スキル管理システムにおけるセキュリティの重要性
スキル管理システムは、氏名や所属、職歴、評価結果など重要な情報を扱います。情報漏えいや不正利用が起きると、企業の信用低下や法的な対応が必要になるおそれがあります。まずは、どのようなリスクがあるのかを具体的に把握し、対策と運用の優先順位をつけることが出発点です。
人材データ漏えいの理解
スキル情報や評価情報は、個人情報に該当する場合があります。日本では個人情報保護法に基づき、安全管理措置の実施が求められます。万が一漏えいが発生した場合、状況によっては本人への通知や個人情報保護委員会への報告が必要になることもあります。
漏えいの原因は外部攻撃だけではありません。誤送信や設定ミスなどの人的ミスも起点になり得ます。利便性の高さだけで判断せず、取り扱う情報の重要度に合わせて設計と運用を組み立てることが重要です。
クラウド利用時の注意点
スキル管理システムはクラウド型で提供されることが多く、場所を問わず利用できる点が利点です。一方で、インターネット経由で利用するため、不正アクセスや設定不備の影響を受ける可能性があります。
サーバ管理を委託していても、利用企業側の管理責任がなくなるわけではありません。委託先の安全管理措置を確認し、契約書で責任分担を明確にしておくことが重要です。特に、データの保管場所や再委託の有無は事前に確認したい項目です。
内部不正への備え
内部不正は、外部攻撃に比べて発見が遅れやすい傾向があります。人事担当者や管理者が広い権限を持つ場合、情報の持ち出しや不適切な閲覧が起きる可能性があります。
対策の基本は、業務に必要な範囲へ権限を限定し、操作記録を残して点検できる状態を保つことです。退職や異動のたびに権限を更新する運用を整え、監査の視点で定期的に見直す体制づくりが求められます。
スキル管理システムの主な技術的セキュリティ対策
セキュリティ対策は、システム側で実装される技術的対策と、企業側で整備する組織的対策に分けて考えると整理しやすくなります。ここでは、製品の機能として比較しやすい技術的対策を紹介します。選定時は、設定の柔軟性や監査に使える情報が残るかも確認しましょう。
アクセス権限管理
アクセス権限管理は、利用者ごとに閲覧や編集の範囲を制限する仕組みです。部署単位や役職単位、担当業務単位で権限を細かく設定できるかが確認ポイントとなります。
権限は必要最小限にとどめる考え方が基本です。加えて、管理画面で権限の付与状況を一覧で把握できるか、権限変更の履歴が記録されるかも重要です。属人化を防ぐため、承認フローと連動した運用設計が望まれます。
データ暗号化
データ暗号化は、情報を第三者が読み取れない形に変換する技術です。確認すべきは、通信中の暗号化と、保存データの暗号化がそれぞれ実施されているかどうかです。
通信中の暗号化では、トランスポート層セキュリティ（TLS）と呼ばれる方式が一般的です。保存データも暗号化されていれば、万が一サーバ側が侵害された場合でも、情報が読み取られるリスクを下げられます。
多要素認証の導入
多要素認証とは、パスワードに加えて別の要素を組み合わせる認証方式です。認証アプリによる確認コードや、ワンタイムパスワードなどが代表例です。
パスワードの使い回しや漏えいを起点とする不正ログイン対策として有効です。管理者アカウントだけ多要素認証を必須にできるか、利用者の負荷を踏まえた設定ができるかを確認しましょう。
ログ監視体制
ログは、利用履歴や操作履歴の記録です。誰がいつどの情報にアクセスしたかを追えることは、不正の早期発見と事後対応の両面で重要です。
記録できる範囲は製品により異なります。閲覧や出力、権限変更、設定変更など、重要操作が残るかを確認しましょう。さらに、一定期間ログを保管できるか、監査用に出力できるかも運用の現場で効いてきます。
スキル管理システムの組織的な運用管理体制
システム機能が充実していても、運用ルールが曖昧だとリスクが残ります。運用の鍵は、誰が何を決めて、誰が点検し、例外をどう扱うかを明確にすることです。ここでは、実務担当者が導入時から整備したい組織的対策を整理します。
運用ルールの明文化
