MAJOR FLOW ワークフローの導入事例【ゲオホールディングス株式会社 様】

MAJOR FLOW導入のきっかけは、2023年から2024年にかけての改正電子帳簿保存法、インボイス制度という2つの法対応でした。既存システムは、一部にパッケージを取り入れながらも、大半はスクラッチで構築されていましたが、約10年にわたって使われた結果、時代の変化にともなう新たな課題も顕在化していました。 稟議や経費精算システムの社内ユーザー数は数万人、申請件数は年間10万件（稟議、支払申請、経費精算など。※2024年度）を軽く超えるという大規模運用。また、グループ企業も多く、店舗は日本全国に展開するため、ビジネスの構造も複雑です。新たなシステム導入に際しては十分な検討を重ねました。 最終的に実現したシステムは、ワークフロー、経費精算/支払依頼を中心に、アドオン開発キット、証憑保管、クラウドサイン連携オプションまで、MAJOR FLOWで幅広い業務を網羅したものでした。

同社がそれまでスクラッチのシステムを志向してきたのには、理由があります。 「申請書に特殊な入力項目があったり、フローも一般的とはいえないものだったり、独自の要件が多いためです。1989年創業の当社のビジネスはビデオレンタルからスタートしましたが、当時としても競合が少なく、商用のパッケージがどれもフィットしませんでした。そのため、営業系システムを筆頭に、必要なものはスクラッチで構築してきました。自分たちのシステムは、自分たちの手で作るという社風があったのです」 しかし、開発にも運用にもコストがかかるのがスクラッチです。これから労働力不足の時代を迎えるにあたり、バックオフィスのシステムに大きな工数を割くのは現実的とはいえません。そこで同社はこのタイミングで、標準化の方向に舵を切りました。 「とはいえ、一般的なパッケージでは機能がシンプルすぎて、ビジネスの実態とシステムにどうしてもギャップが生まれてしまいます。当社独自の業務を新システムにどう実装するかが問題になりました。独自業務の中には、それがなければビジネスが回らないという性質のものもありますし、現場で強く必要とされているものもあります。そこで、業務プロセスごとに精査し、標準化できるもの、従来のまま残すべきものを仕分けしました」 MAJOR FLOWシリーズを選定した理由について、眞嶋氏は次のように説明しています。 「MAJOR FLOWは標準機能が豊富で、多くの要件にカスタマイズなしで応えてくれました。さらに、必要に応じて柔軟にカスタマイズすることもできました。いきなり一足でゴールを目指し、すべてをパッケージに合わせることは難しいですが、カスタマイズという選択肢があったおかげで、ステップアップしながらゴールを目指す体制が整ったのです」 豊富な標準機能を活かしつつ、独自業務については細かなカスタマイズで応えるMAJOR FLOWは、同社の課題にとっての最適解となりました。 「アドオン開発キットを駆使して、申請書などを自社仕様にカスタマイズしています。たとえば、1つの申請に複数のグループ会社を紐付けて数社をまたがる立替を行ったり、明細に基づいて支払依頼を各店舗で按分したり。一般的なパッケージではとても実現し得ない細やかなシステムになりました」 大規模なトランザクションに対応できることも重要な要件の1つでした。 「運用を開始してから今まで、ハレーションが起こるようなことは1度もありません。処理性能については重要視していましたが、導入以降、トラブルは皆無です」 また、多くのグループ会社を擁する複雑な組織において、マスタ連携が役に立っているとのことです。 「店舗は戦略的に出店や統合を繰り返しますから、人員の異動も年間を通して様々なタイミングで行われます。そのためマスタ管理が重要になるのですが、MAJOR FLOWと人事のマスタを連携させることで、スムーズな運用が実現しています」 法対応としては、証憑保管に加え、契約書管理のクラウドサイン連携も同時に導入しています。 「証憑保管に関しては、既存システムからリプレイスを行いました。MAJOR FLOW 証憑保管はほかのMAJOR FLOW製品との親和性も高く、自動連携機能もあり安心です。また、クラウドサイン連携により、社内の申請・承認と取引先との契約も一気通貫で行えるようになりました。ペーパーレス化も急速に進み、検索性も大幅に向上しています」

MAJOR FLOWによる作業時間短縮

今回の導入で顕著な効果が見られたのが、経理部門における会計システムの工数削減です。以前はすべて手作業で仕訳を行っており、平均作業時間は月間1500時間（2023年4月～9月）にも上っていました。MAJOR FLOWの導入後は自動化が進み、月間平均900時間（2024年4月～9月）にまで削減されています。 「経理部では、毎月の残業時間も大幅に減りました。目を見張る効果です。申請者がシステムに入力する数字は、そのまま仕訳に紐付けられて、自動的に変換されていますので、再入力の手間もなくなりました。以前のシステムよりも会計に対するアプローチがしっかりしており、効率化につながっていますね。ほかにも時短という観点ならば、モバイル対応による承認スピードの大幅アップがあります。こちらは承認する機会の多い管理職たちから高く評価されています」 最後に今後の展開についてお伺いしました。 「今回、期日までの法対応も含め、すべて問題なく乗り越えることができました。振り返ると、MAJOR FLOWでなければとうてい実現できなかったのではという思いもあります。今後は国内全グループ会社での利用も視野に入れ、活用範囲をさらに広げていきたく考えています」