規模を問わず確認したい法的位置づけと機密保持
企業規模にかかわらず、AI契約書レビューサービスには、法的な位置づけと契約書データの扱いという共通の確認点があります。ここでは、弁護士法との関係、人による最終確認、機密保持と学習利用の確認の3点を整理します。
弁護士法72条との関係と法務省の考え方
弁護士法第72条は、弁護士でない者が報酬を得る目的で、法律事件に関する鑑定などの法律事務を扱うことを制限する規定です。法務省は2023年8月に、AIを用いた契約書の作成、審査、管理を支援するサービスとの関係について、考え方を公表しました。
この文書では、報酬目的、法律事件、法律事務の各要件のいずれかに該当しなければ、同条に違反しないと考えられるとしています。審査では、個別の事案に応じた法的リスクの有無や程度を表示する機能が、法律事務に該当し得る例として挙げられています。
AIの判断を最終判断としない運用
AI契約書レビューサービスの指摘は、人が契約書を確認するための補助として使うのが基本です。指摘に漏れや誤りが生じる場合もあるため、AIの出力をそのまま最終判断にしない運用が求められます。判断するのは、あくまで利用する企業の担当者です。
小規模な企業では、確認する担当者を決め、判断の理由を記録しておくとよいでしょう。大企業では、最終確認の権限を持つ人や、弁護士に相談する契約書の基準を、社内規程で定めておくと運用が安定します。
契約書データの機密保持と学習利用の確認
契約書には取引条件や相手先の情報が含まれるため、アップロードしたデータの扱いを確認する必要があります。保存場所や保存期間、削除の方法、担当者以外が閲覧できない権限設定が、基本の確認項目です。
あわせて、入力した契約書がAIの学習に利用されるかどうかも、提供会社に確認しましょう。学習への利用を止める設定の有無や、取引先との秘密保持契約に照らして外部サービスに入力してよいかも、法務部門で整理しておくと安心です。回答は文書で残すと確認しやすくなります。
企業規模で変わるAI契約書レビューサービスの懸念点
企業規模によって、重視したい懸念点は変わります。契約書の件数や体制、既存システムの有無によって、確認する項目も違ってきます。表は規模別の目安であり、実際の懸念点は契約書の種類や体制によっても変わる点に注意が必要です。規模別の違いを、下の表で見てみましょう。
| 規模の目安 | 主な懸念点 | 確認すること |
|---|---|---|
| 小規模企業 | 契約書の件数に対する費用 | 件数に応じたプランの有無 |
| 中堅企業 | 既存システムとの連携 | 手作業が残る範囲 |
| 大企業 | 処理量とレビュー基準の統一 | 集中時の処理と権限設定 |
小規模企業が注意したい費用対効果
契約書の件数が少ない小規模企業では、利用料に対してレビューの回数が少なく、費用対効果が見合わない場合があります。機能の多いプランを選んでも、使う機能が一部にとどまれば、費用に見合った活用ができません。
導入前に、月ごとのレビュー件数と、現在の確認にかかっている時間を整理しましょう。件数に応じて選べる料金体系か、必要な機能だけを使えるかを比べると、無理のない選択につながります。試用期間の有無も、あわせて確認しておきましょう。
中堅企業で懸念される既存システムとの連携
中堅企業では、基幹システムや契約管理の仕組みがすでにあり、AI契約書レビューサービスとのデータの受け渡しが論点です。連携できる範囲が限られると、情報の転記といった手作業が残る場合があります。
連携の方法には、ファイルの取り込みやAPIなどがあり、製品によって対応が異なります。自社のシステムとどの項目を受け渡したいかを先に整理し、手作業が残る箇所を事前に把握しておきましょう。連携の範囲は、製品の資料や問い合わせで確かめます。
大企業で懸念される処理量とレビュー基準の統一
大企業では、レビューする契約書の件数が増え、部門や拠点ごとに担当者も分かれる場合があります。処理する量が増えると、レビューの待ち時間や、担当者による判断のばらつきが課題になることがあります。このため、件数が増えたときの処理の仕組みを、導入前に確かめておくことが大切です。
複数の部門で使うときは、審査の基準を共通にできるか、部門ごとに権限を分けられるかを確認しましょう。基準が分かれていると、同じ契約書でも指摘の内容が変わる場合があります。詳しい確認点は、後の章であらためて整理します。
小規模から中堅の企業が費用と連携で迷う点
件数が少ない企業や、既存システムを持つ企業では、費用と連携の見積もりが導入の判断を左右します。ここでは、費用対効果の見積もり方、機能の見きわめ、手作業の洗い出しを整理します。導入後の見直しにも役立つ内容です。
利用件数から費用対効果を見積もる方法
費用対効果は、月に確認する契約書の件数と、1件あたりの確認時間から見積もれます。契約書の種類別に件数を数え、AIで短縮できる作業と人が行う作業を分けて考えましょう。件数が少ない場合は、1件あたりの利用料に換算して考える方法もあります。
短縮できる時間が利用料に見合うかは、企業ごとに異なります。試用期間やプランの変更が可能かを確認しておくと、件数が想定を下回った場合でも見直しやすくなります。見積もりは、まず控えめな件数で試算すると判断しやすいでしょう。
