クラウドメールの選び方 5つのポイント

クラウドメールの選定ポイント

ポイント1　基本性能は十分か？

クラウドメールに限らず、メールシステム選定の際に確認しておきたい性能はさまざま。費用が予算に合っているか？はもちろん重要ですが、それのみに注視して他の確認を怠ることも危険です。メールデータの保存容量や期間、連携できるメールソフト、添付ファイルの最大サイズなど、最低限の条件は確認しておきましょう。

導入後は無制限にユーザーを追加できるオンプレミスのメールシステムと異なり、クラウドメールでは利用可能なユーザー数に制限がある場合も。現在の従業員数に対応しているかはもちろん、将来的な展望も踏まえて確認しておく必要があります。メールフィルタリング機能やアンチスパム機能など、基本となる各機能についてもチェックしましょう。

ポイント2　ユーザーにとって使いやすいか？

基本性能をおさえたら、次に注視するべきなのはユーザーインターフェース。多くの場合Webブラウザでの操作となるクラウドメールですが、現状のメールソフトと大きく乖離しているインターフェースである場合は注意が必要です。従業員にとって、業務時間内に幾度となく操作するメールサービスの操作性は、業務効率を大きく左右するものなのです。

メールの表示方式（スレッド方式や個別方式）や表示メールの数、サムネイルの有無など、設定画面からある程度カスタマイズできるものもありますが、事前に確認しておくことは意外に重要です。

また、フィルタのルール設定や転送設定、フォルダ振り分け設定などを変更する管理画面の操作性も合わせて確認しておきましょう。IDごとにメールの作成や送信などの操作を制限したい場合などには、システム管理者向けのユーザー管理機能についてもチェックが必要です。

ポイント3　オプションや拡張性はニーズに応えているか？

基本性能と操作感がマッチするサービスを絞れたら、次はオプション機能や他のアプリケーションソフトとの連携をチェックします。企業におけるコンプライアンス意識の高まりから、もはや必須となりつつあるメールアーカイブ機能や、誤送信防止機能、メール監査機能など、オプションとして選択できる機能はバラエティに富んでいます。

さらに、クラウドメールの中には、マウスをのせるだけでアドレスからアドレス帳を表示したり、住所から地図を表示したりといったアプリケーション連携機能を持つものも。こうしたオプション機能、拡張性から自社に必要なものを選び取ることで、よりよいメール活用が実現するのです。

ポイント4　クラウド環境の安全性・信頼性は的確か？

自社の業務メールのすべてを託すことになるクラウドメールサービスには、可能な限り最高の安全性と信頼性を求めるべきです。セキュリティ対策が万全であることはもちろん、トラブル発生の頻度やその復旧速度などから算出されるサービスの稼働率と、その品質保証(SLA:Service Level Agreement)を確認しておくことはマストとなっています。

また、クラウドセンターの立地や設備、運用についても確認が必要です。国際的な競争にさらされるメーカーや、重要情報を多く扱う金融機関などでは、メールサーバが国内にあることも重要。海外サーバにあるデータは、当該国の国家権力で無理やりチェックすると言われたら、従う他ないからです。

現状ありえないことではありますが、変化する世界情勢の中で大切なデータを守るうえでは気をつけておきたいポイントです。

ポイント5　現在のシステムから移行しやすいか？

既存メールシステムからの移行方法についてもチェックしておきましょう。新規にクラウドメールサービスを利用するにあたり、過去のメールデータなどを移す作業は不可欠です。「この作業を行うためのツールは提供されているか？」「移行作業にどの程度の期間を要するか？」といったポイントも抑えておく必要があるのです。

どうしても発生してしまう移行期間には、新旧両方のシステムでもメールを送受信できるように並行的に運用する必要がある場合も。トラブルの生じがちなこうした作業について、どんなノウハウと経験を持っているベンダーか、確認しておいて損はありません。

「クラウドメール」とひと口に言っても、選択肢は数多く存在しています。5つの選定ポイントを踏まえて、自社ニーズに合うクラウドメールサービスを選びましょう。