e文書ソリューションの課題解決で押さえる制度の基本
e文書ソリューションとは、請求書や契約書などの帳票を、法令の要件にそって電子データで保存、管理するための仕組みです。まずは、関係する制度と、自社の課題の整理から始めましょう。
| 電子帳簿保存法の区分 | 対象のイメージ |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を、データのまま保存 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書や領収書を、スキャンしたデータで保存 |
| 電子取引データ保存 | メールなどで電子的にやり取りした請求書や領収書を、データで保存 |
e-文書法と電子帳簿保存法の位置づけ
e-文書法は、法令で書面の保存が求められている書類を、電子データで保存できるようにするための法律です。正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」です。
国税関係の帳簿や書類は、主に電子帳簿保存法で保存方法が定められています。書類の種類によって根拠となる法令が異なるため、どの書類をどの法令にそって保存するかを整理しておきましょう。税理士や経理部門と、書類ごとの対象法令を確認しておくと安心です。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つの区分があります。自社の書類がどの区分にあたるかによって、満たすべき要件が変わります。1つの会社が、複数の区分にまたがる場合もあります。
このうち電子取引データ保存は、2024年1月以降、電子的に受け取った請求書や領収書などを、原則として電子データのまま保存する必要があります。取引先からメールで請求書を受け取っている場合は、特に確認が必要です。
自社の課題の洗い出し
制度の内容を踏まえたうえで、自社の課題を書き出しましょう。法令に沿わない保存方法になっている、紙の原本の管理に限界を感じる、保存業務が特定の人に偏っているといった課題が考えられます。
課題が複数ある場合は、優先順位をつけておくと、必要な機能を絞り込みやすくなります。経理部門だけでなく、書類を受け取る営業や総務の現場にも状況を確認しましょう。現場の声をもとにすると、実際の状況にあった課題を把握できます。
法令要件への不安を減らすe文書ソリューションの選び方
法令の要件を満たせないことへの不安は、機能の確認と、公的な情報の確認を組み合わせることで減らせます。製品を選ぶ際に見ておきたい機能を整理します。
データの真実性を保つ機能
電子データを保存する際は、改ざんされていないことを示す仕組みが求められます。方法には、タイムスタンプを付与する方法や、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う方法などがあります。どの方法を使うかによって、システムに必要な機能が変わります。
製品がどの方法に対応しているかを確認しましょう。社内で事務処理の規程を定めて対応する方法もあるため、自社の運用に無理のない方法を選ぶことが大切です。規程の作成には社内の合意が必要なため、導入前から準備を進めておきましょう。
検索と表示ができる機能
保存したデータは、税務調査などの際に、必要な書類をすぐに確認できる状態にしておく必要があります。取引年月日や取引金額、取引先などの条件で検索できるかは、確認すべき項目です。
書類をモニターやプリンターで速やかに表示、出力できる環境も必要です。検索に関する要件は、保存の区分や事業者の状況によって異なる場合があるため、詳細は国税庁の資料や税理士に確認しましょう。製品の検索画面が、必要な条件を満たしているかは、デモで確かめるのが確実です。
法改正への対応と最新情報の確認
電子保存に関する制度は、改正されて要件が変わる場合があります。製品が法改正に対応した機能の更新を続けているか、提供会社に確認しましょう。更新の費用が別途かかるかも、あわせて確認が必要です。
「法令に対応している」という説明だけで判断せず、どの要件に、どの機能で対応しているのかを聞くことが重要です。最終的な要件の確認は、国税庁が公表している資料や、税理士などの専門家に相談して進めましょう。
