スキル管理システムとは
スキル管理システムは、従業員の「スキルデータ」を一元管理するための専用システムです。日々の業務や人材育成をスムーズに進めていくためには、従業員のスキルの可視化・管理が必須です。
一方で、従業員の知識やスキルといった情報は多岐にわたります。さらに、時間とともに変化するためこまめに更新しなくてはなりません。そこで、スキルデータの効率的な管理と効果的な活用を目的として、スキル管理システムを導入する企業が増加しています。
スキル管理システムでできること
スキル管理システムには、主に人事面での業務をサポートする機能が多く備わっています。人材評価や人材育成、人事異動に採用活動など、幅広い場面で活用できるでしょう。搭載されている機能の一例は以下のとおりです。
- ■従業員のスキルマップ作成
- ■プロフィール条件による検索
- ■資格取得や研修受講状況の進捗管理
- ■スキルデータを活用した人材育成計画の立案
- ■１on１ミーティングやコンピテンシー評価などの人事評価
- ■異動やローテーション、チーム編成などのスキルによる最適化
スキル管理システムの種類とは
スキル管理システムは、主に３つのタイプに分類されます。それぞれの特徴について詳しく解説します。
- ■タレントマネジメントシステム型（総合管理型）
- ■スキル管理特化型
- ■業界/業種特化型
タレントマネジメントシステム型（総合管理型）の特徴
タレントマネジメントシステム型は、総合管理型とも呼ばれています。人事データ全般を管理し、人材にまつわる情報の一部としてスキル管理機能を搭載しています。人事労務に関連する機能が豊富なため、人材育成や人事評価業務も効率的に進められます。より効率のよい人材管理方法を探している方におすすめのシステムです。
スキル管理特化型の特徴
幅広い情報に対応したタレントマネジメント型に対して、スキル管理に必要な機能のみを搭載しているのがスキル特化型の特徴です。比較的シンプルなシステムであり、低コストで導入しやすい点がメリットといえます。システム上には従業員のスキルデータを詳細に入力でき、成長過程の追跡も可能です。「個々のスキルを活かしたプロジェクトチームを作りたい」といった場面でも、便利に活用できるでしょう。
業界・業種特化型の特徴
業界・業種特化型は、業界特有のスキルや資格がある場合に対応可能なスキル管理システムです。製造業、IT業界、医療・介護業界など、他業界にはない特殊なスキルが必要な業種は決して少なくありません。汎用的なスキル管理システムで対応できない場合は、業界・業種特化型に注目してみてください。従業員のトレーニングや進捗管理をするものもあり、人材育成にも役立てられます。
スキル管理システムを導入するメリット
スキル管理システムを導入すべきか悩んでいるなら、導入して得られる３つのメリットに注目してみてください。
従業員のスキルを効率よく管理できる
スキル管理システムを導入すれば、従業員一人ひとりのスキルや知識に関する情報の一元管理が可能になります。これにより、スキル管理業務の負担も軽減されるでしょう。専用システムではなく、エクセルなどでスキル管理をしている場合、さまざまな問題が発生しがちです。
「部門ごとに形式が異なる」「更新やデータ管理に時間がかかる」といった課題に悩む担当者も少なくありません。スマートフォンからスキル情報を入力できるシステムを選べば、情報を提供する従業員側の負担も軽減されます。最新のスキル情報も、素早く反映されるでしょう。
人材配置の最適化が叶う
システム上でスキルデータを一括管理することにより、従業員一人ひとりの能力の可視化や検索が容易になります。例えば、「新たなチームを発足させるため、○○のスキルをもつ従業員に打診したい」という場面もあるでしょう。データ活用により、最適な人材を素早く見つけ出せます。また、異動やローテーションにも、個々のスキルや経験といったデータを活用可能です。企業が目指す姿を見据えて、より効率のよい人材配置につなげられるでしょう。
従業員を効率よく育成できる
