ジョブ管理システムの3つの基本機能とは？人為的ミスの防止について解説！

基本機能1　ジョブの実行設定

ジョブ管理システムでは、ジョブの実行設定ができます。そもそもジョブとは、プログラムやバッチの処理を指しています。プログラムやバッチの処理のようなジョブを、システムが自動で実行してくれるようになります。

ジョブの実行（プログラムなどの処理）を機械が自動で行うため、担当者がジョブ実行のために行う業務が削減されます。

また、ジョブ管理システムは、ジョブを整理して、見える化します。それによって、ジョブの実行状態（実行／未実行）を一目でわかるようにします。ジョブを可視化することで、重複するジョブを削除したり、似たようなジョブを統一したりできます。

ジョブ管理システムは、ジョブの整理にあたり、ジョブフローを作ることもできます。ジョブが複雑になってくると、ジョブ同士の順番が重要になってきます。ジョブAを行わないとジョブBが行えない、あるいは、ジョブXとジョブYが終わらないとジョブZができない、などのことは、ジョブ実行においてよくあります。

このような順序が重要なジョブは、ジョブフローの機能の中で、順序どおりのフローに当てはめることができます。ジョブフローに当てはめることで、ジョブの実行を前から順番にできるようにします。OSに標準機能としてついているプロセス管理の機能でも、シンプルなジョブフローを作ることはできますが、ジョブフローの機能はより複雑なフローをより簡単につくれます。

基本機能2　ジョブのスケジュール設定

ジョブ管理システムは、ジョブ設定において重要である、ジョブのスケジューリング機能が実装されています。ジョブのスケジューリング機能は、ジョブを行う日時を定めると、自動的に指定された日時にジョブが実行されるという機能です。

例えば、夜間にジョブを実行するように定めておけば、昼間の業務中にできないようなジョブを夜間に行うことができます。特に、バックアップなどのシステムの再起動が必要なジョブを実行するためには、業務時間外に行う必要があります。これらのジョブを担当者が夜勤することなく、夜間に行うことができます。

それによって、日次処理などの毎日行うような業務を夜間に済ませることができます。例えば、業務終了後に、自動的に売上集計・販売予測・発注手続を行うことができるようになります。それによって、残業を少なくしたり、他の重要な業務に人手を回したりできるでしょう。

基本機能3　ジョブの監視／履歴保存

ジョブ管理システムは、ジョブの実行状態の監視をし、ログの実行結果／かかった時間の履歴を残すことができます。

ジョブの実行において異常があった場合、管理者にリアルタイムで自動音声による電話もしくはメールによる通知が行きます。また、異常だけではなく、ジョブの実行に想定以上の時間がかかる「ロングラン」が発生している時にも、通知が行きます。

異常やロングランが発生するとすぐに管理者に通知がいくので、異常やロングランに対する対応が早くなります。その分社員の業務効率化や、顧客サービスの向上につながるでしょう。

まとめ

ジョブ管理システムの基本機能を3つご紹介しました。ジョブ管理システムの基本機能によって、ジョブを適切にそして、自動的に処理することができるようになります。ジョブ管理でお困りのことがあれば、ジョブ管理システムの導入を検討するタイミングかもしれません。