印刷セキュリティツール導入前にみられる課題
データで配布するものの中には、閲覧はよくても印刷されたくないものや、パスワードで印刷者権限を管理したいものなどがあります。そういった際に役立つのが印刷セキュリティツールですが、導入していない企業では、さまざまな課題に直面しています。
- 誰がいつ、どんな印刷をしているかを把握できない
- 透かし文字を入れる作業に手間がかかる
- パスワード設定のわずらわしさ
- 印刷できないよう設定したのに解除されている
- スクリーンショットから印刷されてしまう
- ■課題１ 誰がいつ、どんな印刷をしているかを把握できない
- 個人情報や機密事項などの扱いが多い企業では、誰がいつ、何を印刷したかを管理する必要がありますが、追跡情報を毎回手作業で入れなければならないケースや印刷物への印字はあってもログを残せず、十分な対策がとれているとはいえないケースが多くあります。
- ■課題２ 透かし文字を入れる作業に手間がかかる
- 複製を避けるための透かし文字を手作業で入れる場合、手間がかかる上に、入れ忘れということも起こります。
- ■課題３ パスワード設定のわずらわしさ
- パスワードによって印刷権限を持たせるケースでは、その設定を入れるのが面倒な他、設定忘れといったイージーミスも起こり得ます。
- ■課題４ 印刷できないよう設定したのに解除されている
- 簡易的な設定しかしていない場合、ファイルをそのまま印刷することはできなくても、設定の解除や別ファイルとして扱うことで印刷できるようになるケースがあります。こうなると改ざんも容易で、非常に危険な状態といえます。
- ■課題５ スクリーンショットから印刷されてしまう
- 閲覧しかできない設定にしている場合でも、それをスクリーンショットにすることで印刷できてしまうケースがあります。
これらの課題は、適切な印刷セキュリティツールを導入することで解決できます。面倒な設定は不要で操作は簡便。必要に応じてミスやモレなく設定でき、安全性が高まるメリットもあります。では具体的に、上記の課題をどのように解決していくのかを見ていきましょう。
印刷セキュリティシステムの導入メリット
導入メリット１. 印刷ログを完全に残し、いつでも追跡できる
印刷物の指定場所に追跡情報を印刷することはもちろん、操作日時、使用端末、操作内容などのログを残すことで、何かのトラブルが発生した時に速やかに調査ができるようになります。また怪しい動きがある場合、それが大きなトラブルに発展しないよう監視することもでき、機密漏えいなどのリスクを回避することができます。
導入メリット2. 透かし文字を簡単に入れるようになり安全性が高まる
面倒な透かし文字を入れる場合、文書に設定を入れなくても、印刷ダイヤログ内のボタンひとつで適切に入るよう設定できます。
また、すべての印刷物に入れるケースや特殊な文字を設定することも可能な他、印刷実行前に設定内容を確認するようなアクションを入れることでもれもなくなり、より安全性が高まります。これまでコピーによる再配布リスクのために、会議などで配布することができなかった資料やデータも、安心して配布することができるようになります。
導入メリット3. 用途にあわせた権限付与やパスワード設定ができる
人によって、「閲覧のみ」「印刷も可能」「パスワードを使用して印刷可能」などといった権限分けを設定することができます。これまでセキュリティ面から、ファイルの配布を躊躇していた人にも安心して渡せるため、業務がスムーズに進むようになります。
導入メリット4. 専門ツールならではの高セキュリティで改ざんを防止
ソフトに当初から組み込まれている印刷不可設定は、スキルがあれば簡単に解除できてしまうものが多くあります。これを回避するには、印刷セキュリティツールの導入が最適で、これにより技術図面や企画書など機密性の高いファイルの管理をしやすくなり、高い安全性を確保できるようになります。
導入メリット5. スクリーンショットからの印刷も防止
スクリーンショットや画面キャプチャからの印刷を防止することで、閲覧しかできない状況を作ることができます。あわせてUSBの書き込みや再読み込みを禁止する設定ができるものも多く、リリース前の情報や企業独自の技術が外部にもれるリスクも低減できます。これにより関係各社との連携を保ちながら、安全かつ速やかに業務を進めることを実現します。
また、印刷セキュリティを導入する二次的作用として、何でも印刷して確認する習慣を可能な限りモニタ表示で確認する習慣に意識を変えることができ、ペーパーレス化や経費削減ができることがあります。
情報管理は企業にとって非常に重要な項目ですが、安全性を確保するために業務に支障が出てしまうのは本末転倒です。より高いセキュリティの中で安心して速やかに業務を行うためにも、印刷セキュリティの導入をお勧めします。