管理者の役割や権限付与の申請手順、データ項目の登録ルール、外部共有の可否などを文書化します。情報セキュリティ基本方針や関連規程に位置づけると、全社的な統制が取りやすくなります。
情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO/IEC 27001」でも、方針や手順の整備、アクセス制御の管理が重視されています。監査を見据える場合も、ルールの文章化は有効です。
参考：ISO/IEC 27001（情報セキュリティ）概要｜日本品質保証機構（JQA）
定期的な権限棚卸し
異動や兼務、退職などがあるたびに権限は変わります。権限の過剰付与が残ると、内部不正だけでなく、誤操作による情報露出のリスクも高まるでしょう。
半年から一年に一度など、棚卸しの周期を決め、全アカウントの権限を点検する運用が望まれます。棚卸しの結果を記録し、次回の点検で差分が追える形にしておくと監査対応もしやすくなります。
教育と意識向上
セキュリティ対策は、従業員が理解して初めて機能します。パスワードの管理や疑わしいメールへの注意、画面の覗き見対策など、基本行動の教育を継続的に実施します。
また、外部委託やクラウド利用が増えるほど、利用部門が契約条件や取り扱い範囲を理解していることが重要です。「SOC 2」の枠組みでも、統制環境や運用の考え方が重視されます。導入時だけでなく、定期的な周知と更新が有効です。
参考：SOC 2® - SOC for Service Organizations: Trust Services Criteria｜AICPA
バックアップ体制
障害や誤削除、ランサムウェア被害などに備え、バックアップは欠かせません。自動バックアップの頻度や保存期間、復元に要する時間を確認し、復元手順も文書化します。
事業継続計画と連動させると、復旧優先度が決めやすくなります。バックアップデータの暗号化や、復元権限の限定など、二次被害を防ぐ運用も併せて検討しましょう。
以下の記事ではスキル管理システムの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
スキル管理システム選定時に確認すべきセキュリティ項目
スキル管理システムを選ぶ際は、機能比較だけでなく、セキュリティ体制と運用のしやすさを必ず確認します。特に、外部認証の範囲やデータの所在、障害時の対応は、契約後に変更しにくい項目です。ここでは、実務担当者が確認しやすい観点で解説します。
外部認証の取得状況
ISO/IEC 27001やSOC 2などの外部認証は、一定の管理体制が整っている目安になります。ただし、認証の対象範囲は組織やサービス単位で異なり、取得時点も重要です。
認証の有無だけで判断せず、自社が利用する機能やデータ処理が認証範囲に含まれるかを確認しましょう。可能であれば、認証書の適用範囲や報告書の概要、更新状況を確認し、契約書やサービス仕様書と整合させることが大切です。
データ保管場所
データがどの国や地域に保管されるかは重要です。国外に保存される場合、越境移転の扱いが論点になり得ます。保管場所の明示があるか、変更時の通知があるかも確認しましょう。
個人情報保護法では、外国にある第三者へ提供する際の条件が定められています。利用規約やデータ処理契約の条項を確認し、社内の法務や情報セキュリティ担当と連携して判断することが現実的です。
障害時の対応体制
障害発生時の連絡手段や復旧までの目標時間、サポート窓口の対応時間を確認します。夜間や休日に利用する場合は、連絡受付の範囲も重要な比較ポイントです。
サービスレベル合意書が用意されている場合は、稼働率や補償条件の記載を確認しましょう。インシデント発生時の報告方法や監査・問い合わせへの協力体制も、運用を安定させるうえで見落としやすい項目です。
まとめ
スキル管理システムのセキュリティは、暗号化やアクセス制御などの技術的対策だけでなく、規程整備や教育、権限棚卸しといった組織的対策と一体で考えることが重要です。外部認証の範囲やデータ保管場所、障害時の対応体制を確認し、自社の運用に合う製品を比較検討しましょう。
ITトレンドでは複数製品の情報をまとめて確認できるため、気になるサービスは資料請求して詳細を比較してみてください。
