メール誤送信対策ツールの機能

１. 誤送信防止機能

メール誤送信対策ツールには、送信者がメールを送信する前の確認を強化してくれる機能があります。それが誤送信防止機能です。メールの宛先や本文、添付ファイルなどを、画面上で目視で確認し、チェックすることができるものや、メールを一定時間送信保留にし、誤りが見つかれば送信を取りやめることのできるものなどがあります。

２. 上長承認機能・第三者確認機能

送信者だけでなく、上長などの第三者が確認してから送信できる機能です。上長が画面上で確認できるほか、外部へのメールは自動的にBCCに上長のメールアドレスが入るしくみが備わっていることもあります。

また、指定のキーワードが本文や件名、ファイル名、ファイルの中身に存在した場合に上長の承認を必要とする設定にすることができる場合もあります。

３. セキュリティ対策機能

メール誤送信対策ツールのセキュリティ対策機能として、最もポピュラーなのは、添付ファイルや本文のパスワード暗号化機能です。zipファイルなどに自動的に圧縮され、パスワードは別のメールで後送されるのが一般的です。

また、添付ファイルをWeb上にアップして、ファイルの受け渡しができる「リンク変換機能」は、うっかり添付ファイルを誤って送ってしまっても、WEB上のデータを削除することができるため、添付ファイルが漏えいするのを防ぐことができます。

また、宛先ミスを防止するため、ルール指定に応じて、TOとCCのアドレスを自動的にBCC化してくれる機能や、社外の複数の人への同報メールの宛先のアドレスを、1つのアドレス単位に自動的に分割して送付してくれる機能もあります。

これにより、個人情報や機密情報の漏えいリスクを低減することができます。

４. 管理機能

企業内で統一されたセキュリティポリシーに則り、一定のルールに基づいた設定を行うことで、メールのセキュリティを管理することができます。例えば、キーワードによって不審なメールをブロックしたり、情報を送信しても良い、安全な宛先のホワイトリストに対して、優先的に送信許可を設けたりするなどの設定も可能です。

また、メールの送信ログを見える化することによって、誤送信の対策ポリシーを見直すこともできます。

５. その他の機能

添付ファイル関連のセキュリティ機能として、添付ファイル内のキーワードが検索できたり、添付が可能なファイル種別を限定できたりします。

その他、スパムメールを検知して排除したり、大容量ファイル送信ができたりと、付随する機能が盛り込まれている製品もあります。

他のセキュリティシステムとの違いを把握しよう！

メール関連システムとの関わりを考える

メール誤送信対策ツールを導入する場合、すでに導入されているメール関連システムとの関係をよく把握する必要があります。以上に示したメール誤送信対策ツールが持つ機能や領域と、その他のメール関連システムの機能がどのように異なるのかを理解しておきましょう。

例えば、メールサーバにおける対策やアンチウイルスゲートウェイ、メールフィルタリングソフト、迷惑メール検知システム、IDS（侵入検知システム）やIPS（侵入防御システム）、ファイアウォール、ウイルス対策ソフトなどの有無や、導入していればその機能との重複や関係を把握する必要があります。

また、メール誤送信対策ツールの中には、クラウドメールや大容量ファイル転送システムとの連携できるものもあるため、既存のシステムとうまく連携させて作動させることも考えましょう。