必要な機能と高機能なプランの見きわめ
高機能なプランには、条文の比較や修正案の提示、審査基準の登録などが含まれる場合があります。ただし、自社が使わない機能が多いと、費用に見合う活用がしにくくなります。使わない機能の費用を払い続けないよう、必要な範囲を確認することが大切です。
機能を選ぶときは、自社が扱う契約書の種類と、審査の手順を書き出し、必要な機能に印をつけましょう。後から機能を追加できるプランかどうかも、比較の材料になります。試用の段階で、使う機能を実際に操作しておくと、使い勝手も判断しやすくなります。
基幹システムとの連携で残る手作業の洗い出し
プランによっては、連携の方法が限られる場合があります。基幹システムと連携できないと、契約情報の転記やファイルの受け渡しといった手作業が残ります。原因は、製品側の仕様だけでなく、自社システム側の設定にもよります。
導入前に、現在の契約業務の流れを書き出し、どの工程が自動化され、どの工程が残るのかを整理しましょう。ベンダーにも同じ流れを伝えると、連携の可否を具体的に確認できます。連携の範囲は、見積もりの前に文書で確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でAI契約書レビューサービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
大企業で重くなる期末の処理集中と統制
大企業では、契約の締結が特定の時期に集中したり、複数の部門で同じサービスを使ったりします。処理量の増加と、統制の取り方が主な懸念点です。ここでは、期末の処理、基準の統一、権限と履歴の管理の3点から整理します。
契約締結が集中する時期の処理
期末など契約の締結が集中する時期には、レビューの依頼が一時的に増え、処理が追いつかない場合があります。原因は、サービス側の処理能力だけでなく、確認する人の数や承認の流れにも左右されます。特に期末は、承認の待ち時間が延びる場合もあります。
事前に、同時に処理できる件数や、混み合う時間帯の扱いをベンダーに確認しましょう。集中する時期の前に優先順位を決めておくなど、社内の運用面の準備も有効です。処理が遅れた際の連絡先も決めておくと、現場が混乱しにくくなります。
部門や拠点ごとのレビュー基準の統一
複数の部門や拠点で使う場合、審査の基準がそれぞれ異なると、同じ条項でも指摘の内容が変わる場合があります。基準を共通のものとして登録し、更新の担当者を決めておくことが大切です。基準が更新された際の周知も、あわせて決めておきたい点です。
部門ごとに例外の基準が必要なら、共通部分と個別部分を分けて管理できるかを確認しましょう。基準を変更した日付と内容が履歴に残ると、後から経緯を確かめやすくなります。共通基準の更新は、担当者の承認を経て反映する流れにすると安定します。
権限設定と履歴の管理
契約書には機密性の高い内容が含まれるため、権限を設けないと必要のない人まで閲覧できる状態になる場合があります。閲覧できる人を部門や役職で分ける権限設定が欠かせません。誰がいつ契約書を開き、どの指摘を承認したかの履歴も、確認項目です。
履歴を残せる期間や、ほかの担当者へ引き継ぐ際の操作も確認しておきましょう。担当者が変わっても、レビューの経緯をたどれる状態にしておくと、運用が属人化しにくくなります。退職や異動に伴う権限の変更手順も確認項目です。
導入前に確かめる項目と進め方
ここまでの懸念点は、導入前の確認である程度整理できます。試用、質問項目、導入後の見直しの流れで進めると、判断の抜けを減らせます。下の一覧で流れを確認したうえで、各手順で確かめる内容を具体的に見ていきましょう。
- ■試用
- 自社の契約書で、指摘の内容とファイルの読み取りを確かめる
- ■質問
- データの扱い、連携、集中時の処理を同じ質問で各社に確認する
- ■見直し
- 導入後に件数や手作業の残り方を振り返る
自社の契約書での試用と確認
試用できる場合は、実際に使っている契約書で、指摘の内容や読み取りの結果を確かめましょう。WordやPDFなどのファイル形式が正しく読み取られるかも、あわせて見ておきたい点です。読み取りに失敗した場合の表示も、試用で確かめておきましょう。
機密情報を含む契約書を試用で使えるかは、社内規程やベンダーの規約によって異なります。情報システム部門や法務部門に確認し、必要な場合は秘密情報を除いたサンプルで試しましょう。試用の結果は、社内で共有できるよう記録しておきます。
ベンダーへの質問項目の整理
質問は、データの保存と削除、学習への利用、連携の方法、集中時の処理、サポートの範囲に分けて整理します。同じ質問を各社に出すと、回答を横並びで比べられます。特に、データの扱いと連携の範囲は、導入後の運用に直結する項目です。
回答は口頭で終わらせず、書面やメールで残しましょう。規約や仕様が更新される場合もあるため、確認した日付を記録しておくと、後の見直しに役立ちます。追加の質問が出たときに備え、問い合わせ窓口も確認しておきましょう。
導入後に運用を見直す機会
導入後は、レビューの件数や、指摘の修正にかかった時間を定期的に振り返ります。想定より件数が少ない場合や、手作業が残っている場合は、プランや運用の見直しを検討しましょう。あらかじめ時期を決めておくと、見直しを忘れにくくなります。
