スマートデバイス連携システムとは
スマートデバイス連携システムとは、スマートフォンやタブレットを社内の業務システムやクラウドサービスと連携させ、場所を問わず業務を行えるようにする仕組みです。スマートデバイスソリューションと呼ばれる場合もあります。
例えば、営業担当者が外出先から顧客情報を確認したり、倉庫や店舗の担当者が在庫数を入力したりできます。端末から登録した情報は社内システムへ反映されるため、帰社後にパソコンへ転記する手間も削減できます。
単に社内システムをスマートフォンやタブレットで閲覧できるようにするだけでなく、カメラやGPS、音声入力、タッチ操作など、スマートデバイス固有の機能を業務へ取り入れられる点が特徴です。
そもそもスマートデバイスとは？
スマートデバイスには、実は明確な定義がされていません。一般的には、パソコンのように多用途に使用できる多機能な機器のことです。コンパクトで携帯性に優れ、タッチ式の直感的な分かりやすい操作が可能で、インターネットに接続し、Webサイトの閲覧や通話、通信ができる機器です。
スマホやスマホより大きいけれどノートパソコンよりも小さなタブレット、およびこれらと同様な機能を有する機器を総称するときに「スマートデバイス」という言い方を使用します。
なお、ノートパソコンもどんどん軽量化、コンパクト化が進んでいますが、通常はスマートデバイスには含まれません。
スマートデバイス連携システムでできること
スマートデバイス連携システムを導入すると、社外や現場から業務データを閲覧・入力できるようになります。代表的な活用方法は、以下のとおりです。
- ■社外から業務システムへアクセスする
- スマートフォンやタブレットから、メールやスケジュール、顧客情報、在庫情報などを確認できます。外出中でも必要な情報を取得できるため、帰社後に確認や処理を行う手間を減らせます。営業担当者が訪問先で過去の商談履歴を確認したり、在庫状況を調べてその場で納期を回答したりすることも可能です。
- ■現場でデータを入力・更新する
- 店舗や工場、建設現場、保守点検先などで、作業結果や数量、点検内容をその場で入力できます。紙の帳票へ記入してからパソコンへ転記する作業を減らせるため、入力の手間や転記ミスの防止につながります。
- ■カメラやGPSなどの機能を業務に活用する
- 端末のカメラで設備や商品の状態を撮影し、報告書や管理システムへ登録できます。また、GPSを活用すれば、訪問先や配送ルート、作業場所などの位置情報を記録することも可能です。バーコードやQRコードの読み取り機能と組み合わせれば、入出庫管理や棚卸し、備品管理の効率化にもつながります。
- ■ペーパーレス化を進める
- マニュアルやカタログ、申請書、図面などをスマートデバイスで閲覧できるようにすれば、紙の印刷や配布を減らせます。資料の更新内容もリアルタイムで反映できるため、古い資料を誤って利用するリスクも抑えられます。
- ■承認や報告を迅速化する
- 経費申請や勤怠申請、稟議などをスマートデバイスから確認・承認できます。管理者が外出している場合でも処理を進められるため、承認待ちによる業務の停滞を防げます。
スマートデバイス連携システムを導入するメリット
スマートデバイスと業務システムを連携することで、業務の効率化だけでなく、情報共有の迅速化や顧客対応の品質向上も期待できます。
場所や時間を問わず業務を行える
社外からでも業務システムへアクセスできるため、移動中や訪問先、在宅勤務中など、さまざまな場所で業務を進められます。働く場所の制約を減らし、テレワークやモバイルワークにも対応しやすくなります。
入力や転記の手間を削減できる
現場で入力した情報をそのまま社内システムへ反映できるため、紙の帳票やExcelへ記録した内容を後から転記する必要がありません。二重入力を減らし、業務時間の短縮や入力ミスの防止につながります。
情報共有を迅速化できる
スマートデバイスから登録した情報をリアルタイムで共有できます。営業状況や在庫数、設備の異常などをすぐに社内へ伝えられるため、意思決定やトラブル対応のスピードを高められます。
顧客対応の品質を向上できる
訪問先で顧客情報や商品資料、在庫状況を確認できれば、問い合わせにその場で回答しやすくなります。画像や動画を使ったわかりやすい説明も可能になり、提案力や顧客満足度の向上が期待できます。
紙や印刷にかかる費用を削減できる
カタログやマニュアル、報告書などを電子化すれば、用紙代や印刷代、配送費を削減できます。資料の差し替えや再配布も不要になるため、管理負担の軽減にもつながります。
スマートデバイス連携システムの活用例
スマートデバイス連携システムは、営業や保守点検、製造、物流、医療など幅広い業務で活用できます。代表的な活用例を紹介します。
活用例１：営業活動の効率化
営業担当者がタブレットから顧客情報や商品資料、商談履歴を確認できるようにする例です。訪問先で最新情報を確認しながら提案できるほか、商談内容をその場で営業支援システムへ入力できます。
帰社後に日報や商談記録を作成する手間が減り、営業担当者が顧客対応へ集中しやすくなります。
活用例２：保守・点検作業の効率化
保守点検の担当者が、スマートデバイスで作業マニュアルや過去の修理履歴を確認する例です。点検結果や設備の写真を現場から送信できるため、報告書の作成時間を短縮できます。
対応が難しい場合には、現場の映像を本社の専門担当者と共有し、リアルタイムで助言を受けることも可能です。経験の浅い担当者でも、一定の品質で作業を進めやすくなります。
活用例３：紙資料の電子化
商品カタログや設計資料、仕様書などをタブレットで閲覧できるようにする例です。大量の紙資料を持ち運ぶ必要がなくなり、印刷や配送にかかる費用も削減できます。
キーワード検索や拡大表示、動画の再生など、紙では難しい機能も利用できます。顧客との打ち合わせ中に複数のデザインや素材を比較しやすくなり、意思決定の迅速化にもつながります。
活用例４：在庫管理や棚卸しの効率化
店舗や倉庫で商品のバーコードをスマートデバイスから読み取り、在庫管理システムへ登録する例です。数量を紙へ記録してから転記する必要がなくなり、棚卸し時間の短縮や入力ミスの防止が期待できます。
活用例５：申請・承認業務の迅速化
経費精算や勤怠、休暇、稟議などの申請・承認をスマートフォンから行う例です。管理者が出張中や移動中でも内容を確認できるため、承認待ちによる業務の遅延を減らせます。
スマートデバイス連携システムを導入し、競争力を向上させよう
このようにスマートデバイスの活用は年々広がってきています。そして、スマートデバイス自体も年々高性能化しています。今の時代は従業員もスマートデバイスを日常的に使い慣れているため、スマートデバイス連携システムの導入は業務変革に大いに役立つでしょう。
スマートデバイス連携システムには、スマートデバイスを使って、いつでもどこでも社内業務システムにアクセスできる特性を活かし、業務合理化、作業効率化、業務進行の高速化などが可能になるメリットがあります。
ぜひ自社のビジネスの生産性向上・効率化によって競争力を向上させるために、現在の業務システムとスマートデバイスの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
スマートデバイス連携システム導入を検討されている方は、下記の記事で選定のポイントをおさえましょう。
