーションが発生し、無駄な時間が増えるリスクも考えられます。また既読していることが相手に伝わり、返信しなければならない義務感から、コミュニケーション疲れを起こすといったトラブルも考えられます。
このような場合は、「営業時間以外はメッセージの送信をしない」「返信できない時間を相手に伝える」といったルールを設けましょう。
ツールの使用方法を覚える必要がある
チャットツールは日々の業務で利用する機会が多いため、従業員が使えなければ支障が出てしまうでしょう。そのため、各人がツールの使用方法を覚える必要があります。もし仮に社員全員に研修を行えば相当な時間と費用がかかるでしょう。
また、他社とやり取りするためには共通のツールをインストールしなければなりません。無理に利用を図ろうとすれば、従業員への負担が増すでしょう。
社外（他社）連絡向けのツールを選ぶ際のポイント
ひとことでビジネスチャットツールと言っても、その機能や使い方はさまざまです。ここではツールを選ぶ際の目安となるポイントを紹介します。
セキュリティ面で安心ができるか
社外との情報交換にはセキュリティが必須です。ツールを選ぶ際には、SSL/TLSを利用した通信の暗号化、2段階認証など、情報漏えいのリスクを減らすための機能や対策が充実しているかを確認しましょう。そのほか、閲覧範囲の権限設定の可否も重要です。
機能や運用コストが自社にマッチしているか
自社ビジネスの規模やニーズに応じて、必要な機能や予算が異なります。利用可能人数やファイルアップロード容量上限、過去のチャット履歴をどれくらい遡れるかなど、実際にビジネスでチャットツールを使用する場面を想定して機能を選ぶのが大切です。不必要な機能にお金を支払うことなく、予算内で最も適切なツールやプランを選んでいきましょう。
各種サービスとの連携は可能か
CRMやプロジェクト管理ツールなど、他のビジネスツールとの連携がスムーズかどうかも重要なポイントです。APIなどを用いて連携が容易であれば、業務の効率化や生産性の向上につながります。料金プランによって連携機能が制限されている場合もあるので、契約時のプランも要確認しましょう。
使いやすさやシェア率はどのくらいか
ツールの操作が難しければ、導入の際に説明の時間や工数がかかります。直感的な操作ができるツールを選ぶことで、導入のハードルを下げることが可能です。また、取引先の人が普段どのようなツールを使っているのかはわかりません。シェア率が高いツールを選べば、取引先も同じツールを使っている可能性が高くなり、やり取りがスムーズに進行しやすくなります。
社外とのやり取りにビジネスチャットを活用し、効率化を！
ビジネスチャットは、社内だけでなく社外の人ともコミュニケーションを取れます。メールよりも素早いやり取りが可能なだけでなく、セキュリティ強度が高いことも特徴です。また、送信後にメッセージを編集でき、誤送信を防げます。
しかし、コミュニケーションや導入の注意点はあるので、社外の人と利用する場合は、双方が納得した上で利用を行うことが重要です。うまく活用できれば、社外の人との関係性を密接にし、ビジネスを推進できるので、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
