1on1の運用でつまずきやすい場面
1on1は、上司と部下が1対1で定期的に話す時間です。取り入れる会社が増える一方で、続かなくなる例もあります。まずは、どこでつまずきやすいのかを整理しましょう。
話す内容が決まらない
時間だけを確保しても、何を話せばよいかがわからないと、業務の進み具合の確認だけで終わります。それでは通常の報告と変わらず、部下にとって時間を使う意味を感じにくくなります。上司の側も、毎回の話題を考える負担を感じます。
面談の目的が共有されていないことも原因の一つです。評価のための場なのか、困りごとを聞く場なのかがあいまいだと、部下は本音を話しにくくなります。何のための時間かを、はじめに伝えておく必要があります。
前回の内容が引き継がれない
話した内容を記録していないと、次の面談では前回の話を思い出せません。部下が相談したことがそのままになっていると、話しても変わらないという受け止めにつながります。同じ話を繰り返すことにもなります。
上司が異動したときも、それまでの経緯が引き継がれません。新しい上司は一から関係をつくり直すことになります。個人の手帳に書かれた記録では、共有も引き継ぎもできません。人事部門が支援したいと思っても、状況を知る手がかりがない状態です。
実施されているかを把握できない
全社で取り入れても、実際に行われているかは見えにくいものです。忙しさを理由に後回しにされ、いつのまにか行われなくなることがあります。人事部門としても、状況がわからないと支援のしようがありません。
実施の有無だけでなく、部署による差も把握したい点です。特定の部署だけ行われていない場合、その理由を確かめる必要があります。数字がないまま「やってください」と伝えても、状況は変わりにくいままです。
1on1ツールを使うメリット
この仕組みの効果は、記録が残ることだけではありません。面談の準備や、人事部門の支援にも関わります。3つの角度から整理します。
話す内容を事前に整理できる
面談の前に、話したいことを部下が入力できる形があります。上司は事前に目を通せるため、当日いきなり話題を探す必要がありません。部下にとっても、その場で言葉にしにくい内容を書いて伝えられます。
話題の例が用意されている製品もあります。仕事の状況、困っていること、今後やってみたいことなど、切り口が示されていると準備しやすくなります。ただし、決まった項目を埋めるだけの作業にならないよう、使い方は柔軟に考えましょう。
前回からの流れを踏まえて話せる
過去の記録を見ながら面談できるため、前回の相談がその後どうなったかを確かめられます。約束したことを忘れずに済み、部下にとっても話を聞いてもらえている実感につながります。継続した対話になる点が、記録の大きな意味です。
上司が異動する際にも、引き継ぎの材料として使えます。ただし、どこまでを次の上司に見せるかは慎重に決める必要があります。部下が安心して話せる環境を保つため、共有の範囲は事前に本人にも伝えておきましょう。
実施の状況を人事部門が把握できる
いつ誰が面談を行ったかが記録されるため、実施の状況を数値で確認できます。部署ごとの差もわかるため、行われていない部署に事情を聞くといった働きかけができます。実施の予定を自動で作れる製品もあります。
ただし、回数だけを追いかけると、形だけ実施する状態を招きます。部下への簡単な調査を組み合わせ、役に立っているかを確かめる方法もあります。数だけで評価しない運用にすることが重要です。実施できていない部署には、業務量や人数の事情がある場合もあります。
導入前に確かめたい注意点
道具を入れれば面談がうまくいくわけではありません。次の点を押さえたうえで検討しましょう。
費用と対象範囲を確かめる
料金は、利用する人数で決まる形が多くあります。管理職だけを対象にするか、全社員を対象にするかで総額が変わります。人事評価や目標管理の機能とあわせて提供される製品では、必要のない機能まで含まれることもあります。
無料で使える範囲がある製品もありますが、記録を残せる期間や人数に制限がある場合があります。まず試してから広げる進め方も考えられます。設定を手伝ってもらう費用が別かどうかも確認しましょう。
記録されることへの抵抗が生まれる場合がある
話した内容が記録に残ると知ると、部下が率直に話しにくくなることがあります。誰がその記録を見られるのかがわからないと、不安はさらに大きくなります。閲覧できる範囲を明確にし、本人に伝えておきましょう。
評価に使わないと決めた場合は、その方針もあわせて伝えます。記録に残さず口頭だけで話す部分があってもよい、という運用にする方法もあります。仕組みの使い方は、現場の受け止めを聞きながら調整することが重要です。
上司側の進め方を支える工夫が必要になる
面談の進め方は、上司によって差が出ます。道具があっても、聞き方や関わり方の考え方が共有されていないと、質はそろいません。研修や手引きの用意とあわせて考える必要があります。
製品によっては、進め方の助言や参考になる資料が用意されています。ただし、それだけで十分とは限りません。上司どうしが困りごとを共有する場を設けるなど、社内での支え方も検討しましょう。うまく進めている人の工夫を持ち寄る機会があると、全体の底上げにつながります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で1on1ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
