ホワイトボード管理から卒業！サポスケでダブルブッキングがほぼゼロに。年間約300時間を削減！

兵庫県尼崎市を拠点に、関西エリアでシロアリ防除・衛生害虫管理を手がける有限会社トーメー様は、以前は5mのロール式ホワイトボードと自作のマグネットで45日分の現場スケジュール管理を行い、最終的な予定を写真に撮ってカレンダーアプリへ転記する二重管理を続けていました。ホワイトボードの整理には毎日1〜2時間かかり、金曜夕方の変更が月曜まで外出先から見えないことでダブルブッキングも発生していました。サポスケ導入後は『日付なし』機能で半年ごとの点検予定を管理できるようになり、外出先からの確認・更新も可能に。スケジュール調整の事務負担を年間約300時間削減し、ダブルブッキングもほぼなくなりました。

この事例のポイント

01

ホワイトボード管理から外出先でも見える一元管理へ

金曜夕方の予定変更も外出先からすぐ確認・修正でき、ダブルブッキングがほぼなくなった

02

スケジュール調整の事務負担を年間約300時間削減

毎日1〜2時間かかっていたホワイトボード整理の負担が半分以下になり、転記作業もなくなった

03

『日付なし』機能で半年ごとの定期点検を管理

実施月は決まっていても日付が未定の点検予定を、月・地域・周期に応じて柔軟に組み替えられる

導入企業プロフィール

社名有限会社トーメー

業種その他

部署区分経営者・役員

従業員規模5名以上10名未満

事業内容兵庫県尼崎市を拠点に、関西エリアで一般家庭向けの管理型シロアリ防除（年間管理契約）と、飲食店向けの衛生害虫管理を展開

導入前の課題

•5mのホワイトボードと自作のマグネットで現場スケジュール管理を行い、整理に毎日1〜2時間かかっていたうえ、写真を撮ってカレンダーアプリへ転記する二重管理になっていた

•金曜夕方の変更が月曜まで外出先から見えず、現場スケジュール管理の情報にズレが生じてダブルブッキングが発生していた

導入を決めた理由

•現場スケジュール管理を外出先からでも確認・更新できるようにし、事務所と現場の情報のズレを解消したかったため

•実施月に例外があるなど一定の周期で設定できない定期点検を、『日付なし』機能で月・地域・周期に応じて柔軟に管理できたため

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

現場スケジュール管理を一元化し、ダブルブッキングと転記作業を削減

✓ホワイトボード整理に毎日1〜2時間かかっていた事務負担が半分以下になり、年間約300時間を削減。1案件あたりの登録時間も約30分から約10分に短縮した

✓金曜夕方の変更が月曜まで外から見えず現場スケジュール管理にズレが生じていたが、外出先から確認・編集できるようになり、ダブルブッキングがほぼなくなった

活用している主な機能・工夫点

現場スケジュール管理を効率化する『日付なし』機能と案件カードの情報集約

✓『日付なし』機能で、半年後に回る点検予定など日付未定の案件を管理し、月・地域・周期に応じて組み替え

✓案件カードに住所・前回担当者・過去の作業時間・注意点・お客様情報を集約し、住所をタップするとGoogleマップで経路を表示

✓絵文字・マーク・ステータスで、LINE連絡待ち・アポ取り完了などの連絡状況や、現場ごとの注意事項をひと目で表示

全員が同じルールで現場スケジュール管理を行うための入力ルールとサポスケテスト

✓カードの色や記号、作業内容、作業時間、エリア番号などの入力ルールを細かく決め、人による解釈のブレを防いだ

✓「アポ取得中」と「アポ確定」を分けるなど、現場からの要望をもとにステータスを追加し、運用ルールを改善し続けている

✓運用ルールを問題形式で確認する「サポスケテスト」を独自に作り、定期的な理解度チェックと新人教育に使っている

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その他経営者・役員10名以上 50名未満

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