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Googleカレンダーでの現場スケジュール管理に限界!サポスケで売上把握が即日に

東京圏で3,600棟の建物管理を手がける株式会社第一ビルメンテナンス様は、ハウスクリーニング事業の現場スケジュール管理を約10年間Googleカレンダーのメモ欄で行っており、リピーターでも毎回すべての情報を手入力する手間や、更新者が分からず予定が消えるトラブルに悩まされていました。また月締めから10〜15日後まで売上を把握できず、エクセルでの手作業集計も負担になっていました。サポスケ導入後は、カスタマイズ項目で顧客情報を蓄積できるようになり、リピーター対応の入力時間を5分から1分に短縮。売上把握は10〜15日後から基本即日になり、データに基づいた攻めの戦略を立てられるようになりました。

導入担当者

この事例のポイント

01

顧客情報を蓄積し、リピーター対応の入力を5分から1分に

リピーターの過去情報をサポスケから引用でき、入力時間を5分から1分に短縮。入力ミスも大幅に減少

02

売上把握が10〜15日後から即日に短縮

月3〜4時間かかっていた集計作業も1時間に短縮し、データに基づく経営判断が可能に

03

CSV分析の項目を2〜3項目から15項目に拡充

作業人数・時間やオプション受注をCSVで分析し、月40件ほどの提案数や季節ごとの売れ筋も可視化

導入企業プロフィール

社名株式会社第一ビルメンテナンス
業種その他
部署区分一般事務
従業員規模10名以上 50名未満
事業内容東京都新宿区を拠点に、東京圏3,600棟の管理実績を持つビルメンテナンス事業を展開。サポスケはハウスクリーニング事業を行う「ひとえいち」事業所で活用

導入前の課題

•現場スケジュール管理をGoogleカレンダーのメモ欄で行っており、リピーターでも毎回すべての情報を手入力する必要があった
•全員が編集できる仕組みのため更新者が分からず予定が消えるトラブルが発生し、月締めから10〜15日後まで売上も把握できなかった

導入を決めた理由

•Googleカレンダーでは顧客情報を蓄積・活用できず、リピーター対応のたびに手入力を繰り返す非効率や、データ分析ができない状態を解消したかったため
•サイボウズなど複数のツールを比較検討した結果、現場スケジュール管理のしやすさで最もサポスケが優れていたため

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

現場スケジュール管理を一元化し、リアルタイムで売上を把握できるように

✓1件あたりの入力時間が5分から2〜3分に短縮し、リピーター対応は5分から1分に(80%削減)。入力ミスやスケジュールの重複・消失も月1〜2件から半年に1件程度に減少
✓売上把握が10〜15日後→即日に短縮。月3〜4時間かかっていた集計作業も1時間に短縮された

活用している主な機能・工夫点

現場スケジュール管理を効率化するカスタマイズ項目とCSV出力

✓予定合計金額・オプション受注額・作業時間などのカスタマイズ項目で現場スケジュール管理と顧客情報を一元管理
✓CSV出力による売上・稼働分析。分析項目を2〜3項目から15項目に拡充し提案数などを可視化
✓作業予定と社内予定を色分け表示し、現場スケジュール管理の状態と更新履歴をひと目で確認

エクセル運用からの移行を無理なく定着させた工夫

✓エクセルで使っていた管理項目をそのままカスタマイズ項目に引き継ぎ、現場の混乱を防いだ
✓作業予定と社内予定を色分けし、対応完了時に色を消すルールで入力漏れを一目で確認できるようにした
✓運用が安定するまでの2〜3ヶ月は試行錯誤を重ね、現場の声を聞きながら項目を調整した

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