フリーランスマネジメントシステムとは
フリーランスマネジメントシステムとは、フリーランスや業務委託先に仕事を依頼する際の契約管理や請求書のやりとりといったバックオフィス業務を効率化させるツールです。社外パートナーと関わる際に発生するバックオフィス業務は、非常に多く複雑なものとなっています。業務の一元管理のために、多くの企業で導入されているのがフリーランスマネジメントシステムです。
フリーランスマネジメントシステムでできること
フリーランスマネジメントシステムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- ●パートナー管理機能
- ●プロジェクト管理機能
- ●請求書管理機能
- ●チャットなどのコミュニケーション機能
- ●法制度対応機能
- ●分析・レポート機能
システムを活用すれば、パートナーの基本情報はもちろん、契約や発注にまつわる情報も適切に管理可能です。案件別の進捗状況や請求書関連業務もスムーズに行えるでしょう。
フリーランスマネジメントシステムが注目される背景
フリーランスマネジメントシステムが注目されるきっかけになったのは、フリーランスの増加です。働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、会社に所属せずに働く人が増えています。一方で、仕事を依頼する企業にとっては、まだまだ課題も少なくありません。
適切なマネジメント体制を、一から構築する必要があるからです。体制が整っていないために、外部に委託する業務が増えるほどに総務や経理部門の管理負担が増しては意味がありません。企業がフリーランスを効果的に活用し、市場での競争力を高めるためには、ツール導入による適切な管理が求められます。
フリーランスマネジメントシステムを導入するメリット
フリーランスマネジメントシステムの導入によって得られるメリットは以下のとおりです。
プロジェクトや契約管理を効率化できる
必要なときに必要な業務だけを委託できるのが、フリーランス活用の魅力です。一方で、仕事を依頼する際には契約や発注、納品に請求など、さまざまな業務が発生します。複数のフリーランスとやりとりする場合、情報がバラバラになりミスが発生しやすいでしょう。
フリーランスマネジメントシステムを利用すれば、依頼先や案件別に情報管理が可能になります。ミスを予防し業務の効率化が可能です。
スキル管理やパフォーマンス評価がしやすくなる
フリーランスを活用していても、人材の最適化にまで取り組めている企業は決して多くはありません。どの案件を誰に発注すべきか、悩む企業も多いでしょう。フリーランスマネジメントシステムを導入すれば、個々のスキルや経験、実績の管理が容易になります。
システム上で要件を特定して検索すれば、必要な人材を選定しやすくなるでしょう。また、成果物の質や納期の遵守状況なども、システム上で一括管理が可能です。公正・公平な評価から、フリーランスのモチベーション向上にもつなげられます。
法令改正にも素早く対応できる
フリーランスとの契約ややりとりには、法令が関わるケースも少なくありません。インボイスや下請法・電子帳簿保存法などにも、適切に対応する必要があります。フリーランスマネジメントシステムがあれば、これらの法律に沿う形でのやりとりが容易になります。担当者に十分な知識がなくても、各種要件を満たした書類作成が可能です。
また契約に関わる法令は、今後も改正される可能性があります。システムを導入していれば、素早く対応できるでしょう。
フリーランスマネジメントシステムの選び方のポイント
フリーランスマネジメントシステムを選ぶ際には、以下の２点に注目してみてください。
- ●導入目的にあった製品であること
- ●必要十分な機能が搭載されていること
フリーランスマネジメントシステムは、何に力を入れているのかで３つの種類に分類されます。
- ●契約、請求業務の効率化に強いタイプ
- ●進捗管理の効率化に特化したタイプ
- ●スキル管理、人事評価に強いタイプ
契約・請求業務の効率化に強いシステムを導入すれば、契約書の作成や請求書の発行といった業務の自動化が可能です。進捗管理の効率化に特化したタイプであれば、案件ごとのステータス管理が容易になります。発注漏れや業務の遅れを予防できるでしょう。また、より効率のよい発注スタイルを検討するなら、スキル管理・人事評価に強いタイプがおすすめです。システムごとの強みを把握して、自社のニーズにあった製品を導入しましょう。
またシステム上で管理可能な人数や、ほかのソフトとの連携性など、機能面の違いも多く見られます。導入後に後悔しないためにも、事前確認が必須です。
おすすめのフリーランスマネジメントシステム
フリーランスマネジメントシステム選びで迷ったら、以下で紹介する製品にも注目してみてください。おすすめ製品の特徴を紹介します。
Meeepa
ＴＤＣソフト株式会社が提供する「Meeepa」は、契約や受発注業務の効率化を得意とするフリーランスマネジメントシステムです。見積依頼から精算まで、一連の流れのペーパーレス化を実現します。タイムスタンプ機能で、電子帳簿保存法にも対応しています。初期費用は無料で、月額12,800円、１注文書400円から利用可能です。また、31日間の無料トライアルが提供されています。
Lansmart
株式会社CloudBrainsが提供する「Lansmart」は、副業・フリーランスに業務委託する際の契約と請求にまつわる書類を一元管理できるシステムです。最新の契約ステータスが自動更新され、手続き漏れを防ぎます。またフォーマットに依頼内容や単価を入力するだけで、法令準拠の発注書の作成・送付が可能です。料金は、稼働をともなう業務委託パートナーの契約人数に応じて決定されます。初期費用は150,000円、月額利用料は69,800円～。14日間の無料トライアルを利用可能です。
FreelanceForce
株式会社シューマツワーカーが提供する「FreelanceForce」は、ワーカー個々の情報や、契約に関する複数項目の一括管理が可能です。法令に準拠したマイナンバー収集・管理にも対応しています。収集したマイナンバーは、一部の権限をもつユーザーのみに閲覧を制限できるので、セキュリティも万全です。Slackとの連携により、契約更新アラートなど重要な通知を受け取れるため、手続き漏れも防げます。料金や無料トライアルなど、詳細情報は問い合わせてみてください。
freee業務委託管理
フリー株式会社が提供する「freee業務委託管理」は、フリーランスとの契約から発注、請求に支払いといった業務を一元管理できるクラウドサービスです。多様な発注・請求を一つのプラットフォームで扱え、各種法令にも対応しています。連携できるツールも多く、ニーズにあわせてカスタマイズ開発も可能です。初期導入サポートプランは別途見積もりが必要です。月額利用料は契約パートナー人数によって変動する仕組みを採用しています。契約前には無料デモで使用感を確認しましょう。
エクスチーム
パーソルキャリア株式会社が提供する「エクスチーム」は、業務委託契約に必要な発注・納品・請求までの手続きを、すべてオンラインで対応可能なシステムです。直感的に操作できるUIで、使いやすさを実現しています。人材別の強みや評価を可視化し、一元管理も行えます。導入後は、専属コンサルタントによる常時フォローで安心です。初期導入費用は基本サポート無料で、運用費は月額30,000円～。問い合わせによりデモ画面を視聴できます。
まとめ
フリーランスを活用する場面が増えている今、マネジメントシステムを導入するメリットは増加しています。個々の契約や案件の進捗状況、スキルや評価までを一括管理し、フリーランス人材をさらに有効活用してください。
自社にあったシステムを選択するためには、各システムの詳細を把握したうえでの比較検討が必須です。まずは資料請求からスタートしてみてください。
