与信審査を代行する機能
取引先の支払い能力を判断する与信審査は、専門知識が求められる業務です。代行機能の仕組みを見ていきましょう。
与信審査代行機能の仕組み
与信審査代行機能では、外部の信用調査機関のデータをもとに、取引先企業の財務状況や支払い能力を評価します。自社では収集しきれない情報をもとに客観的な判断ができる点が特徴です。
審査結果に応じて与信枠が設定され、その範囲内であれば売掛金の未回収リスクを一定の条件のもとで保証してもらえる仕組みを備えたサービスもあります。取引開始前の与信審査にかかる時間を短縮できる点もメリットです。自社で審査担当者を育成する必要がなくなる点も、業務効率化につながる要素の一つです。
与信審査機能を選ぶポイント
与信審査の精度は、利用しているデータベースの規模や更新頻度によって差が出ます。審査にかかる日数や、審査結果の通知方法もサービスによって異なるため、業務スピードに合うかを確認しましょう。
与信枠の見直しタイミングや、取引実績に応じた枠の拡大制度があるかどうかも、長期的な取引を見据えるうえで重要な確認ポイントです。取引先の規模に応じた柔軟な審査基準を持つサービスを選ぶとよいでしょう。審査結果に対する問い合わせ窓口が用意されているかどうかも、実務での使いやすさに関わる点です。
請求書発行・郵送を自動化する機能
請求書の作成から発行、郵送までを自動化する機能は、経理担当者の負担軽減に直結する重要な機能です。
請求書発行の自動化でできること
請求書発行の自動化機能では、あらかじめ登録した取引データをもとに、請求書を自動で作成できます。手入力による転記ミスを防ぎながら、月末月初に集中しがちな作業負担を軽減できる点が特徴です。
インボイス制度に対応した書式で自動出力できるサービスも増えており、法令改正への対応にかかる手間を抑えられます。取引先ごとに異なるフォーマットを設定できる機能があれば、既存の運用を大きく変えずに導入しやすくなります。過去の発行履歴を検索・再出力できる機能があると、取引先からの問い合わせにも迅速に対応できます。
郵送・電子送付の自動化機能
請求書の郵送業務を代行する機能を利用すれば、印刷や封入、発送といった作業を自社で行う必要がなくなります。メール送付やWeb上での請求書発行に対応したサービスも増えており、ペーパーレス化を進めやすくなっています。
取引先の希望に応じて郵送と電子送付を使い分けられる機能があれば、幅広い取引先に対応しやすくなるでしょう。送付履歴が自動で記録される点も、後から確認する際に役立ちます。未達となった場合の再送手続きが自動化されているサービスであれば、確認作業の手間をさらに減らせます。
入金消込を自動化する機能
入金消込は手作業では時間のかかる業務ですが、自動化機能を活用することで大幅な効率化が期待できます。
入金消込自動化の仕組み
入金消込自動化機能では、銀行口座に入金されたデータと請求データを自動で突き合わせ、一致した取引を自動的に消込処理します。手作業での照合にかかっていた時間を大幅に削減できる点が特徴です。
入金額と請求額に差異がある場合は、アラート機能によって担当者に通知される仕組みを備えたサービスもあります。差異の原因を早期に把握できるため、対応の遅れを防ぎやすくなります。振込名義が請求先と異なる入金についても、過去の取引履歴から自動で候補を提示してくれる機能を持つサービスもあります。
会計システム連携による効率化
入金消込機能が会計システムと連携していれば、消込結果を自動で会計データに反映でき、二重入力の手間を省けます。連携先のシステムによって対応範囲が異なるため、自社の会計システムとの相性を確認しましょう。
API連携が可能なサービスであれば、既存の業務フローを大きく変えずに導入しやすくなります。導入時の初期設定にかかる工数についても、事前に確認しておくと安心です。連携後も勘定科目の対応関係を柔軟に調整できる機能があれば、社内の会計ルールに合わせやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で決済代行・請求代行サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
