クラウド版の販売管理でもシステム連携できるの？

なぜシステム連携が必要なの？

販売管理は「もの」と「金」の側面から捉えることができます。「もの」では、いつ、誰に、何を、いくつ納めたか。「金」では、いくらで販売し、いつ入金されたか。「もの」に関しては、受発注システムや在庫管理システム、生産管理システムなどと関連があります。「金」に関しては会計システムと関連があります。

これら他のシステムと連携することで、販売管理システムはさらに便利になります。まず、データの二重入力がなくなります。一連の関連業務を、スピーディーに業務をこなすことができます。次にデータが正確になります。入力が一度だけですから、データの信頼性が高まります。また、CSVでエクセルにデータをエクスポートすることでデータ分析も可能となります。システム連携は、多くのメリットを提供するのです。

クラウドサービスのシステム連携は敷居が高い？

メリットの多いシステム連携ですが、クラウドサービスはオンプレミスのように自社専用システムではありません。他のお客様との共同利用ですし、目の前にサーバがあるわけではありません。このため、オンプレミスと同じ感覚では扱えません。 ではどうすればいいのでしょうか。次から、クラウドサービスで利用できるシステム連携の方法を紹介します。

ERPの他のモジュールを利用する

販売管理システムはERPの一部として提供されている製品が多くあります。ERPでは他に在庫管理システム、会計システム、人事システムなど、企業に必要なモジュールがセットで用意されています。この場合のシステムは容易です。同じERPの他のモジュールを購入し、連携します。ERPはモジュールごとに買い足していけるのも魅力の1つです。

EDIを利用する

EDI（Electronic Data Interchange）は商品の受発注に特化したデータ交換システムです。システム連携を前提としており、販売管理システムとも容易に連携できます。業界ごとにサービスが提供されていることが多く、メーカー、問屋、小売店の間で受発注や請求書の転送などが可能となります。

EAIツールを利用する

既存のシステムと連携したい場合は、専用のシステム連携ツールEAIを利用します。EAIは企業内で個々に構築されたさまざまな業務システムを連携するために開発されたミドルウェアです。システム連携は専門のデータ形式変換の仕組みが必要ですが、EAIにはあらかじめ、連携用の部品が用意されており、システム連携を効率的に実現します。もちろん、クラウドサービスにも広く対応しています。

APIを利用してシステム構築

APIとはプログラム間でデータを交換するための手順や形式などを定めた規約のことです。このAPIが公開されているのであれば、APIにしたがってシステム連携用のプログラムを作成することができます。しかし、これは専門家の作業で、一般企業の担当者にできることではありません。利用しているサービス事業者に相談しましょう。

CSVを利用してデータを抽出する

CSVとは、フィールド（項目）を区切り文字であるカンマ「 , 」で区切ったテキストデータのことです。ほとんどのシステムやアプリケーションには「インポート」や「エクスポート」の機能が用意されています。これは、システム内に蓄積されているデータを抽出（エクスポート）あるいは入力（インポート）する機能です。この際によく利用されているのがCSV形式です。

CSV形式で欲しいデータを抽出し、必要なシステムにインポートします。しかし、これにはデータ成形のノウハウが必要になり、面倒です。カンマ「 , 」の位置を変更するなどの煩雑な作業も必要になります。このため、APIやEAIを利用する自動変換プログラムを作成することになります。

まとめ　～ システム連携で業務の効率化を！ ～

クラウドサービスにもさまざまなシステム連携の仕組みが用意されています。これらを利用して、システム連携に挑戦してみませんか。