販売管理はエクセルからクラウドへ

エクセルによる販売管理の限界

すでに、手書き伝票で販売管理を行っている企業はほとんどありません。たとえシステム化をしていなくてもパソコンに搭載されているエクセルで行っています。エクセルで見積書、納品書、請求書などを発行しているわけです。

しかし、エクセルのテンプレートを利用して伝票作成を効率化させても、時間はかかります。また、伝票を発行できても、その集計の際は再度入力が必要です。ミスが発生する危険性がありますし、何より面倒です。

データの共有も進捗管理も困難です。経理システムとの連携もできません。エクセルで管理作業を効率化するプログラミングを開発できますが、あまりに専門的です。属人化して他の人では手が出ません。修正も更新も困難です。

これら課題を解決するのが販売管理システムです。販売に関わる受注、在庫、出荷、納品、検収、請求、入金などの情報を一元的に管理できます。そして、ここでお勧めしているのがクラウドサービスです。

オンプレミスからクラウドへ

販売管理システムは、最も古くから使われている業務用のコンピュータシステムのひとつです。当初は大型の汎用コンピュータで大企業を中心に使われていましたが、1980年代からオフィスコンピュータが登場し、中堅レベルの企業にも導入されるようになりました。

1990年代からはパソコンが主流となり、パッケージソフトが使われるようになります。それまでは企業個々で独自のシステムが構築されていたものを、ある程度機能を標準化させ、パッケージ化した製品です。エクセルなど表計算ソフトも一般化し、これらを利用した伝票作成も見られるようになりました。

これら自社内にサーバなどのコンピュータを置いてシステム構築するのが「オンプレミス」です。このオンプレミスに対し2010年代、インターネットを介して共同利用する「クラウドサービス」が登場します。核となるプログラムをデータセンターに置き、利用企業が必要に応じて機能を取捨選択します。

すでに完成しているプログラムを利用するわけですから、導入期間を短縮できます。パッケージをサーバにインストールする必要がありません。また、共有ですから、オンプレミスよりも低価格です。プログラムを提供する事業者側で運用しますから、高い信頼性を提供し、常に最新の機能を利用できます。

エクセルからの移行ガイド

共同利用というと機能に制限があるように聞こえますが、現在では十分なカスタマイズが可能となっています。また、業種や業態によって多くのクラウドサービスが提供されています。このため、サービスの選択とカスタマイズの作業が必要です。

サービスの選択では、自社の課題を整理することで、希望する製品が限られてきます。販売業務の効率化なのか、進捗状況の見える化なのか、情報共有なのかをはっきりさせると、それだけ必要な機能をイメージ化しやすくなります。

製品が決まったら事業者と相談し、カスタマイズをします。これは必ずではなく、ノンカスタマイズでも利用できます。数日で利用可能となるサービスもあります。なお、試用できるサービスもありますので、現場で使ってみましょう。導入失敗の危険性を減らすことができます。

なお、導入してもすぐに使えるわけではありません。マスタ作成作業が必要です。お客様名と住所、製品名と価格などを登録します。この作業をアウトソーシングすることもできますし、使い込んでいるうちにマスタが自動作成できる製品もあります。

こうしてエクセルから卒業し、クラウドサービスの利用開始となります。クラウドサービスを利用しはじめたらエクセルとの二重利用はしないように心掛けましょう。

まとめ　～ エクセルでも十分なこともある！ ～

ここではエクセルからクラウドサービスへの移行を推奨しましたが、中にはエクセルで十分な企業もあります。売上点数が少ない、お客様が限られている、経理業務を外注しているなどの場合です。これも含め検討しましょう。

クラウドから提供される販売管理システムは実に多彩です。まずは資料を取り寄せてみましょう。