この製品のいい点
現在主に活用しているのは、タスク・スケジュール(リマインダーも使用)掲示板等です。
タスク管理は、登録→締め切りが近いものはオレンジになる→完了したものはチェックを入れれば完了済一覧へ移動といった流れ。表示位置も大きさも良く見やすいし使いやすい。無駄がない作り。
電話メモ(特定の人への伝言等含む)についても、電話がひっきりなしにかかってくる私には沢山の社員が電話メモを残してきます。ですが、終わったものはチェックを入れれば一目で分かり、メモを残した側も私の進捗状況の確認・把握ができるので、まだ未完了の場合は別の案件の確認を先にしたり業務の優先順位を決めれて業務が行いやすくなった。
以前は個人間チャットで行っていたが、スケジュールや在席状況と連動しながら確認できるので無駄にページを開くことがなくなりました。他社員の残したメモも共有できるので、部署全体の効率化に貢献していると感じます。
スケジュールも自分だけではなく、他社員も出席してほしい会議などがある時は複数名まとめてスケジュール登録できるのが良い。リマインダーを設定すれば出席者全員に表示される。
忙しい時は自分の代わりに他社員が登録してくれるので、自分が登録し忘れていたなんて事は起きなくなり、面接や外出、会議中に電話をかけて確認するなどの無駄もなくなった。
サイボウズ Officeの改善してほしい点
所内メールは見にくいと感じることがある。チャット形式で見やすいが、送信したものに返信がくる際送信ボックスで確認するということが今だに慣れません。一般のメールはメールを受信すると受信BOXに入りますのでその固定概念があります。設定方法があるのかまだ調べた事がありません。
システムの不具合がありましたか?
以前TOP画面を編集しようとしたところデータが消えた事がある。バックアップをとっていたので良かったが、いまだに原因が不明。データを削除する可能性がある場面はもっと慎重に操作し、誰でも操作出来ないような仕組みにしていただければこの先も安心して使用できます。
サイボウズ Office導入で得られた効果・メリット
アナログな社員でもすぐに使用できるくらい操作が簡単でした。
電話で済ませた方が早いという意識が強く相手の都合を考えなかった社員は、スケジュール共有や電話メモが記録としていつでも確認できるように考えるようになりました。スケジュールや業務を人に把握されたくない意識が強く業務を抱え込む社員も、全てを隠さず共有する事によって自分と他社員お互いの効率が上がるという事に気がついてくれました。それにより、クラウド反対派のアナログ中堅社員もすんなりと活用してくれるようになりました。
検討者にオススメするポイント
社員間で情報の共有や、連携して動くことが多い会社・部署にはとても良いと思います。
サービス利用状況
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