クラウドメールとは？
クラウドメールとはWeb上でメールを送受信する仕組みのことです。メールサーバは社外に設置されており、インターネット環境を使ってWeb上でメールの送受信を行います。
外部の企業が提供しているメールサービスを使用するため「Webメール」「ブラウザメール」とも呼ばれます。有名なものは「Gmail」や「Yahoo！メール」などです。
近年ではスマートフォンで利用するキャリアメールもクラウド化されており、ブラウザでも確認できるようになっています。
クラウドメールのメリット
サービスの利用可否を判断するためにはメリットを正しく理解しましょう。ここからはクラウドメールのメリットを紹介していきます。
複数のデバイスで利用できる
通常のメールは社内ネットワークを通じてサーバに接続し、メール機能を利用します。そのため、社内ネットワークに接続している端末（主にPC）しか使うことができません。
しかし、クラウドメールはインターネット接続ができれば、PC以外にもスマホやタブレットでも利用可能です。メールを確認するために事務所に足を運ぶ必要もなく、いつでもどこでもメールを使えます。
場所を気にせず利用できる
クラウドメールの特徴は、インターネット環境があればどこでも利用できることです。たとえば、海外出張中にネット環境に接続し、ブラウザを立ち上げてメールを利用できます。
場所による制限がなく、誰でも簡単にメールを利用することが可能なため、自社のビジネスにおける効率を上げられます。
サーバなどの設備を用意する必要がない
クラウドメールはサーバなどの設備が必要ありません。通常のメールであれば、社内でメールシステムを用意するときはサーバを設置し、システムを構築しなければなりません。そのため、導入に時間と費用がかかります。
一方でクラウドメールはインターネットで社外の環境へ接続するため、自社にサーバを用意せずに利用できます。システム導入の課題である初期費用を抑え、スピーディーに導入することができるしょう。
クラウドメールのデメリット
クラウドメールには多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。サービスを利用するときは、社内でデメリットをカバーできる環境を整えなければなりません。
ここからはクラウドメールのデメリットを紹介していきます。
ユーザー数が多いと割高になる
ユーザー数に応じて月額費用が発生するのが、クラウドメールの特徴です。そのため、ユーザー数が多いと毎月の負担額も比例して増えてしまうデメリットがあります。
したがって、ユーザー数が多いときは社内にメールシステムを構築する方が良いかもしれません。
システム障害が発生したときに対応しにくい
クラウドメールは、自社ではなく他社が管理・運用するサービスです。そのため、運営している会社のサーバにトラブルがあれば、システム障害が発生して利用できなくなってしまいます。もしシステム障害が起こっても、自社では対応できません。
サービスを選ぶときは安定して稼働できる実績があるものを選ぶと良いでしょう。
クラウドメールの特徴を理解してビジネスを加速させよう
クラウドメールには場所や端末を選ばずに利用できるメリットがあります。メール確認が早くなるためビジネスの効率も上がるでしょう。しかし、トラブルが発生したときには自社で対応できないため注意が必要です。
メリットとデメリットをよく理解したうえでクラウドメールの導入を検討しましょう。
