スマートセッションの導入事例【伊田テクノス株式会社様】

年間約12,000枚の印刷・保管コストを削減

導入企業

伊田テクノス株式会社様

業種

総合工事業　

従業員規模

　

事業内容

埼玉を中心に建築,土木,地盤改良,不動産を展開している総合建設業

導入前の課題: 各会議で発生する大量の紙のコストと資料準備の手間に頭を悩ませていた

導入後の結果: 年間12,000枚の印刷コスト削減に加えて、事務局作業の手間も大きく減らすことができた

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スマートセッション導入前の課題

各会議で発生する大量の紙のコストと資料準備の手間に頭を悩ませていた

建設DX推進部係長の菅氏

同社でペーパーレス会議システムの導入検討を始めたのは2年ほど前になる。毎月の会議や四半期ごとで開催される会議において、大量の紙の印刷や資料の製本等に多くの時間がかかっていた。会議ごとに資料を取りまとめる担当者がいたが、会議に参加する各メンバーから資料を集め、レイアウトを調整し製本を行う作業において、多い時で4時間以上も資料の準備に時間を要しており、頭を悩ませる要因になっていた。また、ITに不慣れな方も一定数いることから、操作の難しいシステムを導入することは極力避けたいと考えていた。

スマートセッション選定ポイント

導入の決め手は直感的な操作性

当初、会議で使用する紙を減らそうという動きの中で、PDFで共有するだけでも良いのではないかという声もあったようだ。しかし、ITに不慣れなメンバーもいるため、PDF編集ツールでは思うように資料にメモ書きができなかったり、Zoom等のWeb会議ツールの画面共有もメモを残せないといった理由などから断念をした。半ばあきらめもあったようだが、偶然訪れた展示会でペーパーレス会議システム「スマートセッション」を知り、一度話を聞いてみることにした。
「スマートセッションのデモンストレーションを受ける中で、ペンやテキストのアイコンがわかりやすく表示されていて、どれを押せば何ができるのか直感的に理解ができました。また発表者の画面を参加者に表示させる通知機能についても、とても便利で操作がしやすく、社内のITに不慣れな方々にもみてもらったところ反応が良かったことから、このシステムならいけると感じました。」(菅氏) スマートセッションがリーズナブルであった理由も導入を後押ししたようだ。「シンプルで充実した機能がありながらも月額数万円とお手頃な価格でしたので、まずは使ってみよう、だめだったらまた検討し直せば良いという軽いスタートが切れたのも現在の成功につながっている大きな要因だと思われます。これがシステム構築で百万近く費用が掛かってしまっていたら、今回のようにはならなかったかもしれません。」(菅氏)

スマートセッション導入後の結果

年間12,000枚の印刷コスト削減に加えて、事務局作業の手間も大きく減らすことができた

スマートセッションの導入前は、毎月開催される会議では一回の会議で600枚ほど、四半期ごとの会議では1200枚ほど(一人あたり100枚以上)の紙の印刷が必要であったが、スマートセッションを導入したことで、多くの会議で印刷が不要になった。また、各会議の担当はメンバーから集めた資料の統合やレイアウト調整、製本作業に多くの時間を要していたが、現在は資料を作った人がそのままスマートセッションにアップロードすることができるようになり、事務局的な作業は格段に減ってきたという。導入から非常に早いスピード感で成功に導けたのには、システムに業務を合わせるといった同社の柔軟な対応があったからだ。同社では各会議での報告用の資料はA3で作成されていたようだが、スマートセッションの導入にあたり、iPadやPCで一番見やすいサイズであるA4横サイズで作成することを基本方針にした。
「まず手をつけたのは毎月の会議でした。スマートセッションへの移行に伴い、A3資料を全てA4サイズへ変更しました。当初はA3サイズの情報をA4サイズに縮小しただけで小さくて読みにくいということも発生しましたが、各々作成者が創意工夫をしたことで以前よりも要点が簡潔にまとまった資料になりました。そういった会議の効率化という面においても結果的に良い効果があったと思います。」(村田氏)
驚きだったのが導入後の社員からの問い合わせ数だったという。
「導入にあたり簡易的なマニュアルを作成しましたが、社員からの問い合わせはほとんどありませんでした。長年使っていてもいまだに社内から問い合わせがあるシステムもありますので、そういう意味ではシンプルで直感的というのが問い合わせの少なさに繋がっているのだと思います。」(菅氏)

引用元URL： https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/idatechnos.html