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紙での現場スケジュール管理から脱却!サポスケで現場情報の確認時間を90%削減

1983年に設立され、東京都江戸川区を拠点に関東近県から新潟まで消防用設備の保守・工事・制御盤設計製作を手がける有限会社菊池様は、現場スケジュール管理を紙で行っており、過去の現場担当者や詳細情報をファイルから探し出すのに手間がかかっていました。誤報対応時には外出先から住所や対応履歴を確認できず、事務所へ電話してからでないと急行できないことも。協力会社への連絡も電話やLINEのため共有漏れが起きていました。サポスケ導入後は、現場情報の確認時間を10分から1分に短縮。誤報対応の到着遅延は月2〜3件から0件になり、協力会社への共有漏れも月4〜5件から1〜2件に減りました。

導入担当者

この事例のポイント

01

現場情報の確認時間を10分から1分に短縮

前回の担当者や作業時間、注意点をその場で確認でき、過去履歴を探す手間や担当者への確認も不要に

02

誤報対応の到着遅延を月2〜3件から0件に

外出先からアプリで住所や過去の対応履歴をすぐ確認でき、事務所へ電話しなくても現場へ急行できるように

03

協力会社への共有漏れを月4〜5件から1〜2件に

協力会社もサポスケに登録し、電話やLINEでの連絡漏れや休日の急な連絡が減って、信頼関係も向上

導入企業プロフィール

社名有限会社菊池
業種その他
部署区分経営者・役員
従業員規模10名以上 50名未満
事業内容東京都江戸川区を拠点に、千葉・埼玉・神奈川を中心とした関東近県から新潟まで、消防用設備の保守・工事・制御盤設計製作を展開

導入前の課題

•現場スケジュール管理を紙で行っており、過去の同じ現場に誰が何人行ったかなどの詳細情報をファイルから探し出すのに手間がかかっていた
•誤報対応時に外出先から住所や対応履歴を確認できず事務所への電話が必要だったうえ、協力会社への連絡も電話やLINEのため共有漏れが発生していた

導入を決めた理由

•仕事量やスタッフの増加で紙での現場スケジュール管理が難しくなり記入ミスも発生し、Excelやスプレッドシートでもうまく運用できなかったため
•コロナ禍を機にデジタル化を進める中でInstagram広告からサポスケを知り、説明を受けて自社の業務にも活用できると感じたため

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

現場スケジュール管理と現場情報を一元化し、外出先からすぐに確認できるように

✓1件あたりの現場情報の確認時間が10分から1分に短縮。2〜3分かかっていた過去履歴の検索や、2〜3回発生していた担当者への直接確認も不要になった
✓誤報対応時の情報確認が数分〜1時間から1分程度になり、到着遅延は月2〜3件から0件に。協力会社への共有漏れも月4〜5件から1〜2件に、共有トラブルも月2〜3件から1〜2件に減少

活用している主な機能・工夫点

現場スケジュール管理と現場情報を一元化するスタッフアプリとファイル機能

✓スタッフアプリで住所・過去の対応履歴・注意点・前回の担当者・作業時間をその場で確認し、誤報対応にもすぐ出動
✓ファイル機能で訪問先の個人情報を電子管理し紙の紛失リスクを解消。大きな現場では地図を添付して集合場所を明確に共有
✓協力会社にもサポスケに登録してもらい、電話やLINEに頼らず現場スケジュール管理の情報を共有

「書いた方が早い」という社内の意識を変え、全員で使いこなすための工夫

✓経営側が「自分も慣れるから、みんなも一緒に慣れてほしい」という姿勢で、まず全員に使ってもらうことを徹底した
✓若いスタッフから操作方法や定型文の登録を学び、少しずつ社内に浸透させた
✓導入前に社用携帯やiPadの支給、写真整理のデジタル化を進めて土台を整え、導入から半年も経たないうちに自然と活用されるようになった

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