スマートセッションの導入事例【トーイン株式会社様】

導入の決め手は圧倒的なコストパフォーマンス　会議の効率化に成功

導入企業

トーイン株式会社様

業種

パルプ・紙・紙加工品製造業　

従業員規模

　

事業内容

包装資材事業・精密塗工事業・その他事業

導入前の課題: 会議資料は全て紙で配布、過去の会議内容を調べるのにかなりの時間を要していた

導入後の結果: 会議資料の印刷量や人件費が大幅に削減され、会議の効率化を迅速に実現することができた

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スマートセッション導入前の課題

会議資料は全て紙で配布、過去の会議内容を調べるのにかなりの時間を要していた

過去の会議資料や最新版がいつでも閲覧可能に

スマートセッションを導入する前は、会議で使用した紙の資料の保管は個人の運用に任せていたという。「会議で使用する資料は各自に配ったのち、その後の資料の保管は各自にお任せしていました。ファイリングをしている人もいますが、過去の資料を見たいときにすぐ見られるようにして欲しいという要望もあり、現在では最新版の資料と過去の資料がスマートセッション上でいつでも見られるようになり非常に便利になりました。」(柳澤氏)

スマートセッション選定ポイント

圧倒的なコストパフォーマンス

”費用面”と自社の会議運用に合った導入形態である”オンプレミスで導入できるサービス”を重要視

「オンプレミスで比較した場合、他社のペーパーレス会議と比較してスマートセッションが圧倒的に安価で驚いたのを覚えています。クラウド版も候補にはありましたが、中長期で見るとオンプレミスの方が安いことと、当社の会議運用は基本的には社員が会議室に集まって会議を行うため、オンプレミスでの導入が適していると判断しました」(柳澤氏)
またシンプルで優れた使いやすさとオンプレミスではあるが簡単に導入ができたことも高く評価したようだ。
「スマートセッションはほぼ標準機能で使用ができています。操作感も軽くシンプルであるため使いやすいのと、社員にマニュアルを配布しましたが特段質問もなく運用ができています。また導入にあたっては、自社で仮想環境のLinuxにスマートセッションを構築しました。作業も提供されたマニュアル通りに進められ、簡単に導入を行うことができ、また日本インフォメーション様の営業サポートも手厚く安心して導入ができました。」(柳澤氏)

スマートセッション導入後の結果

会議資料の印刷量や人件費が大幅に削減され、会議の効率化を迅速に実現することができた

直前の資料の差し替え対応や会議準備に掛かる事務局の負担を大幅に軽減

毎月開催される経営会議等の主要な会議において、膨大な紙の印刷と会議準備に時間を要しており、資料を準備する事務局の頭を悩ませていた。また会議の直前には、資料差し替えの依頼があることも多々あり、製本した後の資料に対しては修正が困難なことがほとんどだった。その場合、旧版の資料をそのまま利用してプロジェクターに投影するスライドのみを最新にするなど、運用で乗り切ることも多かったという。
「スマートセッションを導入したことで紙の印刷量だけでなく、直前の資料の差し替えの対応や会議準備に掛かる事務局の負担を大幅に軽減することができました。」（柳澤氏）
ペーパーレス会議システムの導入にあたっては、資料のフォーマットを統一化することで会議時間の短縮にも繋がったと言う。
「ペーパーレス会議システムの導入に際して、各会議で使われる資料は全てA4フォーマットで統一化を図りました。数字の羅列の多い資料を扱うことが多かったのですが、簡略化をしたことで、毎月の会議時間全体を平均したところ、30分から1時間ほどの時間短縮にも繋がり、物理コストだけでなく業務効率化にも大きな効果があったと考えております。」（柳澤氏）

引用元URL： https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/toin.html