製品を選ぶときの確認項目
必要な機能は、面談の目的と会社の規模によって変わります。使いやすさと、他の仕組みとのつながりという2つの点から確認しましょう。
現場が続けやすい形かを確かめる
入力する項目が多すぎると、準備そのものが負担になります。実際に使う上司と部下に試してもらい、続けられそうかを確かめましょう。スマートフォンから入力できるか、普段使っているチャットから開けるかも確認します。
日程の調整を支える機能があるかも確かめたい点です。予定表と連携して空いている時間を提案できれば、日程を決めるやり取りが減ります。実施の予定を自動で繰り返し作れるかも、続けるうえで役立ちます。予定が入っていれば、忙しさで後回しになりにくくなります。
目標管理や評価の仕組みとの関係を確かめる
目標の内容を面談の画面から確認できると、話の材料になります。一方で、評価の仕組みと近すぎると、部下が話しにくくなる面もあります。どこまでつなげるかは、面談の目的に照らして判断しましょう。
今使っている人事のシステムから、社員情報や組織の構成を取り込めるかも確認します。異動があったときに上司と部下の対応関係が自動で更新されるかは、運用の手間に関わります。取り込みが止まったときに管理者へ知らせが届くかも聞いておきましょう。
面談の記録と振り返りを支える1on1ツール
実施状況の把握や記録の蓄積を目的として、比較の候補になるシステムを紹介します。
HRBrain
- 1on1の実施内容を見える化。評価納得度の向上も実現
- シンプルなデザインですべての従業員が使いやすい
- 導入時の設定から導入後まで運用まで徹底したサポート体制を提供
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価やタレントマネジメントとあわせて1on1の記録を扱えるシステムです。面談の議題を事前に登録し、実施後の内容を記録として残せる構成になっています。過去の面談内容を振り返りながら次回の面談を進められるため、継続的な運用を支えます。
カオナビ
- 1on1のテンプレートを利用して面談内容を記録
- 面談での対話を評価・育成の判断材料としても活用可能
- マネージャーごとの面談実施状況も可視化
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、人材情報の管理とあわせて1on1の実施状況を記録できるシステムです。面談の頻度や実施の有無を一覧で確認できるため、管理職ごとの実施状況を把握する材料になります。評価や育成の情報と結び付けて活用できる点も特徴です。
HRMOSタレントマネジメント
- 1on1運用実態をレポートで一覧化
- メンバーの目標を確認しながら1on1の実施が可能
- 他ツールとの自動連携で工数削減
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、人材データの管理機能の中で1on1の記録を扱えるシステムです。面談の内容を蓄積し、過去の記録を参照しながら対話を進める運用に対応しています。人事評価や配置の検討に使う情報と一体で管理できる構成になっています。
revii （株式会社ZENKIGEN）
- 1500万件の面接動画とAI分析を活用。
- ITと採用学で人の可能性を拡大
- 神戸大大学院と共同研究を推進
Pulse （ウォンテッドリー株式会社）
- 週次アンケートで心身の変化を早期発見。
- Slack連携と1on1で、称賛・対話を通じた価値観浸透を支援。
- 管理画面で状態可視化し自走できる組織づくりを支援
1on1ツールに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 表計算ソフトやチャットでの記録では足りませんか？
- 人数が少なければ対応できる場合があります。ただし、閲覧できる人の設定や、実施状況の集計は手作業になります。全社で行う場合や、記録の扱いを明確にしたい場合は、専用の仕組みを検討する価値があります。
- Q2： 1on1はどのくらいの頻度で行うものですか？
- 2週間に1回や月に1回など、会社によって異なります。頻度を上げるほど時間の確保が必要になるため、続けられる間隔から始める方法があります。1回あたりの時間も含めて、無理のない設計にしましょう。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 社員情報の登録と、上司と部下の対応関係の設定にかかる時間で変わります。まず一部の部署で試してから広げる進め方もあります。上司向けの説明の時間も予定に入れておきましょう。
- Q4： 効果はどう確かめればよいですか？
- 実施の回数だけでは、役に立っているかまではわかりません。部下への簡単な調査で、話しやすさや相談のしやすさが変わったかを聞く方法があります。数値の変化には複数の要因が関わるため、慎重に判断しましょう。
まとめ
1on1ツールには、話す内容を事前に整理できること、前回からの流れを踏まえて話せること、実施の状況を人事部門が把握できることというメリットがあります。一方で、費用や記録への抵抗、上司側の進め方を支える工夫という点も押さえておく必要があります。まずは面談の目的を社内で共有し、続けられる形を決めましょう。資料請求を活用して比べてみてください。