スキル管理システムを導入すれば、従業員のスキルや経験をひと目で把握可能です。誰にどのようなトレーニングが必要なのかも、素早く正確に把握できます。データをもとに、状況にあわせた育成計画の立案も容易です。また、従業員全体のスキルが可視化されるため、会社全体でのスキルの総量もつかめます。
将来的にどのタイミングでどういったスキルが不足するのか分析し、人材採用や育成に活かせば、先々のリスクにも対応できるでしょう。
スキル管理システムの選び方
スキル管理システムの導入を検討する際に、特に注目したい選び方のポイントを３つ紹介します。
求める機能が搭載されているか
上述のとおり、スキル管理システムは主に３つのタイプに分類されます。それぞれでできることや得意な内容が異なるため、必要な機能が搭載されたシステムを選択しなければいけません。スキル管理システムを選定する際には、まず自社で導入する目的について明らかにしましょう。
- ●どの業務の負担を軽減したいのか
- ●どのような使い方を想定しているのか
できるだけ深く掘り下げていくと、必要な機能が見えてくはずです。
スキル管理システムにどのような機能が搭載されているのかは、資料請求して確認するのがおすすめです。インターネット上で収集するよりも、詳細な情報を得やすいでしょう。
コストは適正かどうか
スキル管理システムは、タイプによって費用が異なります。「無理なく導入できるか」というだけではなく、「無駄なコストが発生していないか」についても確認してください。
例えばタレントマネジメントシステム型は、人事労務に関連する業務を総合的にサポートします。活用範囲も広く、さまざまな用途で役立つでしょう。一方で、費用は高額になりがちです。そのため、それほど充実した機能を求めていない場合は、コストをかけて総合管理型を導入する必要はありません。用途が限定されている分コストも安いスキル管理特化型を選ぶ方が、メリットは大きくなります。機能とコストのバランスを見極めましょう。
直感的に操作できるかどうか
スキル管理システムは、すべての従業員が関わるものです。だからこそ、システム管理にまつわる一部の人材だけではなく、誰でも難なく使いこなせなければいけません。直感的に操作できるかどうか、以下のポイントにも注目しながら確認してみてください。
- ●画面が見やすく導線がわかりやすい
- ●スマートフォンからも利用できる
- ●登録されたデータの視認性や検索性に優れている
これらのポイントを確認して、使いやすいシステムを導入しましょう。
おすすめのスキル管理システムを紹介
ここからはITトレンド編集部がおすすめするスキル管理システムを紹介します。システム選びで悩んだときには、まず多くの企業で導入されている以下のシステムに注目してみてください。
fapi
- スキル管理項目は導入企業様が管理したい項目を設定できる
- アサイン状況をリアルタイムで管理し業務の無駄を省く
- 登録された情報を集計してグラフ化しプロジェクト動向等を可視化
スキルナビ
- スキル管理と育成に強い！
- 分析・比較・可視化に強い！
- 手厚いサポートとスキルマネジメントのコンサル支援まで！
タレントパレット
- 採用から配置、育成など人事に必要な機能をがオールインワン
- 使いやすいUIと豊富な分析機能で人事だけでなく経営や社員も活用
- 業務効率化から人事施策の高度化まで幅広く支援
SmartHR
- スキル情報をマップビューでカンタンに一覧化
- バラバラだったスキル情報を一元管理できる
- スキル情報を参照し配置や育成に活用できる
カオナビ
- 100種類以上のテンプレートでスキル管理をすぐに開始
- ワークフローで効率的にスキル・資格情報を収集
- 個人・組織ごとのダッシュボードでスキルを可視化
まとめ
人材獲得競争が激化しているなか、限られた人材をどう活用していくのかは、企業にとって重要な課題です。スキル管理システムを導入すれば、従業員のスキル管理はもちろん、トレーニングや人材配置の最適化にも役立てられるでしょう。
なお、導入効果を最大限に高めるためには、自社になったシステムを選択することが大切です。まずは気になるシステムの資料請求をし、比較検討してみてください。