紙の請求書や領収書をペーパーレス化する進め方
紙で保管している請求書や領収書のペーパーレス化は、スキャナ保存を活用する方法と、受け取りの段階から電子化する方法に分けられます。それぞれの進め方を紹介します。
紙の書類をスキャンして保存する流れ
紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合は、読み取った画像の品質や、保存までの手順が重要です。スキャンした日付や担当者の記録が残るかも、確認しておきたい項目です。読み取りの精度が低いと、再スキャンの手間が増える可能性があります。
運用を始める前に、書類を受け取ってからスキャンするまでの期限や、スキャンする担当者を社内で決めておきましょう。詳しい要件は、書類の種類や保存区分によって異なるため、国税庁の案内を確認してください。スマートフォンで撮影して取り込む方法を使えるかも確認しましょう。
受け取りの段階からの電子化
取引先に電子での請求書の発行を依頼すれば、紙を受け取ってスキャンする手間を減らせます。請求書の受け取りを電子に切り替えられる取引先から、順に進める方法があります。取引先の対応状況はさまざまなため、無理のない範囲で進めましょう。
電子で受け取った請求書は、電子取引データとして保存が必要です。ファイル名や保存先のルールを決めて、メールの添付ファイルが個人のパソコンだけに残る状態を避けましょう。クラウド上の共有フォルダに集約する方法もあります。
電子化後の紙原本の扱い
スキャンしたあとの紙の原本を、すぐに廃棄できるかは、書類の種類や適用される要件によって異なる場合があります。社内の規程や保存期間の定めもあわせて確認が必要です。誤ってスキャンできていない書類を廃棄しないよう、確認の手順も必要です。
判断に迷う場合は、税理士や顧問の専門家に確認しましょう。確認した内容は社内の規程にまとめ、担当者が変わっても同じ運用が続けられるようにしておくと安心です。
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工数削減と属人化の課題解決につなげる運用
帳票の受け取りから保存、検索までの作業は、特定の担当者に偏りやすい業務です。e文書ソリューションを使って、工数の削減と属人化の解消を目指す際の考え方を整理します。
受け取りから検索までの流れの見直し
まず、現在の業務の流れを書き出しましょう。書類を受け取る、ファイルに名前を付ける、保存先に入れる、必要なときに探すといった作業のうち、時間がかかっている部分を特定します。
文字認識（OCR）による項目の自動入力や、検索の条件の自動設定ができる製品もあります。ただし、読み取り結果の確認は人が行う必要がある場合もあるため、確認作業を含めた工数で比較しましょう。見直しの結果を数値にしておくと、導入後の効果を確かめる材料になります。
担当者への依存を減らすルールの整備
帳票の電子保存が特定の担当者だけで行われていると、不在時に業務が止まる可能性があります。作業手順や判断基準を文書にして、複数の人が対応できる状態を目指しましょう。担当者が休んでも回る体制は、業務の継続性の面でも重要です。
操作の履歴が残るか、承認の流れを設定できるかも、属人化の防止に役立つ点です。担当者が変わった場合の引き継ぎ手順も、あわせて決めておくと運用が安定します。ルールは、実際の運用にあわせて更新を続けましょう。
監査や調査に備えた保存状態の確認
電子保存したデータは、税務調査や社内監査の際に、速やかに提示できる状態が望まれます。定期的に、必要な書類を検索して確認できるかを試してみましょう。確認が遅れると、必要な書類がそろっていない場合もあるため注意が必要です。
保存期間が過ぎた書類の扱いや、バックアップの方法も運用の一部です。誰がいつ確認するのかを年間の業務に組み込み、形だけの運用にならないようにしておきましょう。点検の結果は記録に残しておくと、見直しの根拠になります。
内製か外部委託か｜電子保存業務の判断基準
帳票の電子保存業務を自社で行うか、外部に委託するかは、文書の量や体制、コスト、セキュリティの方針によって判断が変わります。判断の際の基準を整理します。
自社で運用する場合の確認点
