メール・FAX・SMS

メール配信システムとは、メールマガジンなど大量のメールを一斉配信するシステムです。メール配信後の効果測定や携帯・スマートフォン・各種タブレット端末へのメール対応、配信コンテンツ管理などの機能が提供され、配信規模や内容によって高速配信が可能な製品を選択することも可能です。メルマガに多いHTMLメール配信用にテンプレートが用意されているものも多く、メールマーケティングを効果的・効率的に支援します。

電子メールに関するセキュリティ製品やサービスです。電子メールの普及とスパムメールなどの増加から重要性が増しています。

スパム（スパムメール）とは、無差別かつ大量に送りつけられる、不要もしくは有害な内容を含む、宣伝目的の迷惑メールのことです。スパム対策システムはこのようなメールを、内容に含まれる文言やIPアドレスを元にフィルタリングし、自動分別、削除を行います。多彩な設定ができる製品もあり、スパム判定されたメールを人の目で確認してから削除したり、特定の条件を満たすメールは強制的にスパム判定する（もしくはしない）ようにすることもできます。

メールアーカイブシステムは、送受信したメールを一つのファイルとしてまとめ、サーバやストレージに保管する製品やサービスです。今やビジネスにおいてメールなしでは、何もできないともいえます。取引先とのやり取りや添付ファイルが担当社員のパソコン内のデータ以外に保管されていなければ、思わぬアクシデントにより消失してしまうリスクがあります。また、アーカイブされたファイルは削除や改ざんができないため内部統制対策としても注目されています。

FAX配信システムとは、PC上で作成したメールやデータを、プリントアウトすることなく複数の送付先にFAXで配信できるシステムです。帳票を作成してそのまま自動配信できる機能もあります。業務を行う上で「取引先がFAXを使用しており、帳票をFAXで送る必要がある」などの理由でFAXを使用する機会がまだまだあり、FAX配信システムを導入することで、従来のFAX機器や複合機ではなくPCで作業ができるので、業務を効率化できます。

メール共有システムは、複数の担当者が顧客からの問い合せメールなどをインターネットブラウザ上の共通管理画面で、一元管理することでメール対応の抜け漏れ・二重対応などを防ぐクラウドサービスです。返信中、対応中などのステータス管理や対応テンプレートの登録、経過時間によるアラート、対応履歴の検索、自動振り分けなどの機能が用意されています。コールセンターやサービスデスクなどの対応業務の効率化や対応品質の向上を実現することができます。

メール誤送信対策システムとは、メールの送付先や添付ファイルの誤りなどといった、メール誤送信を防ぐシステムです。近年、メール誤送信によるトラブルの多発により、ソフトウェアやシステムにて誤送信対策を行っている企業が増加しています。誤送信を防ぐ仕組みとしては、送信者や第三者にてメール誤送信の防止を図る再確認画面式や管理者承認式、システムによりメール誤送信の防止を図る設定ルール判定式や一定時間送信保留式などがあります。

メールを送信する際にメール本文や添付ファイルを暗号化するシステムです。自動的にメールを暗号化する機能により、ユーザーに負担をかけずにメール盗聴や誤送信への対策が可能になります。最近のビジネスシーンでは、重要な資料や個人情報など、漏洩してはいけない情報をメールでやりとりする機会が増えています。予めメールを暗号化して送信することで、仮にネットワーク上でメールを盗み見られても、メール内容を判別できないようにできます。

自社内にメールサーバを設置・運用せずにサービス提供事業者が所有するクラウド上のメールサーバを利用するメールサービスのことで、Webメールとも呼ばれ、インターネットブラウザ上で利用します。管理コストの削減や運用負荷の軽減などのメリットがあります。メールの送受信だけではなく、アンチスパム、アンチウィルス、一斉送信、誤送信防止などの機能も付属しています。また、外出時にスマートフォンから社内メールに対応できるメリットもあります。

SMSはShort Message Serviceの略であり、SMS送信とは、メールアドレスではなく携帯電話やスマートフォンの電話番号宛てにショートメッセージを送信するサービスです。個別配信や一斉配信を行うことが出来ます。電話番号を利用するため、メールアドレスで着信メールをフィルタリングしているユーザーにも届けることができます。SMSによる個人認証機能を持っている製品もあり、なりすましや重複登録を防ぐことができます。