年末調整アウトソーシングとは？
年末調整アウトソーシングとはどのようなものなのか見ていきましょう。
年末調整の業務を外部委託すること
年末調整アウトソーシングとは、従業員に必要な年末調整の業務を外部に委託することです。 12月は年末調整業務以外にも仕事を抱えやすい時期です。そこで有効なのが年末調整アウトソーシングです。このサービスを利用すれば、年末調整業務に当てていた時間を削減し、他のことに有効活用できます。
申請書のチェックやデータ作成を代行してくれる
年末調整アウトソーシングは、申請書の内容に間違いがないか確認してもらえます。 さらに、取りまとめた申請書を元に源泉徴収票・給与支払報告書・法定調書合計表の作成を依頼することも可能です。また、書類の作成だけでなく、提出まで代行してもらえるケースもあります。
年末調整アウトソーシングのメリット
年末調整アウトソーシングにおけるメリットを４つ紹介します。
年末調整のコストを抑えられる
年末調整のように、全社単位での業務を自社で実施する場合、それを任せるための人員を確保しなければいけません。臨時の増員や従業員に残業してもらうことを検討する場合、多くの費用がかかります。 それと比較して年末調整アウトソーシングはコストを抑えられる可能性があります。従業員数によって料金が変動するサービスが多く、コストの最適化を図れるでしょう。
本業に集中して取り組むことができる
年末調整業務では申請書類を元に計算などの作業を進めます。適切に業務を遂行するには専門知識が必要です。また、記載漏れなどの理由から書類が差し戻しになると、担当者と従業員の双方に負担がかかり、他の業務に使うべき時間が圧迫されるでしょう。 年末調整アウトソーシングでは、専門知識と経験が豊富な企業が業務を代行します。そのため、資料の差し戻しや書類の抜け漏れを防げます。その結果、担当者や従業員への負担が軽減し、本業に集中して取り組めます。
法改正があった場合でも、正しく計算できる
年末調整アウトソーシングは、法律関連の情報に対し常にアンテナを張っている企業が実施します。そのため、正しい計算や、毎年改正される法律に対応した書類の作成を依頼できます。 法律関連の情報をチェックする時間がなかったり、計算に手間取ったりしている場合は、年末調整アウトソーシングを活用した方がよいでしょう。
高いセキュリティの確保が期待できる
従業員の個人情報を外部委託することに不安を持つ方もいらっしゃるでしょう。しかし、年末調整アウトソーシングを行う企業は脆弱性などへの充分なセキュリティ対策を実施しています。 中には、個人情報の取扱いを適切に行える「プライバシーマーク（Pマーク）」を持つ認定事業者もいます。個人情報や書類を自社で管理するよりも厳重なセキュリティを期待できるため、安心して業務を任せることが可能です。
年末調整アウトソーシングのデメリット
年末調整アウトソーシングにおけるデメリットを解説します。
委託する際のコストが必ずかかる
年末調整アウトソーシングにはコストがかかります。中には、初期費用が必要な場合もあります。 また、周辺業務を全て代行してもらうと、かえって費用が割高になることもあるでしょう。どの範囲が基本料金に含まれていて、どこからオプション扱いになるのか、料金体系で確認して外部委託するようにしましょう。
一部の業務は自社で行う必要がある
給与計算などの専門知識を要する業務は外部委託できます。しかし、申請書類の作成に必要な資料の回収や従業員の勤怠管理といった業務は、自社で実施しなければなりません。 また、いかに厳重なセキュリティ対策が行われている企業への委託でも、情報をすべて渡すべきなのかは熟考した方がよいでしょう。 上記の理由から、すべての業務を代行してもらうことは難しいと考えられます。
年末調整アウトソーシングを導入して、業務の負荷軽減を！
年末調整アウトソーシングとは、年末調整の申請書確認やデータ作成を委託できるサービスです。以下のメリットがあります。
- コスト削減
- 時間の有効活用
- 法律に則った計算
- 優れたセキュリティ
一方、かえって費用が高くなるリスクがあったり、一部は業務を負担しなければいけなかったりするデメリットもあります。依頼する業務の範囲や料金体系を確認したうえで年末調整アウトソーシングを導入し、業務負荷を軽減しましょう。