自社で運用する場合は、制度の変更を把握し、要件にそった運用を続ける体制が必要です。担当者の教育や、運用ルールの更新も自社で行うことになります。システムの障害やデータの保管についても、自社で対応を決めておく必要があります。
書類の量が多くない場合や、制度に詳しい人が社内にいる場合は、内製が向く可能性があります。製品の選定時には、運用担当者が使いこなせる画面かどうかも確認しましょう。運用が難しいと感じた場合に、委託へ切り替えられる余地も残しておきましょう。
外部に委託する場合の確認点
書類のスキャンや入力、保存の業務を外部の事業者に委託する選択肢もあります。担当者の負担を減らせる一方で、委託費用や、書類の受け渡しにかかる時間が発生します。委託先との契約では、責任の範囲を文書で確認しておくと安心です。
委託先の情報管理の体制や、法令の要件への対応状況も確認が必要です。委託した場合でも、保存の責任は自社にある点を忘れずに、委託範囲を明確にしましょう。書類の返却や廃棄の方法も、事前に確認しておきたい項目です。
判断を進めるための比較の進め方
判断するには、月ごとの書類の量、担当者の作業時間、必要な費用を数値で整理します。内製と外部委託、あるいは一部を委託する形のそれぞれで、費用と手間を比べましょう。社内の合意を得るため、比較の結果は表にまとめておきましょう。
一度決めた方法でも、事業の変化にあわせて見直せるようにしておくと安心です。複数の製品や事業者に資料請求し、同じ条件で見積もりを比べることが、判断の材料になります。
取引先との帳票を電子化する製品の例
e文書ソリューションの一つとして、取引先に送る帳票の電子配布に対応した製品を紹介します。電子保存の要件への対応範囲は製品ごとに異なるため、個別に確認しましょう。
EdiGate/POST
- 購買業務に関わる手間・コストを大幅削減！！
- Web画面で納期の回答・照会、データの二次活用も可能！
- 操作がシンプルで簡単に電子化をスタートできる！
DAIKO XTECH株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、発注書や納品書、請求書などを取引先に電子データで配布するクラウドサービスです。仕入先はWeb画面で納期を回答でき、発注企業は回答を照会できます。現在使っている帳票フォーマットをそのまま使える点や、印刷、郵送、FAXにかかる費用の削減を目的とする点が特徴です。大きな容量の図面なども仕入先と送受信でき、暗号化とパスワードで情報を保護するとされています。電子保存の要件への対応範囲は、個別に確認しましょう。
e文書ソリューションに関するよくある質問
e文書ソリューションの課題解決についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：法令に対応した製品を選べば、要件はすべて満たせますか？
- A：製品の機能だけで要件を満たせるとは限りません。どの要件にどの機能で対応しているかを確認し、最終的には国税庁の資料や専門家に確認しましょう。
- ■Q2：紙の請求書をスキャンしたあと、原本はすぐ廃棄できますか？
- A：書類の種類や適用される要件によって異なる場合があります。社内の規程も含めて、税理士などの専門家に確認してから判断しましょう。スキャン漏れがないかを確認する手順も、あわせて決めておくと安心です。
- ■Q3：電子保存業務の属人化は、どう解消すればよいですか？
- A：手順や判断基準を文書にして共有しておくと、担当者が不在でも対応しやすくなります。操作履歴が残るか、承認の流れを設定できるかも確認点です。担当者が変わった場合の引き継ぎ手順も決めておきましょう。
- ■Q4：内製と外部委託は、どちらが向いていますか？
- A：書類の量、社内の体制、費用、情報管理の方針によって異なります。それぞれの費用と手間を同じ条件で比べて判断しましょう。委託する場合も、保存の責任は自社にある点に注意が必要です。
まとめ
e文書ソリューションで課題を解決するには、電子帳簿保存法やe-文書法といった制度の基本を押さえ、自社の課題を整理することが出発点です。法令要件の確認には、真実性と検索への対応を見て、最終的には国税庁の資料や専門家に確認しましょう。工数削減や属人化の解消、内製か外部委託かの判断も、同じ条件で製品を比べて進めることが大切です。まずは資料請求から始めてみてください。