担当者が変わったときや契約書の種類が増えたときも、見直しの機会です。見直しの結果を社内で共有し、手順書に反映しておくと、規模の変化にも対応しやすくなります。新しい機能が追加された際の確認も、見直しの一部に含めましょう。
規模や体制を考えるうえで確認したい製品
ここでは、端末数に応じた費用や導入支援、対象とする規模といった観点で、企業規模を考える際に確認したい製品を紹介します。自社の契約書の件数と体制にあうかを確認する際の参考にしてください。
BoostDraft
- Microsoft Word上で動作が完結、法的文書作成の無駄を自動化
- 端末数に応じた月額費用で、費用対効果高く法務業務を効率化
- インターネット基本不要なため、機密文書データの外部送信なし
株式会社BoostDraftが提供する「BoostDraft」は、法的文書の形式面で発生する作業を自動化するソフトウェアです。Microsoft Wordのプラグインとして動作するため、従来の業務フローを大きく変えずに使い始められるとされています。必要な端末数に応じた月額費用の仕組みで、利用する人数にあわせて検討できます。インターネットを基本的に必要としない設計とされており、提供形態や対応する作業の範囲も、あらかじめ確認しておきたい特徴です。
マネーフォワード クラウドAI契約書レビュー
- 弁護士監修AIが契約書のリスクを判定し、変更条文例や解説を表示
- 取引先毎の注意点などを参照できる、自社基準でのリスクチェック
- Web上だけでなく、Word画面上でもAI契約書レビューが可能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウドAI契約書レビュー」は、法律のプロが監修したAIが契約書の審査をサポートするクラウドサービスです。提供対象は全ての規模とされ、契約書をアップロードすると審査結果が表示されます。取引先ごとの注意点など自社の基準を反映したチェックにも対応するとされ、担当者ごとの確認のばらつきを抑えたい場合の材料です。Word上で使う場合はオプションの契約が必要とされているため、利用方法と費用の範囲は個別に確認しましょう。
GMOサイン契約レビューパック
- 契約ステータスの可視化や情報の一元管理化で業務効率化を実現
- 充実した機能で、契約オペレーション全体を最適化
- 導入支援サービスを標準提供しているので安心
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「GMOサイン契約レビューパック」は、契約書の作成、レビュー、承認、契約締結、締結後の文書管理までを一元管理するサービスです。契約書の進捗状況を可視化できるとされ、担当者が複数いる場合でも、状況を共有しやすい点が特徴として紹介されています。導入支援サービスが標準で提供されているため、専任の担当者が少ない企業が体制を検討する際の確認材料の一つです。保管や管理まで含めて検討したい場合も、対応範囲を個別に確認しましょう。
LFチェッカー （株式会社LegalOn Technologies）
- 契約書アップロードで弁護士監修AIが重要論点を表示。
- 月額9,900円で、小規模企業でも導入しやすいコスト設計
- 主要契約書に対応し、OCRでリスクの見落としを防止。
LawFlow （LawFlow株式会社）
- 弁護士監修AIが契約条項の抜け落ちを瞬時に検出。
- 多様な契約書に対応し、法務知見を蓄積。
- ひな形設定・変更点ハイライトでレビュー効率化。
AI契約書レビューサービスに関するよくある質問
AI契約書レビューサービスの企業規模の懸念点についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：契約書の件数が少ない企業でも導入する意味はありますか？
- A：件数が少ない場合は、利用料に対して活用の機会が限られ、費用対効果が見合わない場合があります。月ごとの件数と確認にかかる時間を整理し、試用や件数に応じたプランの有無を確認しましょう。
- ■Q2：従業員数が増えたら、プランの変更は必要ですか？
- A：利用者や契約書の件数が増えると、権限の管理や処理量の面で、現在のプランでは足りなくなる場合があります。プランの変更や追加の可否を、導入前にベンダーへ確認しておくと安心です。
- ■Q3：大企業と中小企業で、確認する機密保持の項目は違いますか？
- A：データの保存場所や削除方法、学習への利用の有無など、基本の項目は規模を問わず共通です。大企業では、部門ごとの権限設定や履歴の管理も、あわせて確認しましょう。
- ■Q4：企業規模が小さくても、弁護士への相談は必要ですか？
- A：AIの指摘は最終判断ではなく、人が確認するための補助として使います。判断が難しい契約書や重要な契約は、規模を問わず、弁護士などの専門家に相談する基準を決めておきましょう。
まとめ
AI契約書レビューサービスの懸念点は、小規模企業の費用対効果、中堅企業の既存システムとの連携、大企業の処理量と統制のように、企業規模で重みが変わります。一方で、弁護士法との関係、人による最終確認、契約書データの機密保持と学習利用の確認は、規模を問わず必要です。自社の規模と契約書の件数を整理したうえで、複数の製品を資料請求して比較してみてください。