未払い督促を代行する機能
未払いが発生した際の督促業務は精神的な負担も大きく、代行機能を活用することで担当者の負担を軽減できます。
督促代行機能の内容
督促代行機能では、支払期日を過ぎた取引先に対して、メールや書面での督促連絡を自動または代行で行います。自社の担当者が直接連絡する必要がなくなるため、精神的な負担を軽減できる点がメリットです。
督促の段階に応じて連絡方法や文面を変えられる機能を備えたサービスもあり、取引関係を損なわないよう配慮しながら対応を進められます。督促履歴がシステム上に記録されるため、対応状況を後から確認しやすい点も特徴です。担当者が変わった場合でも、これまでの督促経緯を把握しやすくなる利点もあります。
督促フローのカスタマイズ性
督促のタイミングや連絡回数を自社の方針に合わせて設定できる機能があれば、既存の取引関係に配慮した運用がしやすくなります。取引先ごとに督促方針を変えたい場合にも対応できるかを確認しましょう。
督促対応を外部に委託することに不安がある場合は、督促文面を事前に確認・承認できる仕組みがあるサービスを選ぶと安心です。自社のブランドイメージを損なわない対応につながります。督促担当者への研修体制が整っているサービスであれば、丁寧な対応を継続的に受けられる可能性が高まります。
多様な決済手段・継続課金への対応機能
取引先の利便性を高めるためには、複数の決済手段や継続課金への対応も重要な機能の一つです。
クレジットカード・銀行振込・コンビニ払いへの対応
クレジットカード決済、銀行振込、コンビニ払いなど、複数の決済手段に対応した機能を備えることで、取引先の希望に応じた支払い方法を提供できます。決済手段が増えるほど、取引先にとっての利便性も高まります。
決済手段ごとに管理画面が分かれていると業務負担が増えてしまいますが、一元管理できる機能があれば、経理担当者の作業を効率化できます。決済手段の追加・変更が容易にできるかも確認しておきたいポイントです。決済手段ごとの入金サイクルの違いについても、資金繰り計画を立てるうえで把握しておくとよいでしょう。
サブスクリプション継続課金機能
継続課金機能では、定期的な請求処理を自動化でき、毎月の請求業務にかかる手間を大幅に削減できます。課金サイクルやプラン変更にも柔軟に対応できる機能があれば、多様な料金体系にも対応しやすくなります。
カード情報の有効期限切れなどによる決済失敗を自動でリトライする機能があれば、機会損失を抑えられます。解約手続きの自動化にも対応しているかを確認しておくと、運用面での安心感が高まります。プラン変更に伴う日割り計算を自動で行える機能があれば、請求金額の算出ミスも防ぎやすくなります。
法人向け決済代行・請求代行サービスの機能に関するFAQ
法人向け決済代行・請求代行サービスの機能についてよく寄せられる質問と回答をまとめました。
- Q1：与信審査代行機能を使えば未回収リスクはなくなりますか？
- リスクを軽減する効果は期待できますが、完全になくすことは難しい場合もあります。保証範囲や条件を事前に確認しておくことが大切です。
- Q2：請求書発行の自動化機能はインボイス制度にも対応していますか？
- 多くのサービスがインボイス制度に対応した書式での発行に対応していますが、サービスごとに対応範囲が異なるため事前に確認しましょう。
- Q3：督促代行機能を使うと取引関係が悪化しませんか？
- 督促文面や連絡方法を柔軟に設定できるサービスを選べば、取引関係に配慮した対応がしやすくなります。事前に文面の確認・承認ができるかも確認しておきましょう。
まとめ
法人向け決済代行・請求代行サービスには、与信審査代行や請求書発行の自動化、入金消込、督促代行、多様な決済手段への対応など幅広い機能が備わっています。自社の課題に合った機能を持つサービスを比較しながら選んでください。
