クラウドメールのユーザーメリット5
ユーザーメリット１．複数端末からのメール対応が可能
データがクラウドサーバで一元管理されるクラウドメールでは、ネット環境さえあれば、「いつでも」「どこでも」メールデータにアクセスすることが可能。出張先、自宅などでも、PC、スマートフォン、携帯電話などの端末を使って、メールの送受信や閲覧を行うことができるのです。
ユーザーメリット２．メールデータのバックアップが不要
メールデータがクラウドサーバに保存されるクラウドメールでは、もしPCが壊れても、他の端末でメールを扱うことができ、業務への影響を最小限に抑えられます。
通常、PCやスマホに直接保存したデータは、万が一機器が破損すると復旧はほぼ不可能。オンプレミスのメールシステムでは、データの破損・紛失に備えて、外部メディアにバックアップを取ることが大切ですが、クラウドメールならその手間も省けます。
ユーザーメリット３．メールボックスの容量を気にせず使える
PCはまだしも、保存容量の少ないスマートフォンやタブレット端末では、過去のメールデータが保存領域を圧迫していることもしばしば。とはいえ、取引先とのやりとりなどが含まれるメールデータは、できる限り保存しておきたいデータでもあります。
クラウドサーバにメールデータを保存するクラウドメールでは、大容量の保存領域を確保することができ、相当量のメールデータをサーバ上に保持することが可能となっています。
ユーザーメリット４．常に最新の機能を利用できる
クラウドメールでは常に最新の機能を利用できるのもメリットの一つ。自社サーバでの運用では、たとえ最新のシステムを導入しても、数年後にはその使用感に不満が出てしまうもの。バージョンアップを行わない限り、最新機能の恩恵を受けることは難しくなってしまいます。
しかし、頻回のバージョンアップは時間と手間だけでなく、コストの面でも難しい状況も。クラウドメールサービスでは、機能の追加や改修はベンダーにおまかせで、いつでも最新機能を使えるのです。
ユーザーメリット５．ソフトの更新作業がいらない
クラウドメールでは、アプリケーションソフトの更新といった作業が一切不要であることも魅力です。ともするとPCの動作を不安定にしてしまうこともあるこうした作業が省けることは、大切な業務時間をPCの状態管理に費やされることがなくなるということ。業務の効率化に大きな効果をもたらします。
クラウドメールの経営者メリット5
経営者メリット１．導入時の初期費用を低減できる
自社でサーバを用意する必要があるメールシステムでは、導入時にそれなりの費用が発生します。システム自体や導入スタッフの人件費、社員教育費など、費用は想定以上に膨らみがちです。ハードウェアやソフトウェアが不要なクラウドメールでは、月単位や日割りでの料金設定が一般的。使う分だけ支払う無駄のない料金設定で、導入時の初期費用を大きく軽減することができます。
経営者メリット２．運用コストを削減できる
自社にメールサーバを置く場合、保守管理に専門のIT知識を有するスタッフを確保する必要がありますが、クラウドメールでは不要。すべてをクラウドメールサービスのベンダーが請け負ってくれるのです。ハード老朽化やソフトの期限切れなどに伴うバージョンアップも、クラウドメールなら必要なし。システム運用管理の負担を大きく軽減してくれます。
経営者メリット３．導入スピードが早い
ハードウェアやソフトウェアの準備が必要なく、インターネットにつながる環境を準備して、申し込みさえすればすぐに使えるクラウドメールは、システム導入のスピードも向上させます。
経営者メリット４．必要な機能を選んで利用できる
誤送信防止機能、迷惑メールフィルター機能、アーカイブ機能など、近年メールシステムにはさまざまな機能が付随します。クラウドメールなら、提供される最新の機能から、自社のニーズに合わせてピックアップすることが可能です。
経営者メリット５．専門スタッフによるタイムリーなセキュリティ対策が可能
クラウドメールはセキュリティ対策にもメリットがあります。次々と新たに登場するスパムメールへの対策などは、クラウドメールベンダーに在籍する専門スタッフに任せることで、高度なセキュリティ環境を簡単に手にすることができます。
まとめ
ビジネスシーンに欠かせないものとなった電子メールシステムは、クラウドサービスの導入により飛躍的に効率化されます。ユーザー、経営者、両方の視点からの10のメリットを踏まえて導入を検討してみてはいかがでしょうか。
